Mit kap Ön
Egyetlen munkadokumentum sem vész el, a távozás után nem marad fenn hozzáférés, és a kollégák megszakítás nélkül dolgoznak tovább. A lépések sorrendje számít: előbb átvesszük a fájlokat, azután zárunk le.
Két különböző helyzet
| Helyzet | Fő lépés | Ami a személynél marad |
|---|
| Csapatváltás vagy egy projektmegbízás vége | Eltávolítás az érintett csoportból | A fiókja, a személyes területe, a többi csoportja |
| Egy teljes csapat vagy egy külső szolgáltató távozása | A csoport eltávolítása a csapatmappából, vagy a csoport kiürítése | A fiókjaik, ha máshol használatban vannak |
| Távozás a vállalattól | A fájljai átvétele, majd a fiók letiltása, végül törlése | Semmi |
Ha munkamappái csapatmappák, a legtöbb távozás egy csoport eltávolításával rendezhető. A csapatmappába feltöltött fájlok a szervezethez tartoznak: a helyükön maradnak, amikor szerzőjük távozik. A csoportok beállítását a Ki melyik dokumentumot látja: a beállítás oldal írja le.
A távozás napja előtt
Ezeket az ellenőrzéseket akkor végezze el, amikor a személy még jelen van. Ő tudja, mi fontos a területén.
- A személyes terület leltára. Mindennek, ami a vállalatnak szükséges, egy csapatmappába kell kerülnie: folyamatban lévő árajánlatok, ügyfélfájlok, sablonok.
- A fájlok átadása. A beállításaiban a személy átruházhatja egy fájl vagy mappa tulajdonjogát egy kollégára. A kolléga elfogadja az átadást, és az elemeket a saját területén találja meg, megosztásaikkal együtt. Egy szolgálati dokumentumnál továbbra is az a legegyszerűbb, ha áthelyezik a csapatmappába.
- A területéről megosztott mappák. Ha egy személyes mappát osztott meg kollégákkal, adja át vagy helyezze át a megszüntetés előtt: különben a fiókkal együtt eltűnik.
- Külső linkek. Tekintse át az általa létrehozott linkeket. Távolítsa el azokat, amelyekre már nincs szükség. Azokat, amelyeket egy ügyfél vagy partner még használ, hozza létre újra egy megmaradó fiókból.
- Eszközök. Tervezze be a szinkronizáló kliens leválasztását a számítógépéről és a telefonjáról, valamint a helyi másolatok eltávolítását a visszaadott eszközökről.
A távozás napján: a fiók letiltása
A példánya egyik adminisztrátora letiltja a fiókot. Hatásai:
- a személy többé nem tud bejelentkezni, sem a böngészőben, sem az eszközeiről, amelyek leállítják a szinkronizálást;
- az általa létrehozott nyilvános linkek és e-mailes megosztások megszűnnek működni;
- alapértelmezés szerint az általa létrehozott belső megosztások elérhetők maradnak a kollégák számára, akik tovább dolgoznak;
- a fájljai megmaradnak. A fiók veszteség nélkül újraaktiválható.
A letiltás tehát biztonságos várakozási lépés. Időt hagy annak ellenőrzésére, hogy semmi sem hiányzik.
A távozás után
Ha egy letiltott fiók területén fájlok maradnak, a szerver oldalán egy kollégára történő teljes átadás végezhető el. Kérje a Klytic ügyfélszolgálatától, megadva a forrásfiókot és az átvevő fiókot.
Az adminisztrátor csak ezután törli a fiókot. Figyelem: a törlés azonnal eltávolítja a személyes terület összes fájlját, beleértve azokat is, amelyeket a személy megosztott. Csak néhány másodpercig vonható vissza.
Valami kimaradt a törlés után? A Klytic mentései lehetővé teszik az ügyfélszolgálattól kérhető helyreállítást az elmúlt 30 nap mentéseiből. Egy távozáskor túl korán törölt fiók esetén ez a helyreállítás díjmentes, havi 3 kérés erejéig. Ez a biztonsági háló nem a munkavállaló mappáinak archiválása: 30 napon túl, ami nem került átvételre, elvész.
Példa: egy értékesítő távozása
Egy értékesítő a hónap végén elhagyja a vállalatot. Két héttel korábban a vezetője segít neki áthelyezni a folyamatban lévő árajánlatait a „Kereskedelem” csapatmappába. Utódjára ruház át egy személyes mappát, amelyet két kollégájával osztott meg. Három ügyfélnek szóló linkjeit az utód hozza létre újra, új jelszóval. Az utolsó napon az adminisztrátor letiltja a fiókját. Egy hónappal később, ellenőrzés után, a fiókot törlik.
Amivel ez az oldal nem foglalkozik
- A személy postafiókját külön kell kezelni: Távozó munkavállaló postafiókja.
- Az, hogy bizonyos HR- vagy kereskedelmi dokumentumokat meddig kell megőrizni, az archiválási szabályzat kérdése: lásd a Fontos dokumentumok megőrzése című útmutatót.
- Egy személyes számítógépre már letöltött másolatot a Klytic Docs nem tud visszavenni. Ez belső szabályozás és eszközkezelés kérdése.
Gyakori kérdések
Azonnal törölni kell a fiókot?
Nem. Először tiltsa le: a hozzáférés megszűnik, és semmi sem vész el. Akkor törölje, amikor ellenőrizte, hogy nem maradt hasznos fájl.
Hogyan kerülhető el ez a munka a következő távozáskor?
Úgy, hogy a személyes területek helyett csapatmappákban dolgoznak. Lásd: Ki melyik dokumentumot látja: a beállítás.
Egy ügyfél a munkavállaló által létrehozott linket használta. Mi a teendő?
Hozza létre újra a linket egy megmaradó fiókból, jelszóval és lejárati dátummal. Lásd: Megosztási linkek, partnerek és letöltések.
És a postafiókja?
Azt a Klytic Mailben kell kezelni: Távozó munkavállaló postafiókja.
