Säilytys, arkistointi, varmuuskopiointi: kolme eri aikaa
Nämä kolme sanaa sekoitetaan usein. Ne vastaavat eri kysymyksiin.
| Kysymys | Tyypillinen kesto |
|---|
| Varmuuskopiointi | Paluu aiempaan tilaan häiriön jälkeen | Päiviä tai viikkoja |
| Arkistointi | Päivittäisestä käytöstä poistuneen asiakirjan säilyttäminen eheydenä ja luettavana | Velvoitteen tai käytön mukainen |
| Säilytys | Kuinka kauan asiakirjan on oltava tai saa olla olemassa | Määritetään säädöksessä, sopimuksessa tai sisäisellä päätöksellä |
Henkilötietojen osalta Ranskan tietosuojaviranomainen CNIL kuvaa kolme vaihetta. Aktiivinen tietokanta niin kauan kuin tieto palvelee tarkoitusta, jota varten se kerättiin. Väliarkistointi, kun tieto ei enää palvele tätä tarkoitusta mutta on yhä tarpeen, esimerkiksi riita-asiaa tai lakisääteistä velvoitetta varten: se erotetaan silloin muista tiedoista, ja valtuutetut henkilöt tarkastelevat sitä vain tarvittaessa. Lopuksi pysyvä arkistointi tietyille tiedoille, jotka säilytetään niiden arvon vuoksi. Tämä jako soveltuu hyvin kaikkiin asiakirjoihin.
Varmuuskopioinnilla on oma oppaansa: versiointi, replikointi ja varmuuskopiointi. Kolmenkymmenen päivän varmuuskopio ei ole arkistointia.
Mitä arkistointipolitiikka määrittää
Politiikka mahtuu muutamalle sivulle. Se vastaa kunkin asiakirjaryhmän osalta seitsemään kysymykseen:
- mitä: asiakirjaryhmä (laskut, sopimukset, henkilöstöasiakirjat, pöytäkirjat);
- kuinka kauan ja mistä alkaen: tilikauden päättyminen, sopimuksen päättyminen, työntekijän lähtö;
- missä: mikä kansio, mikä osasto, mikä hosting;
- missä muodossa: alkuperäinen paperi, digitaalinen kopio, tiedostomuoto;
- kuka vastaa: nimetty vastuuhenkilö kullekin ryhmälle, ei ”IT”;
- kenellä on vielä pääsy: arkisto ei ole avoinna kaikille, jotka näkivät aktiivisen kansion;
- mikä on lopullinen kohtalo: hävitys, pysyvä säilytys tai luovutus kolmannelle osapuolelle, ja päätöksestä jää merkintä.
Kaikki alkaa inventaariosta. Ilman sitä politiikka on iskulause: se määrittää säilytysajat asiakirjoille, joiden sijaintia kukaan ei tiedä.
Säädöksiin perustuvat säilytysajat
Ranskassa useat säilytysajat on määritelty laissa. Virallinen Service Public Entreprendre -sivusto kokoaa ne viittauksineen. Tässä muutamia yritykselle yleisimpiä:
| Asiakirja | Kesto | Alkamishetki | Mainittu säädös |
|---|
| Kirjanpitokirjat ja -rekisterit | 10 vuotta | Tilikauden päättyminen | Code de commerce, art. L123-22 |
| Tositteet (tilaukset, lähetteet, laskut) | 10 vuotta | Tilikauden päättyminen | Code de commerce, art. L123-22 |
| Veroasiakirjat (yleissääntö) | 6 vuotta | Viimeisin mainittu tapahtuma tai laatimispäivä | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Sopimukset ja kaupallinen kirjeenvaihto | 5 vuotta | Sovellettavan vanhentumisajan mukaan | Code de commerce, art. L110-1 – L110-4 |
| Palkkalaskelman kaksoiskappale (työnantaja) | 5 vuotta | Ei mainita lähteessä | Code du travail, art. L3243-1 – L3243-5 |
| Henkilöstörekisteri (registre unique du personnel) | 5 vuotta | Työntekijän lähtö | Code du travail, art. R1221-26 |
Kolme huomiota. Samaan asiakirjaan voi soveltua useita säilytysaikoja: lasku on sekä kirjanpidon tosite että veroasiakirja. Verotuksellinen aika pitenee kymmeneen vuoteen salatun liiketoiminnan tapauksessa. Lisäksi taulukko koskee vain Ranskaa: toimiala (terveydenhuolto, pankki, vakuutus) ja lukijan maa muuttavat säilytysaikoja. Kaikille yrityksille soveltuvaa yhtenäistä taulukkoa ei ole.
Henkilöstöasiakirjat ja henkilötiedot
Henkilötietoja sisältävää asiakirjaa ei säilytetä loputtomiin. GDPR edellyttää rajattua säilytysaikaa, jonka rekisterinpitäjä määrittää käyttötarkoituksen mukaan, kuten CNIL muistuttaa.
Henkilöstöhallintoa varten CNIL julkaisi huhtikuussa 2026 säilytysaikojen viitekehyksen, joka on jäsennelty toiminnoittain: rekrytointi, hallinnollinen hoito, palkkaus, työtapaturmat, väärinkäyttöilmoitukset. Viitekehys on ohjeellinen: sen noudattaminen ei ole pakollista. Osa sen sisältämistä ajoista perustuu kuitenkin säädöksiin, eikä työnantaja voi poiketa niistä. Samaan käsittelyyn voi soveltua useita säilytysaikoja.
Käytännössä dokumenttienhallintaan tallennettu henkilöstökansio tarvitsee kaksi sääntöä: kuka voi vielä avata sen työntekijän lähdön jälkeen ja milloin se tyhjennetään. Säilyttäminen ”varmuuden vuoksi” ei ole sääntö.
Tiedostomuoto ja luettavuus kymmenen vuoden päästä
Tiedoston säilyttäminen kymmenen vuotta on hyödytöntä, jos kukaan ei pysty avaamaan sitä. Sijainnin lisäksi myös muoto on tärkeä:
- suosikaa avoimia ja dokumentoituja muotoja sekä lukittua asiakirjaa (PDF) muokattavan tiedoston sijaan, kun kyse on todistusvoimaisista asiakirjoista;
- älkää olko riippuvaisia ohjelmistosta, joka voi kadota tai jonka lisenssi voi muuttua;
- säilyttäkää metatiedot: päivämäärä, tyyppi, säilytysaika, vastuuhenkilö; ilman niitä arkisto on pelkkä tiedostokasa;
- varautukaa palvelusta poistumiseen: arkistot on voitava viedä vakiomuodoissa, jos vaihdatte palveluntarjoajaa.
Paperisen alkuperäiskappaleen digitaalisen kopion pätevyyteen sovelletaan omia sääntöjä. Tarkistakaa ne tilintarkastajaltanne, kirjanpitäjältänne tai neuvonantajaltanne ennen alkuperäiskappaleiden hävittämistä.
Esimerkki: politiikka puolessa päivässä
Kuvitteellinen tapaus. 40 hengen pk-yrityksen kirjanpitäjä, HR-päällikkö ja toimitusjohtaja kokoontuvat. Puolessa päivässä he listaavat kuusi asiakirjaryhmää.
Ostolaskut kulkevat hyväksyntäkierron kautta ja arkistoidaan vuosittain; niitä säilytetään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Asiakassopimukset arkistoidaan asiakkaittain ja säilytetään viisi vuotta niiden päättymisestä. Henkilöstöasiakirjat ovat kansiossa, johon pääsy on rajattu; niiden säilytysajat noudattavat CNIL:n viitekehystä, joka on tarkistettu jokaisen asiakirjan osalta. Luonnoksilla ja työasiakirjoilla ei ole politiikkaa: ne syntyvät ja katoavat projektien mukana.
Joka vuosi helmikuussa kirjanpitäjä tunnistaa kansiot, joiden säilytysaika on päättynyt, hankkii hävitykselle hyväksynnän ja kirjaa päätöksen. Politiikka mahtuu kahdelle sivulle.
Yleisiä virheitä
- Kaiken säilyttäminen. Se ei ole henkilötietojen osalta varovaista, ja se hidastaa hakua.
- Varmuuskopion pitäminen arkistona. Se poistuu säilytysaikansa päätyttyä.
- Arkistointi sähköpostiin. Sähköpostin liitteellä ei ole järjestystä, hyväksyntäkiertoa eikä säilytysaikaa. Viestien arkistointi on oma aiheensa.
- Kopioiden unohtaminen. Liitteet, synkronoidut työasemat, USB-tikut: dokumenttienhallinnan tyhjennys ei poista niitä.
Usein kysyttyä
Voiko kaiken säilyttää loputtomiin?
Asiakirjoille, joissa ei ole henkilötietoja, se on mahdollista, mutta kallista ja epäselvää. Henkilötiedoille ei: säilytysaika on rajattava käyttötarkoituksen mukaan.
Onko kolmenkymmenen päivän varmuuskopio arkistointia?
Ei. Sen avulla palataan aiempaan tilaan häiriön jälkeen. Katso versiointi, replikointi ja varmuuskopiointi.
Pitääkö sähköpostit arkistoida?
Se on erillinen aihe omine työkaluineen. Katso viestien arkistointi.
Miten arkistoitu asiakirja löytyy viiden vuoden päästä?
Pysyvällä järjestyksellä ja tallennushetkellä lisätyillä tunnisteilla. Katso asiakirjan löytäminen, tunnisteet ja käsittelykierto.
Missä arkistot pitäisi säilyttää?
Sijaintia ja ylläpitäjää käsitellään oppaassa mikä on suvereeni pilvi?
Klyticin asema
Klytic Docs säilyttää kansiot, versiot ja tunnisteet asiakkaan dedikoidussa instanssissa niin kauan kuin asiakas ne siellä pitää. Hyväksyntäkierrot arkistoivat ja säilyttävät asiakirjan hyväksynnän jälkeen, kuten julkaistun esimerkin ostolaskun. Ryhmäkohtaisilla oikeuksilla pääsy arkistokansioon voidaan rajata. Tietonne voi viedä milloin tahansa vakiomuodoissa, ja ne ovat vietävissä kolmenkymmenen päivän ajan sopimuksen päättymisen jälkeen, minkä jälkeen ne poistetaan.
Kahta asiaa ei pidä sekoittaa. Klyticin varmuuskopio kestää kolmekymmentä päivää: se suojaa häiriöiltä, mutta se ei ole kymmenen vuoden arkistointi. Klytic Mailille ilmoitettu lakisääteinen arkistointi on sähköpostin lisäpalvelu: se ei tee Klytic Docsista todistusvoimaista arkistointijärjestelmää.
Itse politiikka (ryhmät, säilytysajat, hävitykset) on yrityksen päätös, jonka sen pääkäyttäjät toteuttavat. Hosting on mahdollinen millä tahansa sovellettavaa lainkäyttöaluetta vastaavalla maantieteellisellä alueella palvelujen saatavuuden mukaan, erityisesti Euroopassa tai Mauritiuksella, tai asiakkaan palvelimilla. Klyticillä ei ole SecNumCloud-hyväksyntää.
Tämä sivu kuvaa yleisiä periaatteita. Se ei korvaa tilintarkastajanne, kirjanpitäjänne tai neuvonantajanne lausuntoa.
Oikeudellinen tilanne 11.10.2026. Mainitut säilytysajat ovat Ranskan lainsäädännön mukaisia sellaisina kuin virallinen Service Public Entreprendre -sivusto ne esittää; se viittaa muun muassa Code de commerce -lain L123-22 artiklaan ja Livre des procédures fiscales -lain L102 B artiklaan. Ajat vaihtelevat maan, toimialan ja asiakirjan luonteen mukaan.
Lähteet
Tarkistettu lokakuussa 2026.
- Service Public Entreprendre (Ranskan pääministerin kanslia), yritysten asiakirjojen säilytysajat: 10 vuotta kirjanpitokirjoille ja tositteille (C. com., art. L123-22), 6 vuotta veroasiakirjoille (LPF, art. L102 B), 5 vuotta kaupallisille sopimuksille, henkilöstöasiakirjojen säilytysajat. service-public.gouv.fr
- CNIL, Les durées de conservation des données: käyttötarkoituksen mukaan rajattu säilytysaika; aktiivinen tietokanta, väliarkistointi, pysyvä arkistointi. cnil.fr
- CNIL, henkilöstöhallinnon säilytysaikojen viitekehys (huhtikuu 2026): ohjeellinen, jäsennelty toiminnoittain; osa ajoista perustuu säädöksiin. cnil.fr
- Klytic, Klytic Mail: lakisääteinen arkistointi saatavilla lisäpalveluna. klytic.com
- Klytic, Hosting ja suvereniteetti: vienti milloin tahansa vakiomuodoissa, tiedot vietävissä 30 päivää sopimuksen päättymisen jälkeen ja sitten poistetaan. klytic.com
