Wat deze rubriek omvat
Een bedrijf werkt met twee soorten documenten. Er zijn de alledaagse bestanden: concepten, presentaties, opvolgtabellen, werffoto’s. Die moeten overal beschikbaar zijn en snel gedeeld worden. Daarnaast zijn er de documenten die het bedrijf binden: contracten, facturen, personeelsdossiers, kwaliteitsprocedures. Daarbij gaat het niet meer alleen om toegang. Het gaat om de versie die rechtsgeldig is, de goedkeuringsprocedure, de bewaartermijn en het vermogen om terug te keren na een fout of een aanval.
Voor beide worden vaak dezelfde woorden gebruikt: opslag, delen, synchronisatie, documentbeheer. Ze beloven niet hetzelfde. De gidsen hieronder maken het onderscheid, en de praktische handleidingen tonen hoe elke behoefte in Klytic Docs wordt ingesteld.
Zoekt u een concrete handeling in uw omgeving? Ga dan meteen naar “Klytic Docs gebruiken”. Bereidt u een keuze of een programma van eisen voor? Begin dan bij “Begrijpen”.
Begrijpen
Zeven gidsen met bronvermelding. Ze blijven gelden, welk hulpmiddel u ook kiest, en zeggen wanneer Klytic niet het juiste antwoord is.
- Opslag, synchronisatie, delen en documentbeheer: vier woorden die door elkaar worden gebruikt, en wat elk ervan echt belooft.
- Samenwerken zonder Amerikaanse suite: wat goed te vervangen is in een browser, en wat aan een kantoorsuite gebonden blijft.
- Versiebeheer, replicatie en back-up: drie mechanismen voor drie verschillende storingen, en waarom de versiegeschiedenis geen back-up vervangt.
- Ransomware: documentbeheer beschermen en herstellen: beperken wat een gecompromitteerd account kan bereiken, en de volgorde van de handelingen om terug te keren naar een gezonde toestand.
- Documenten bewaren en archiveren: wat een archiveringsbeleid vastlegt, en waarom de termijn voortvloeit uit de verplichting, niet uit de schijfruimte.
- Documentbeheer koppelen aan ERP, CRM en e-mail: link, connector of ontwikkeling, en wat u moet beslissen voordat u twee tools koppelt.
- AI en documenten, zonder ze naar buiten te sturen: wat het bedrijf verlaat wanneer een bestand door een dienst voor artificiële intelligentie gaat, en de voorwaarden voor een verwerking ter plaatse.
Klytic Docs gebruiken
Zeven praktische handleidingen voor klanten. Ze beschrijven wie handelt (de gebruiker, de beheerder van uw instantie of de support van Klytic) en wat u krijgt.
- Rechten per persoon, groep en map: instellen wie welke documenten ziet, met groepen en teammappen.
- Deellinks en externe verzendingen: wachtwoord, einddatum, partners, en de beveiligingen die de beheerder verplicht kan maken.
- Vertrek van een medewerker of een team: de bestanden recupereren, de links afsluiten en de toegang sluiten zonder iets te verliezen.
- Meerdere vennootschappen op het platform: één instantie per vennootschap of afzonderlijke perimeters binnen één instantie, en het geval van de persoon die voor twee dochterondernemingen werkt.
- Een versie terugvinden: terugkeren naar een eerdere versie, een verwijderd bestand recupereren, en wanneer u de support om een herstel vraagt, inbegrepen of gefactureerd naargelang de oorzaak.
- Uw apparaten synchroniseren: computer, telefoon en browser, kopieconflicten en verloren apparaat.
- Zoeken, labels en ordening: mappen, labels, zoeken en goedkeuringsprocedures.
Locatie van de gegevens en beheer van de sleutels
Waar de documenten worden gehost, wie de dienst exploiteert en wie de versleutelingssleutels in handen heeft: deze vragen horen bij digitale soevereiniteit, die in een aparte rubriek wordt behandeld. De gids Wat is een soevereine cloud? legt uit wat versleuteling beschermt, afhankelijk van wie de sleutel bezit. De pagina Hosting en soevereiniteit beschrijft de implementatiemodellen van Klytic: Klytic-cloud, dedicated instantie of servers van de klant, in elke geografische zone die aan het toepasselijke rechtsgebied voldoet, onder voorbehoud van de beschikbaarheid van de diensten, met name in Europa of op Mauritius.
Voor back-ups, de frequentie ervan en het herstel, zie ook Beveiliging en back-up. Het aanbod zelf wordt voorgesteld op de pagina Klytic Docs.
