Записът е обработване на данни
Записът съдържа гласа на служител и на неговия събеседник, често имената им, понякога чувствителна информация, казана в хода на разговора. Това е обработване на лични данни по смисъла на ОРЗД. Пряко се прилагат два принципа от член 5: данните се събират за конкретни, изрично указани и легитимни цели и се съхраняват за срок, не по-дълъг от необходимото за тези цели.
Затова срокът не се избира първи. Той произтича от целта. Дружество, което не може да каже защо записва, не може да каже и колко дълго пази записите.
Допустимите цели и какво обосновават
Информационният лист на CNIL за подслушването и записването на разговори на работното място посочва допустими цели: обучение на служителите, оценката им, подобряване на качеството на обслужването и, в ограничените случаи, предвидени в нормативен акт, доказване на договор или сделка. Системата трябва да отговаря на призната необходимост и да остава пропорционална на целта.
| Цел | Какво трябва да се пази | Кой има нужда да слуша |
|---|
| Обучение | Няколко избрани разговора, за времето на едно занятие или цикъл | Обучаващият, съответният служител |
| Оценка и качество | Разговорите, необходими за оценъчна скала; самата скала | Ръководителят на екипа или на отдела по качеството |
| Доказване на сделка | Разговорите, в които се поема ангажимент, когато нормативен акт го предвижда | Отделът, който управлява договорите или споровете |
Същият лист поставя и граници. Работодателят не може да въведе постоянна или систематична система за подслушване или записване, освен ако специален законов акт не го предвижда. Записването на всички разговори, за да се възпрестира неучтивостта, не е допустимо: запис, включен от самия служител, се счита за по-малко натрапващ. Служителите трябва да могат да водят лични разговори по незаписвани линии или да изключват записа; същото важи и за представителите на служителите при изпълнение на мандата им.
Информиране и ограничаване на слушането
Информирането е преди включването.
- Представителите на служителите се информират и консултират преди въвеждането на системата.
- Служителите знаят кога могат да бъдат подслушвани или записвани, защо, от кого и за колко време.
- Събеседниците се информират в началото на разговора, обикновено с кратко съобщение с препратка към пълната информация. CNIL уточнява, че те трябва да бъдат информирани за правото си на възражение преди края на разговора.
- Регистърът на дейностите по обработване описва системата, а длъжностното лице по защита на данните се включва, ако е назначено.
Достъпът трябва да е ограничен до отделите, свързани с целта, с права на достъп и регистриране на извършените действия. На практика: малко хора имат право да слушат, това право е отделно от правото да се правят обаждания, а списъкът с оправомощените лица се преглежда редовно. За Klytic Tel прилагането е описано в Кой може да слуша записите в Klytic Tel.
Сроковете: какво казва CNIL
Информационният лист на CNIL дава два ориентира за записите на работното място:
- записите могат да се съхраняват най-много до шест месеца, освен ако нормативен акт не налага конкретен срок или не има особена обосновка;
- документите с анализ, кратките доклади или оценъчните скали могат да се съхраняват до една година.
CNIL препоръчва и добра практика: записите да се използват в следващите дни, да се изготвят документите с анализ, а след това записите да се изтриват бързо. Шест месеца е горна граница, а не цел.
Тези ориентири не покриват всички случаи. Някои сектори имат собствени нормативни актове, които налагат по-дълъг или по-кратък срок за разговорите, в които се поема ангажимент. Ако дейността ви е регулирана, секторното правило има предимство: проверете го с длъжностното лице по защита на данните или с юридическия си консултант, преди да определите своето.
Използваната тук страница на CNIL е от 2009 г. и носи отбелязването „остаряла, в процес на актуализация“. Към датата на консултиране тя остава публикуваната от органа референция по тази тема. Проверете дали има по-нова версия, преди да фиксирате правилото си.
Метод за определяне на вашия срок
- Запишете целта, линия по линия или опашка по опашка: обслужването на клиенти за качество, търговският отдел за доказване и така нататък.
- Ограничете обхвата: записват се само линиите, за които има причина.
- Определете срок за всяка цел, без да надвишавате ориентира на CNIL, освен ако има нормативен акт или писмена обосновка.
- Обработете производните данни: транскрипциите, обобщенията, оценъчните скали и гласовите съобщения, копирани в електронната поща, имат собствен срок. Изтриването на аудио файла не изтрива транскрипцията му.
- Преглеждайте правилото и списъка с оправомощените лица поне веднъж годишно.
Резервното копие не е срокът за съхранение
Съществуват два часовника и те не бива да се бъркат.
Срокът за съхранение е ваше решение: колко дълго записът остава достъпен за слушане в услугата. Срокът на резервните копия е техническа мярка на експлоатационника: колко дълго се пази копие на цялата услуга, за да може тя да бъде възстановена след инцидент.
Когато изтриете запис, той изчезва от услугата. Копие може да остане в резервните копия до изтичането им. Това копие не е достъпно за потребителите; то служи само за възстановяване. Споменете го в информацията и в регистъра си: това е по-точно, отколкото да твърдите, че изтриването е незабавно и пълно.
Често задавани въпроси
Може ли да се записват всички разговори на дружеството?
CNIL посочва, че постоянното или систематично записване не е допустимо, освен ако специален законов акт не го предвижда. Записвайте линиите, които имат цел.
Трябва ли да се предупреди събеседникът?
Да, в началото на разговора, с възможност да възрази преди края му.
Кой трябва да може да слуша?
Само хората, свързани с целта. Вижте Кой може да слуша записите в Klytic Tel.
Къде се съхраняват записите?
На телефонната платформа, заедно с други следи от разговора. Вижте Какво знае телефонната платформа за вашето дружество.
Къде е Klytic
Записът на разговори е функция на Klytic Tel, налична още от Обикновената линия. Той не се включва навсякъде по подразбиране: вие избирате заедно с Klytic линиите или опашките, където той има цел. Транскрипцията и обобщението на разговорите са част от Business линията; това са производни данни, които вашето правило трябва да обхваща.
Записите се съхраняват на телефонния сървър, отделен за вашата организация, в избраната зона на хостване или на вашите сървъри. Срокът за съхранение се определя според вашето правило. Klytic не определя законов срок вместо вас и не замества вашето длъжностно лице по защита на данните.
Телефонията се архивира ежедневно, със срок на съхранение 30 дни. Затова копие на изтрит запис може да остане в резервните копия до 30 дни, без да е достъпно за потребителите. При подписването се предоставя договор за обработване на данни.
Тази страница описва обща рамка. Тя не замества становището на вашето длъжностно лице по защита на данните или юридически консултант, нито нормативните актове, специфични за вашия сектор.
Правно положение към 11 октомври 2026 г. Ориентирите за срока (шест месеца за записите, една година за документите с анализ) са от информационния лист на CNIL „L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail“, публикуван през 2009 г. и обозначен от CNIL като остарял и в процес на актуализация. Секторен нормативен акт може да налага друг срок.
Източници
Консултирани през октомври 2026 г.
- CNIL, „L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail“ (публикуван на 5 май 2009 г., с отбелязване „остарял и в процес на актуализация“): допустими цели, забрана на постоянна или систематична система, освен ако нормативен акт не предвижда друго, незаписвани линии за лични разговори, информиране на представителите на служителите, на служителите и на събеседниците, право на възражение, ограничен достъп и проследимост, съхранение до шест месеца за записите и до една година за документите с анализ. cnil.fr
- ОРЗД, член 5: ограничение на целите и ограничение на съхранението. cnil.fr
- Klytic, страница Klytic Tel: запис на разговори още от Обикновената линия, транскрипция и обобщение в Business линията. klytic.com
- Klytic, често задавани въпроси: ежедневно резервно копиране на Klytic Tel, съхранявано 30 дни. klytic.com
