Ir-reġistrazzjoni hija ipproċessar ta’ data
Reġistrazzjoni fiha l-vuċi ta’ impjegat u dik tal-korrispondent tiegħu, spiss isimhom, xi drabi informazzjoni sensittiva mogħtija matul il-konversazzjoni. Hija ipproċessar ta’ data personali skont il-GDPR. Żewġ prinċipji tal-artikolu 5 japplikaw direttament: id-data tinġabar għal skopijiet speċifikati, espliċiti u leġittimi, u tinżamm għal żmien li ma jaqbiżx dak li hu meħtieġ għal dawk l-iskopijiet.
Għalhekk iż-żmien ma jintgħażalx l-ewwel. Joħroġ mill-iskop. Kumpanija li ma tafx tgħid għaliex tirreġistra ma tistax tgħid għal kemm żmien iżżomm.
L-iskopijiet ammessi, u x’jiġġustifikaw
Il-paġna tas-CNIL dwar is-smigħ u r-reġistrazzjoni tat-telefonati fuq il-post tax-xogħol issemmi skopijiet ammessi: it-taħriġ tal-impjegati, l-evalwazzjoni tagħhom, it-titjib tal-kwalità tas-servizz u, fil-każi limitati previsti minn test, il-prova ta’ kuntratt jew ta’ tranżazzjoni. Is-sistema għandha twieġeb għal ħtieġa rikonoxxuta u tibqa’ proporzjonata għall-objettiv.
| Skop | X’għandu jinżamm | Min għandu bżonn jisma’ |
|---|
| Taħriġ | Ftit telefonati magħżula, għaż-żmien ta’ sessjoni jew ta’ ċiklu | It-trainer, l-impjegat ikkonċernat |
| Evalwazzjoni u kwalità | It-telefonati meħtieġa għal gradilja ta’ analiżi; il-gradilja nnifisha | Il-kap tat-tim jew tad-dipartiment tal-kwalità |
| Prova ta’ tranżazzjoni | It-telefonati li fihom impenn, meta test jipprevedi dan | Id-dipartiment li jimmaniġġja l-kuntratti jew it-tilwim |
L-istess paġna tiffissa limiti. Min iħaddem ma jistax jintroduċi sistema ta’ smigħ jew reġistrazzjoni permanenti jew sistematika, ħlief b’test legali partikolari. Li tirreġistraw it-telefonati kollha biex tiskoraġġixxu l-inċiviltajiet mhuwiex ammess: reġistrazzjoni mibdija mill-impjegat titqies inqas intrużiva. L-impjegati għandhom ikunu jistgħu jagħmlu telefonati personali fuq linji mhux irreġistrati, jew jitfu r-reġistrazzjoni; l-istess jgħodd għar-rappreżentanti tal-impjegati fil-mandat tagħhom.
Infurmaw u illimitaw is-smigħ
L-informazzjoni tiġi qabel l-attivazzjoni.
- Ir-rappreżentanti tal-impjegati jiġu infurmati u kkonsultati qabel ma tidħol is-sistema.
- L-impjegati jafu meta jistgħu jiġu mismugħa jew irreġistrati, għaliex, minn min u għal kemm żmien.
- Il-korrispondenti jiġu infurmati fil-bidu tat-telefonata, ġeneralment b’avviż qasir, b’referenza għal informazzjoni sħiħa. Is-CNIL jippreċiża li għandhom jiġu infurmati bid-dritt tagħhom ta’ oġġezzjoni qabel tmiem il-konversazzjoni.
- Ir-reġistru tal-attivitajiet tal-ipproċessar isemmi s-sistema, u d-DPO ikun involut jekk ikun ġie maħtur.
L-aċċess għandu jkun limitat għad-dipartimenti kkonċernati mill-objettiv, b’awtorizzazzjonijiet u tracċabbiltà tal-azzjonijiet magħmula. Fil-prattika: ftit persuni għandhom id-dritt jisimgħu, dan id-dritt huwa separat minn dak li jagħmlu telefonati, u l-lista tal-persuni awtorizzati tiġi riveduta regolarment. Għal Klytic Tel, l-implimentazzjoni hija deskritta f’Min jista’ jisma’ r-reġistrazzjonijiet f’Klytic Tel.
Iż-żminijiet: x’jgħid is-CNIL
Il-paġna tas-CNIL tagħti żewġ referenzi għar-reġistrazzjonijiet magħmula fuq il-post tax-xogħol:
- ir-reġistrazzjonijiet jistgħu jinżammu sa massimu ta’ sitt xhur, ħlief jekk test jimponi żmien speċifiku jew ikun hemm ġustifikazzjoni partikolari;
- id-dokumenti tal-analiżi, rapporti jew gradilji tal-evalwazzjoni, jistgħu jinżammu sa sena.
Tirrakkomanda wkoll prattika tajba: użaw ir-reġistrazzjonijiet fil-jiem ta’ wara, iktbu d-dokumenti tal-analiżi, imbagħad ħassru r-reġistrazzjonijiet malajr. Sitt xhur huwa limitu massimu, mhux mira.
Dawn ir-referenzi ma jkoprux il-każi kollha. ċerti setturi għandhom it-testi tagħhom, li jimponu żmien itwal jew iqsar għat-telefonati li fihom impenn. Jekk l-attività tagħkom hija regolata, ir-regola settorjali tieħu preċedenza: ivverifikawha mad-DPO jew mal-konsulent tagħkom qabel ma tiffissaw tagħkom.
Il-paġna tas-CNIL użata hawn hija mill-2009 u ġġorr in-nota “obsoleta, qed tiġi aġġornata”. Tibqa’ r-referenza ppubblikata mill-awtorità dwar dan is-suġġett fid-data tal-konsultazzjoni. Ivverifikaw jekk teżistix verżjoni aktar riċenti qabel ma tiffissaw ir-regola tagħkom.
Metodu biex tiffissaw iż-żmien tagħkom
- Iktbu l-iskop, linja b’linja jew kju b’kju: l-akkoljenza tal-klijenti għall-kwalità, id-dipartiment tal-bejgħ għall-prova, u l-bqija.
- Illimitaw il-perimetru: il-linji biss li għandhom raġuni biex jiġu rreġistrati jiġu rreġistrati.
- Iffissaw żmien għal kull skop, mingħajr ma taqbżu r-referenza tas-CNIL ħlief b’test jew ġustifikazzjoni bil-miktub.
- Ittrattaw id-data derivata: traskrizzjonijiet, sommarji, gradilji tal-analiżi u voicemails ikkupjati fis-sistema tal-email għandhom iż-żmien tagħhom. Li tħassru l-fajl awdjo ma jħassarx it-traskrizzjoni tiegħu.
- Irrevedu r-regola u l-lista tal-persuni awtorizzati mill-inqas darba fis-sena.
Il-backup mhuwiex iż-żmien taż-żamma
Żewġ arloġġi jeżistu flimkien, u m’għandhomx jitħalltu.
Iż-żmien taż-żamma huwa deċiżjoni tagħkom: għal kemm żmien ir-reġistrazzjoni tibqa’ disponibbli għas-smigħ fis-servizz. Ir-retenzjoni tal-backups hija miżura teknika tal-operatur: għal kemm żmien kopja tas-servizz kollu tinżamm biex ikun jista’ jiġi rrestawrat wara inċident.
Meta tħassru reġistrazzjoni, din tisparixxi mis-servizz. Kopja tista’ tibqa’ fil-backups sakemm jiskadu. Din il-kopja mhix aċċessibbli għall-utenti; isservi biss għal restawr. Semmuha fl-informazzjoni u fir-reġistru tagħkom: huwa aktar korrett milli tgħidu li t-tħassir huwa immedjat u totali.
Mistoqsijiet frekwenti
Nistgħu nirreġistraw it-telefonati kollha tal-kumpanija?
Is-CNIL jindika li reġistrazzjoni permanenti jew sistematika mhix ammessa, ħlief b’test legali partikolari. Irreġistraw il-linji li għandhom skop.
Għandna ninfurmaw lill-korrispondent?
Iva, fil-bidu tat-telefonata, bil-possibbiltà li joġġezzjona qabel tmiem il-konversazzjoni.
Min għandu jkun jista’ jisma’?
Il-persuni kkonċernati mill-iskop biss. Ara Min jista’ jisma’ r-reġistrazzjonijiet f’Klytic Tel.
Fejn huma maħżuna r-reġistrazzjonijiet?
Fuq il-pjattaforma tat-telefonija, flimkien ma’ traċċi oħra tat-telefonata. Ara X’taf pjattaforma tat-telefonija dwar il-kumpanija tagħkom.
Fejn jinsab Klytic
Ir-reġistrazzjoni tat-telefonati hija funzjoni ta’ Klytic Tel, disponibbli mil-Linja Bażika. Ma tiġix attivata kullimkien bħala default: intom tagħżlu, ma’ Klytic, il-linji jew il-kjuwijiet fejn għandha skop. It-traskrizzjoni u s-sommarju tal-konversazzjonijiet huma parti mil-Linja Business; huma data derivata, li għandha tkun koperta mir-regola tagħkom.
Ir-reġistrazzjonijiet jinżammu fuq is-server tat-telefonija dedikat għall-organizzazzjoni tagħkom, fiż-żona tal-ospitar magħżula jew fuq is-servers tagħkom. Iż-żmien taż-żamma jiġi ffissat skont ir-regola tagħkom. Klytic ma jiffissax żmien legali minflokkom u ma jieħux post id-DPO tagħkom.
It-telefonija għandha backup kuljum, b’retenzjoni ta’ 30 jum. Għalhekk kopja ta’ reġistrazzjoni mħassra tista’ tibqa’ fil-backups sa 30 jum, mingħajr ma tkun aċċessibbli għall-utenti. Kuntratt tal-ipproċessar tad-data jingħata mal-iffirmar.
Din il-paġna tiddeskrivi qafas ġenerali. Ma tieħux post l-opinjoni tad-DPO jew tal-konsulent tagħkom, u lanqas it-testi speċifiċi għas-settur tagħkom.
Pożizzjoni legali fil-11 ta’ Ottubru 2026. Ir-referenzi ta’ żmien (sitt xhur għar-reġistrazzjonijiet, sena għad-dokumenti tal-analiżi) ġejjin mill-paġna tas-CNIL “L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail”, ippubblikata fl-2009 u indikata mis-CNIL bħala obsoleta u qed tiġi aġġornata. Test settorjali jista’ jimponi żmien ieħor.
Sorsi
Ikkonsultati f’Ottubru 2026.
- CNIL, “L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail” (ippubblikata fil-5 ta’ Mejju 2009, nota “obsoleta u qed tiġi aġġornata”): skopijiet ammessi, projbizzjoni ta’ sistema permanenti jew sistematika ħlief b’test, linji mhux irreġistrati għat-telefonati personali, informazzjoni lir-rappreżentanti tal-impjegati, lill-impjegati u lill-korrispondenti, dritt ta’ oġġezzjoni, aċċess limitat u tracċabbiltà, żamma sa sitt xhur għar-reġistrazzjonijiet u sena għad-dokumenti tal-analiżi. cnil.fr
- GDPR, artikolu 5: limitazzjoni tal-iskop u limitazzjoni tal-ħażna. cnil.fr
- Klytic, paġna Klytic Tel: reġistrazzjoni tat-telefonati mil-Linja Bażika, traskrizzjoni u sommarju fuq il-Linja Business. klytic.com
- Klytic, mistoqsijiet frekwenti: backup ta’ kuljum ta’ Klytic Tel, miżmum għal 30 jum. klytic.com
