De vraag die u eerst moet beslechten
Stel vóór de mappen en groepen deze vraag: mag één en dezelfde persoon de documenten van alle vennootschappen beheren?
De beheerder van een instantie maakt de accounts, groepen en teammappen aan. Technisch kan hij zich dus toegang geven tot elke map. In een gemeenschappelijke instantie berust de scheiding tussen vennootschappen op de instellingen die hij maakt, niet op een barrière die hij niet zou kunnen overschrijden.
- Is het antwoord ja (holding en dochterbedrijven beheerd door hetzelfde team, gevestigd vertrouwen): één instantie, met gescheiden domeinen.
- Is het antwoord nee (vennootschappen met verschillende aandeelhouders, entiteit die moet kunnen worden verkocht, beroepsgeheim eigen aan een activiteit): een instantie per vennootschap.
Regime 1: een instantie per vennootschap
Dit is sterke isolatie. Klytic Docs werkt altijd op een eigen instantie: welke hostingvorm ook, uw bestanden staan nooit naast die van een andere klant. Hetzelfde principe geldt tussen de vennootschappen van een groep die deze barrière willen.
- Elke instantie heeft haar eigen accounts, eigen beheerders en eigen deelregels.
- Elke instantie versleutelt haar gegevens met haar eigen sleutel, die met geen enkele andere instantie wordt gedeeld.
- Elke instantie kan worden gehost volgens de vorm die voor de vennootschap is gekozen: Klytic-cloud, dedicated server of servers van de vennootschap. De hostingzone wordt gekozen naargelang de toepasselijke jurisdictie, onder voorbehoud van de beschikbaarheid van de diensten.
- Een overdracht of afsplitsing wordt eenvoudig: de instantie van de betrokken vennootschap gaat met haar mee.
Tussen twee instanties verloopt de uitwisseling via deellinks, zoals met een externe partner: Deellinks, partners en downloads. De keuze van de hosting wordt toegelicht op de pagina Hosting en soevereiniteit.
Regime 2: één instantie, gescheiden domeinen
Eén instantie past wanneer de personen elkaar vertrouwen en sommige mappen gemeenschappelijk zijn voor de groep. De scheiding berust op groepen en teammappen:
- Een groep per vennootschap, bijvoorbeeld ‘Vennootschap A – personeel’ en ‘Vennootschap B – personeel’, eventueel onderverdeeld per afdeling.
- Teammappen per vennootschap, alleen opengesteld voor de groep van die vennootschap.
- Gemeenschappelijke mappen voor de groep (procedures, charters, sjablonen), voor iedereen leesbaar.
- Een deelregel: de beheerder kan interne shares beperken tot de leden van de groepen van elke persoon. Een werknemer van vennootschap A kan dan alleen delen met zijn groepsgenoten.
- Een delegatie, als elke vennootschap haar nieuwe medewerkers beheert: een groepsbeheerder per vennootschap maakt de accounts van zijn groep aan en beheert ze, zonder toegang tot de algemene instellingen.
De details van de rechten per groep en per map staan in Instellen wie welke documenten ziet.
De twee regimes vergelijken
| Criterium | Een instantie per vennootschap | Een gemeenschappelijke instantie |
|---|
| Gemeenschappelijke beheerder | Nee, behalve bij uitdrukkelijke keuze | Ja |
| Versleutelingssleutel | Eén per vennootschap | Eén voor de instantie |
| Gemeenschappelijke mappen voor de groep | Via deellinks | Teammappen die openstaan voor meerdere groepen |
| Persoon in twee vennootschappen | Een account in elke instantie | Een account, twee groepen |
| Overdracht van een vennootschap | De instantie gaat met haar mee | Extractie van de mappen te organiseren |
Iemand die voor twee dochterbedrijven werkt
In een gemeenschappelijke instantie behoort hij tot beide groepen. Hij ziet dus beide domeinen, elk met hun rechten. Dat is het verwachte gedrag.
Het risico is dat hij de brug wordt: door een document van vennootschap A naar vennootschap B te verplaatsen of verder te delen. Drie instellingen beperken dat:
- hem alleen leesrecht geven in het domein waar hij geen documenten hoeft te produceren;
- hem geen recht geven om gevoelige mappen verder te delen;
- zijn rechten voor extern delen apart instellen, zodat een document van de ene vennootschap niet per link vertrekt in naam van de andere.
Is dat risico niet aanvaardbaar, dan is dat het teken dat de twee vennootschappen onder regime 1 vallen. De persoon heeft dan een account in elke instantie, en elk account ziet alleen zijn eigen vennootschap.
Voorbeeld: een groep van drie vennootschappen
Een holding bezit een handelsvennootschap en een studiebureau dat een vertrouwelijkheidsplicht heeft tegenover zijn klanten. De holding en de handelsvennootschap delen een instantie: een groep per vennootschap, gescheiden teammappen, een gemeenschappelijke map ‘Groep – procedures’. Het studiebureau heeft een eigen instantie, met een eigen beheerder. De financieel directrice, die voor alle drie werkt, heeft een account in elke instantie.
Later van regime veranderen
De hostingvorm kan evolueren, bijvoorbeeld van de Klytic-cloud naar een eigen instantie. Een gemeenschappelijke instantie in twee splitsen, of er twee samenvoegen, is een project dat u met Klytic voorbereidt: inventaris van de mappen, accounts en links, daarna migratie. U beslecht de vraag van de gemeenschappelijke beheerder dus best meteen bij de start.
