Wat u krijgt
U geeft toegang tot een bestand of map zonder het als bijlage te versturen. Het document blijft op zijn plaats, in uw instantie. U weet wie er toegang toe heeft, u kunt de rechten op elk moment beperken of de toegang afsluiten, en de persoon ziet altijd de laatste versie.
Intern delen
Kies in het deelpaneel van een bestand of map een collega of een groep van uw organisatie. U bepaalt zijn rechten: lezen, wijzigen, verder delen. Het item verschijnt in zijn ruimte.
Kies voor een hele afdeling liever een teammap die openstaat voor een groep dan een reeks individuele shares. Het instellen van groepen wordt uitgelegd in Instellen wie welke documenten ziet.
Een link naar buiten sturen
Een deellink geeft toegang tot een bestand of map aan iemand die geen account in uw instantie heeft. Het adres bevat een willekeurige identificatiecode die niet te raden is. Voor elke link stelt u in:
- de rechten: alleen lezen, of uploaden en wijzigen. Voor een map kunt u met een modus ‘alleen uploaden’ ook bestanden ontvangen zonder te tonen wat de map al bevat;
- een wachtwoord, door te geven via een ander kanaal dan de link, bijvoorbeeld telefonisch;
- een einddatum, waarna de link automatisch niet meer werkt;
- een notitie voor de ontvanger, indien nodig.
U kunt meerdere links op dezelfde map aanmaken, met verschillende rechten, en elke link afzonderlijk intrekken. Stuur vanuit Klytic Mail liever deze link dan een zware bijlage: de ontvanger raadpleegt de actuele versie.
Per ongeluk delen vermijden
De meeste lekken komen van een link op de verkeerde map, of van een link die zonder tijdslimiet openstaat. Een beheerder van uw instantie kan regels voor iedereen vastleggen:
- een wachtwoord eisen op alle externe links;
- een standaard einddatum instellen, en een maximale duur die de gebruiker niet kan overschrijden;
- het verder delen van een ontvangen item al dan niet toestaan;
- interne shares beperken tot de leden van de groepen van de persoon;
- leden van bepaalde groepen verhinderen shares aan te maken, terwijl ze er wel kunnen ontvangen.
Aan de kant van de gebruiker volstaan twee reflexen. De nuttige submap delen, nooit gemakshalve de bovenliggende map. En in het deelpaneel nagaan wie al toegang heeft, ook via een bovenliggende map, vóór u een gevoelig document plaatst.
Samenwerken met een partner
Het juiste middel hangt af van de duur en de richting van de uitwisseling.
| Situatie | Handeling |
|---|
| Eenmalige verzending van een document | Link met alleen leesrecht, wachtwoord, korte einddatum |
| Stukken van een klant ontvangen | Link met alleen uploaden op een aparte map |
| Regelmatige uitwisseling in beide richtingen | Map voor de partner, link met wijzigrecht, wachtwoord, einddatum die bij elke vervaldag wordt herzien |
| Duurzame samenwerking | Account aangemaakt door de beheerder in uw instantie, in een groep die alleen de gemeenschappelijke map ziet |
De partnermap staat buiten uw gevoelige mappenstructuur. Zo kan een te ruime link niets anders blootstellen. Bespreek met Klytic, voor het aanmaken van accounts voor externe personen, het effect op de dimensionering van uw formule.
Voor vergaderingen nemen externe genodigden deel aan de videovergadering van Klytic Docs via een eenvoudige link, zonder account. Die toegang tot de vergadering opent uw mappen niet voor hen: een document dat tijdens het gesprek wordt getoond, deelt u apart, via een link.
Videovergaderen wordt geleverd voor een beperkt aantal gebruikers. Ondersteuning van een groot aantal gebruikers in videovergadering maakt het voorwerp uit van een specifieke offerte.
Gevoelige documenten en downloads
Een document dat op een scherm wordt getoond, kan altijd worden gekopieerd of gefotografeerd. De controle berust dus op meerdere gecombineerde hefbomen:
- leesrecht geven zonder wijzigrecht;
- op een link de downloadknop verbergen. Dat maakt het ophalen van het bestand moeilijker, niet onmogelijk;
- een korte einddatum instellen en de link intrekken zodra hij niet meer nodig is;
- de activiteit van de map volgen in het logboek;
- een gevoelige map niet synchroniseren op een externe of gedeelde computer;
- voor wat nooit naar buiten mag: geen enkele link aanmaken en de betrokken groep uitsluiten van het aanmaken van shares.
De uitwisseling met uw instantie is versleuteld. Afhankelijk van de versleutelingsmodus van de map kunnen de aangeboden deelopties echter verschillen: controleer ze vóór u een map versleutelt die bestemd is voor externe personen.
Voorbeeld: een map ‘Klanten’ en een map ‘Loonadministratie’
Een dienstverlenend bedrijf opent twee teammappen.
- Klanten: elke klant heeft zijn submap. De projectleiders maken er links aan die met een wachtwoord zijn beveiligd en hoogstens dertig dagen geldig zijn, wat de beheerder oplegt.
- Loonadministratie: alleen opengesteld voor de groep Loonadministratie, met wijzigrecht, zonder recht om verder te delen. De groep is uitgesloten van het aanmaken van shares. Loonstroken vertrekken nooit via een link.
Grenzen
- Een link intrekken sluit de toegang af, maar wist geen kopie die de ontvanger al heeft gedownload.
- Een link die aan een derde wordt doorgegeven, blijft bruikbaar voor die derde als hij geen wachtwoord heeft. Daarom is het zinvol het verplicht te maken.
- De keuze om Klytic Docs met andere tools van de onderneming te koppelen, komt aan bod in de gids Documentbeheer (DMS) koppelen aan ERP, CRM en e-mail.
