Glabāšana, arhivēšana, rezerves kopēšana: trīs termiņi
Šos trīs vārdus bieži jauc. Tie atbild uz atšķirīgiem jautājumiem.
| Jautājums | Tipisks ilgums |
|---|
| Rezerves kopēšana | Atgriezties iepriekšējā stāvoklī pēc incidenta | Dienas vai nedēļas |
| Arhivēšana | Saglabāt dokumentu, kas ikdienā vairs netiek izmantots, neskartu un pieejamu | Atbilstoši pienākumam vai lietošanai |
| Glabāšana | Cik ilgi dokumentam jāpastāv vai tas drīkst pastāvēt | Nosaka normatīvais akts, līgums vai iekšējs lēmums |
Attiecībā uz personas datiem CNIL apraksta trīs posmus. Aktīvā datubāze – kamēr dati kalpo mērķim, kura dēļ tie vākti. Starpposma arhivēšana – kad tie vairs nekalpo šim mērķim, bet joprojām ir noderīgi, piemēram, tiesvedībai vai juridiska pienākuma izpildei: tad tos nodala un laiku pa laikam skatās pilnvarotas personas. Visbeidzot galīgā arhivēšana – noteiktai informācijai, ko glabā tās vērtības dēļ. Šī sadalījums labi der visām dokumentu kategorijām.
Rezerves kopēšanai ir sava rokasgrāmata: versiju veidošana, replikācija un rezerves kopēšana. Trīsdesmit dienu rezerves kopija nav arhivēšana.
Ko nosaka arhivēšanas politika
Politika aizņem dažas lappuses. Katrai dokumentu kategorijai tā atbild uz septiņiem jautājumiem:
- kas: dokumentu kategorija (rēķini, līgumi, personāla lietas, protokoli);
- cik ilgi un no kura brīža: finanšu gada slēgšana, līguma beigas, darbinieka aiziešana;
- kur: kādā mapē, kādā nodaļā, kādā mitināšanas vietā;
- kādā formā: papīra oriģināls, digitāla kopija, faila formāts;
- kas par to atbild: viens atbildīgais katrai kategorijai, nevis „IT nodaļa”;
- kam vēl ir piekļuve: arhīvs nav atvērts visiem, kas redzēja aktīvo lietu;
- kāds ir galīgais liktenis: iznīcināšana, pastāvīga glabāšana vai nodošana trešajai personai, reģistrējot lēmumu.
Viss sākas ar inventarizāciju. Bez tās politika ir sauklis: tā nosaka termiņus dokumentiem, par kuriem neviens nezina, kur tie atrodas.
Termiņi, ko nosaka normatīvie akti
Francijā vairākus termiņus nosaka likums. Oficiālā vietne Service Public Entreprendre tos apkopo kopā ar atsaucēm. Šeit daži no uzņēmumam biežāk sastopamajiem:
| Dokuments | Termiņš | Sākuma punkts | Minētais akts |
|---|
| Grāmatvedības grāmatas un reģistri | 10 gadi | Finanšu gada slēgšana | Code de commerce, L123-22. pants |
| Attaisnojuma dokumenti (pasūtījumi, pavadzīmes, rēķini) | 10 gadi | Finanšu gada slēgšana | Code de commerce, L123-22. pants |
| Nodokļu dokumenti (vispārējais noteikums) | 6 gadi | Pēdējā minētā operācija vai sagatavošanas datums | Livre des procédures fiscales, L102 B pants |
| Līgumi un komercsarakste | 5 gadi | Atkarībā no piemērojamā noilējuma | Code de commerce, L110-1.–L110-4. pants |
| Algas lapiņas dublikāts (darba devējam) | 5 gadi | Aprakstā nav precizēts | Code du travail, L3243-1.–L3243-5. pants |
| Vienotais personāla reģistrs | 5 gadi | Darbinieka aiziešana | Code du travail, R1221-26. pants |
Trīs piezīmes. Uz vienu dokumentu var attiekties vairāki termiņi: rēķins vienlaikus ir grāmatvedības un nodokļu dokuments. Nodokļu termiņš pagarinās līdz desmit gadiem slēptas darbības gadījumā. Un šī tabula attiecas tikai uz Franciju: darbības nozare (veselība, banku darbība, apdrošināšana) un lasītāja valsts termiņus maina. Nav viena vienota termiņu saraksta, kas derētu visiem uzņēmumiem.
Personāla lietas un personas dati
Dokumentu, kas satur personas datus, nedrīkst glabāt bezgalīgi. VDAR nosaka ierobežotu termiņu, ko pārzinis nosaka atbilstoši nolūkam, kā atgādina CNIL.
Personāla vadībai CNIL 2026. gada aprīlī publicēja glabāšanas termiņu vadlīnijas, kas sakārtotas pa darbībām: personāla atlase, administratīvā pārvaldība, atalgojums, nelaimes gadījumi darbā, trauksmes celšana. Šīs vadlīnijas ir ieteikuma raksturā: to ievērošana nav obligāta. Taču dažus tajās minētos termiņus nosaka normatīvie akti, un darba devējs no tiem nevar atkāpties. Vienai apstrādei var piemērot vairākus termiņus.
Praksē personāla lietai dokumentu pārvaldības sistēmā vajadzīgi divi noteikumi: kas to vēl drīkst atvērt pēc darbinieka aiziešanas un kad tā tiek dzēsta. Glabāt „ja nu gadījumā” nav noteikums.
Formāts un lasāmība pēc desmit gadiem
Glabāt failu desmit gadus nav jēgas, ja neviens to nevar atvērt. Svarīga ir vieta, bet arī formāts:
- dodiet priekšroku atvērtiem un dokumentētiem formātiem un noteicošajiem dokumentiem – fiksētam dokumentam (PDF), nevis labojamam failam;
- neesiet atkarīgi no programmatūras, kas var izzust vai mainīt licenci;
- saglabājiet metadatus: datums, veids, termiņš, atbildīgais, bez kuriem arhīvs ir tikai failu kaudze;
- paredziet izietšanu: iespēju eksportēt arhīvus standarta formātos, ja maināt pakalpojuma sniedzēju.
Papīra oriģināla digitālas kopijas vērtību nosaka īpaši noteikumi. Pirms oriģinālu iznīcināšanas pārbaudiet tos ar savu grāmatvedi vai konsultantu.
Piemērs: politika pusdienas laikā
Hipotētisks gadījums. MVU ar četrdesmit darbiniekiem sapulcē grāmatvedi, personāla vadītāju un vadītāju. Pusdienas laikā viņi uzskaita sešas dokumentu kategorijas.
Piegādātāju rēķini iziet apstiprināšanas plūsmu un pēc tam tiek sakārtoti pa gadiem; tos glabā desmit gadus pēc finanšu gada slēgšanas. Klientu līgumi tiek sakārtoti pa klientiem un glabāti piecus gadus pēc to beigām. Personāla lietas atrodas mapē ar ierobežotu piekļuvi; to termiņi atbilst CNIL vadlīnijām, pārbaudīti katram dokumentam. Melnrakstiem un darba dokumentiem politikas nav: tie pastāv un izzūd kopā ar projektiem.
Katru gadu februārī grāmatvede nosaka lietas, kurām pienācis termiņš, saskaņo to iznīcināšanu un pieraksta lēmumu. Politika aizņem divas lappuses.
Biežākās kļūdas
- Glabāt visu. Attiecībā uz personas datiem tas nav prātīgi, un tas palēnina meklēšanu.
- Uzskatīt rezerves kopiju par arhīvu. Tā tiek dzēsta pēc glabāšanas perioda beigām.
- Arhivēt e-pastā. E-pasta pielikumam nav ne klasifikācijas, ne plūsmas, ne termiņa. Ziņojumu arhivēšana ir atsevišķa tēma.
- Aizmirst kopijas. Pielikumi, sinhronizēti datori, USB zibatmiņas: tīrīšana dokumentu pārvaldības sistēmā tās neizdzēš.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai var glabāt visu bezgalīgi?
Dokumentiem bez personas datiem tas ir iespējams, bet dārgi un nepārskatāmi. Personas datiem – nē: termiņš jāierobežo atbilstoši nolūkam.
Vai trīsdesmit dienu rezerves kopija ir arhivēšana?
Nē. Tā kalpo atgriešanai iepriekšējā stāvoklī pēc incidenta. Skatiet versiju veidošana, replikācija un rezerves kopēšana.
Vai e-pasti jāarhivē?
Tā ir atsevišķa tēma ar saviem rīkiem. Skatiet ziņojumu arhivēšana.
Kā atrast arhīvu pēc pieciem gadiem?
Ar stabilu klasifikāciju un birkām, kas pievienotas dokumenta ievietošanas brīdī. Skatiet kā atrast, marķēt ar birkām un apritināt dokumentu.
Kur jāmitina arhīvi?
Jautājums par vietu un uzturētāju ir aplūkots rakstā kas ir suverēns mākonis?
Kur ir Klytic
Klytic Docs glabā mapes, versijas un birkas klienta atsevišķajā instancē tik ilgi, cik klients tās tur atstāj. Apstiprināšanas plūsmas pēc apstiprināšanas novieto un saglabā dokumentu, kā tas ir publicētajā piegādātāja rēķina piemērā. Tiesības pa grupām ļauj ierobežot piekļuvi arhīva mapei. Jūsu datus jebkurā brīdī var eksportēt standarta formātos, un tie paliek eksportējami trīsdesmit dienas pēc līguma beigām, pēc tam tie tiek dzēsti.
Divas lietas nedrīkst jaukt. Klytic rezerves kopija tiek glabāta trīsdesmit dienas: tā aizsargā pret incidentu, tā nav desmit gadu arhivēšana. Klytic Mail pieteiktā juridiskā arhivēšana ir e-pasta papildiespēja: tā nepadara Klytic Docs par pierādījuma spēku nodrošinošu arhivēšanas sistēmu.
Pati politika (kategorijas, termiņi, iznīcināšana) paliek uzņēmuma lēmums, ko īsteno tā administratori. Mitināšana iespējama jebkurā ģeogrāfiskajā zonā, kas atbilst piemērojamajai jurisdikcijai, ja pakalpojumi tur ir pieejami, it īpaši Eiropā vai Maurīcijā, vai klienta serveros. Klytic nav SecNumCloud kvalificēts piedāvājums.
Šajā lapā aprakstīts vispārīgs ietvars. Tā neaizstāj jūsu grāmatveža vai konsultanta atzinumu.
Juridiskā informācija uz 2026. gada 11. oktobri. Minētie termiņi ir noteikti Francijas tiesībās, kā tos atspoguļo oficiālā vietne Service Public Entreprendre, kas atsaucas it īpaši uz Code de commerce L123-22. pantu un Livre des procédures fiscales L102 B pantu. Tie atšķiras atkarībā no valsts, nozares un dokumenta veida.
Avoti
Skatīti 2026. gada oktobrī.
- Service Public Entreprendre (Premjerministra birojs), uzņēmumu dokumentu glabāšanas termiņi: 10 gadi grāmatvedības grāmatām un attaisnojuma dokumentiem (C. com., L123-22. pants), 6 gadi nodokļu dokumentiem (LPF, L102 B pants), 5 gadi komerclīgumiem, personāla dokumentu termiņi. service-public.gouv.fr
- CNIL, datu glabāšanas termiņi: ierobežots termiņš, ko nosaka atbilstoši nolūkam; aktīvā datubāze, starpposma arhivēšana, galīgā arhivēšana. cnil.fr
- CNIL, glabāšanas termiņu vadlīnijas personāla vadībai (2026. gada aprīlis): ieteikuma rakstura dokuments, sakārtots pa darbībām; dažus termiņus nosaka normatīvie akti. cnil.fr
- Klytic, Klytic Mail: juridiskā arhivēšana pieejama kā papildiespēja. klytic.com
- Klytic, Mitināšana un suverenitāte: eksports jebkurā brīdī standarta formātos, dati eksportējami 30 dienas pēc līguma beigām, pēc tam dzēsti. klytic.com
