Ierakstīšana ir datu apstrāde
Ieraksts satur darbinieka un viņa sarunu partnera balsi, bieži viņu vārdus, dažreiz sarunas gaitā izteiktu sensitīvu informāciju. Tā ir personas datu apstrāde VDAR izpratnē. Tieši piemērojami divi 5. panta principi: dati tiek vākti noteiktiem, skaidriem un leģitīmiem mērķiem un tiek glabāti ne ilgāk, kā nepieciešams šo mērķu sasniegšanai.
Tātad termiņu neizvēlas pirmo. To atvasina no mērķa. Uzņēmums, kas nevar pateikt, kāpēc tas ieraksta, nevar pateikt, cik ilgi tas glabā.
Pieļaujamie mērķi un ko tie pamato
CNIL apraksts par zvanu noklausīšanos un ierakstīšanu darbvietā min pieļaujamus mērķus: darbinieku apmācība, viņu novērtēšana, pakalpojuma kvalitātes uzlabošana un ierobežotos tiesību aktā paredzētos gadījumos – līguma vai darījuma pierādīšana. Risinājumam jāatbilst atzītai nepieciešamībai un jāpaliek samērīgam ar mērķi.
| Mērķis | Kas jāglabā | Kam jānoklausās |
|---|
| Apmācība | Daži izvēlēti zvani uz vienas nodarbības vai cikla laiku | Apmācītājs, attiecīgais darbinieks |
| Novērtēšana un kvalitāte | Zvani, kas vajadzīgi analīzes veidlapai; pati veidlapa | Komandas vai kvalitātes nodaļas vadītājs |
| Darījuma pierādīšana | Zvani, kuros tiek uzņemta saistība, ja to paredz tiesību akts | Nodaļa, kas pārvalda līgumus vai strīdus |
Tas pats apraksts nosaka ierobežojumus. Darba devējs nedrīkst ieviest pastāvīgu vai sistemātisku noklausīšanās vai ierakstīšanas sistēmu, ja vien to neparedz īpašs likums. Visu zvanu ierakstīšana, lai atturtu no nepieklajības, nav pieļaujama: darbinieka ieslēgta ierakstīšana tiek uzskatīta par mazāk aizskarošu. Darbiniekiem jāvar veikt personīgus zvanus pa neierakstītām līnijām vai izslēgt ierakstīšanu; tas pats attiecas uz darbinieku pārstāvjiem viņu pilnvaru ietvaros.
Informēt un ierobežot noklausīšanos
Informēšana notiek pirms ieslēgšanas.
- Darbinieku pārstāvji tiek informēti un ar viņiem konsultējas pirms sistēmas ieviešanas.
- Darbinieki zina, kad viņus var noklausīties vai ierakstīt, kāpēc, kas to dara un cik ilgi.
- Sarunu partneri tiek informēti zvana sākumā, parasti ar īsu paziņojumu un atsauci uz pilnu informāciju. CNIL precizē, ka viņi jāinformē par tiesībām iebilst pirms sarunas beigām.
- Apstrādes darbību reģistrā tiek minēta sistēma, un tiek iesaistīts datu aizsardzības speciālists, ja tas ir iecelts.
Piekļuvei jābūt ierobežotai ar nodaļām, uz kurām attiecas mērķis, ar pilnvarojumiem un veikto darbību izsekojamību. Praksē: noklausīties drīkst maz cilvēku, šīs tiesības ir atsevišķas no tiesībām zvanīt, un pilnvaroto personu saraksts tiek regulāri pārskatīts. Klytic Tel gadījumā īstenošana ir aprakstīta rakstā Kas var noklausīties ierakstus Klytic Tel.
Termiņi: ko saka CNIL
CNIL apraksts dod divus orientīrus darbvietā veiktiem ierakstiem:
- ierakstus var glabāt ne ilgāk kā sešus mēnešus, ja vien tiesību akts nenosaka īpašu termiņu vai nav īpaša pamatojuma;
- analīzes dokumentus, atskaites vai novērtēšanas veidlapas var glabāt līdz vienam gadam.
Tā iesaka arī labu praksi: izmantot ierakstus nākamajās dienās, sagatavot analīzes dokumentus un pēc tam ātri dzēst ierakstus. Seši mēneši ir augstākā robeža, nevis mērķis.
Šie orientīri neaptver visus gadījumus. Dažām nozārēm ir savi tiesību akti, kas nosaka ilgāku vai īsāku termiņu zvaniem, kuros tiek uzņemtas saistības. Ja jūsu darbība ir regulēta, noteicošais ir nozares noteikums: pārbaudiet to kopā ar savu datu aizsardzības speciālistu vai juridisko padomdevēju, pirms nosakāt savu.
Šeit izmantotā CNIL lapa ir no 2009. gada, un tajā ir atzīme „novecojusi, tiek atjaunināta”. Skatīšanas dienā tā joprojām ir iestādes publicētā atsauce par šo tēmu. Pirms sava noteikuma apstiprināšanas pārbaudiet, vai nav jaunākas versijas.
Metode, kā noteikt savu termiņu
- Rakstiski nosakiet mērķi katrai līnijai vai rindai: klientu apkalpošana kvalitātei, pārdošanas nodaļa pierādīšanai un tā tālāk.
- Ierobežojiet apjomu: tiek ierakstītas tikai tās līnijas, kam tam ir iemesls.
- Nosakiet termiņu katram mērķim, nepārsniedzot CNIL orientīru, ja vien nav tiesību akta vai rakstiska pamatojuma.
- Apstrādājiet atvasinātos datus: transkripcijām, kopsavilkumiem, analīzes veidlapām un e-pastā nokopētiem balss pasta ziņojumiem ir savs termiņš. Audio faila dzēšana neizdzēš tā transkripciju.
- Pārskatiet noteikumu un pilnvaroto personu sarakstu vismaz reizi gadā.
Rezerves kopēšana nav glabāšanas termiņš
Pastāv divi pulksteņi, un tos nedrīkst jaukt.
Glabāšanas termiņš ir jūsu lēmums: cik ilgi ieraksts paliek pieejams noklausīšanai pakalpojumā. Rezerves kopiju glabāšana ir operatora tehnisks pasākums: cik ilgi tiek glabāta visa pakalpojuma kopija, lai to varētu atjaunot pēc incidenta.
Kad dzēšat ierakstu, tas pazūd no pakalpojuma. Kopija var saglabāties rezerves kopijās līdz to derīguma beigām. Šī kopija lietotājiem nav pieejama; tā kalpo tikai atjaunošanai. Miniet to savā informācijā un reģistrā: tas ir precīzāk nekā apgalvot tiešu un pilnu dzēšanu.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai var ierakstīt visus uzņēmuma zvanus?
CNIL norāda, ka pastāvīga vai sistemātiska ierakstīšana nav pieļaujama, ja vien to neparedz īpašs likums. Ierakstiet līnijas, kam ir mērķis.
Vai jābrīdina sarunu partneris?
Jā, zvana sākumā, ar iespēju iebilst pirms sarunas beigām.
Kam jāvar noklausīties?
Tikai personām, uz kurām attiecas mērķis. Skatiet Kas var noklausīties ierakstus Klytic Tel.
Kur tiek glabāti ieraksti?
Telefonijas platformā kopā ar citām zvana pēdām. Skatiet Ko telefonijas platforma zina par jūsu uzņēmumu.
Kur ir Klytic
Zvanu ierakstīšana ir Klytic Tel funkcija, kas pieejama jau Vienkāršajai līnijai. Tā netiek ieslēgta visur pēc noklusējuma: jūs kopā ar Klytic izvēlaties līnijas vai rindas, kurās tai ir mērķis. Sarunu transkripcija un kopsavilkums ir daļa no Business līnijas; tie ir atvasināti dati, kas jāaptver jūsu noteikumam.
Ieraksti tiek glabāti jūsu organizācijai īpaši paredzētajā telefonijas serverī, izvēlētajā mitināšanas zonā vai jūsu serveros. Glabāšanas termiņu nosaka atbilstoši jūsu noteikumam. Klytic nenosaka likumīgu termiņu jūsu vietā un neaizstāj jūsu datu aizsardzības speciālistu.
Telefonija tiek dublēta katru dienu, un rezerves kopijas tiek glabātas 30 dienas. Tātad izdzēsta ieraksta kopija var saglabāties rezerves kopijās līdz 30 dienām, nevienam lietotājam nepieejama. Datu apstrādes līgums tiek nodrošināts, parakstot līgumu.
Šajā lapā aprakstīts vispārīgs ietvars. Tā neaizstāj jūsu datu aizsardzības speciālista vai juridiskā padomdevēja viedokli, ne jūsu nozarei piemērojamos tiesību aktus.
Juridiskā situācija 2026. gada 11. oktobrī. Termiņu orientīri (seši mēneši ierakstiem, viens gads analīzes dokumentiem) ņemti no CNIL apraksta „L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail”, kas publicēts 2009. gadā un ko CNIL atzīmējusi kā novecojušu un atjaunināmu. Nozares tiesību akts var noteikt citu termiņu.
Avoti
Skatīti 2026. gada oktobrī.
- CNIL, „L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail” (publicēts 2009. gada 5. maijā, atzīme „novecojis un tiek atjaunināts”): pieļaujamie mērķi, pastāvīgas vai sistemātiskas sistēmas aizliegums, ja vien to neparedz tiesību akts, neierakstītas līnijas personīgiem zvaniem, darbinieku pārstāvju, darbinieku un sarunu partneru informēšana, tiesības iebilst, ierobežota piekļuve un izsekojamība, ierakstu glabāšana līdz sešiem mēnešiem un analīzes dokumentu glabāšana līdz vienam gadam. cnil.fr
- VDAR 5. pants: nolūka ierobežojums un glabāšanas ierobežojums. cnil.fr
- Klytic, lapa Klytic Tel: zvanu ierakstīšana jau Vienkāršajai līnijai, transkripcija un kopsavilkums Business līnijā. klytic.com
- Klytic, biežāk uzdotie jautājumi: Klytic Tel ikdienas rezerves kopēšana, glabāšana 30 dienas. klytic.com
