Mitä saatte
Yksikään työasiakirja ei katoa, mikään käyttöoikeus ei jää voimaan lähdön jälkeen, ja kollegat jatkavat työtään keskeytyksettä. Toimenpiteiden järjestys on tärkeä: ensin otetaan talteen, sitten suljetaan.
Kaksi eri tilannetta
| Tilanne | Päätoimenpide | Mitä henkilölle jää |
|---|
| Tiimin vaihto tai projektitehtävän päättyminen | Henkilön poistaminen kyseisestä ryhmästä | Tili, henkilökohtainen tila ja muut ryhmät |
| Koko tiimin tai palveluntarjoajan lähtö | Ryhmän poistaminen tiimikansiosta tai ryhmän tyhjentäminen | Tilit, jos niitä käytetään muualla |
| Lähtö yrityksestä | Tiedostojen talteenotto, sitten tilin poistaminen käytöstä ja lopuksi poistaminen | Ei mitään |
Jos työkansionne ovat tiimikansioita, useimmat lähdöt hoituvat ryhmän poistamisella. Tiimikansioon tallennetut tiedostot kuuluvat organisaatiolle: ne pysyvät paikallaan, kun niiden laatija lähtee. Ryhmien asetukset kuvataan ohjeessa Kuka näkee mitkäkin asiakirjat.
Ennen lähtöpäivää
Tehkää nämä tarkistukset, kun henkilö on vielä paikalla. Hän tietää, mikä hänen tilassaan on tärkeää.
- Henkilökohtaisen tilan inventaario. Kaikki yrityksen tarvitsema on siirrettävä tiimikansioon: keskeneräiset tarjoukset, asiakastiedostot, mallipohjat.
- Tiedostojen siirto. Henkilö voi asetuksistaan siirtää tiedoston tai kansion omistajuuden kollegalle. Kollega hyväksyy siirron ja löytää kohteet omasta tilastaan jakoineen. Osaston asiakirjan kohdalla yksinkertaisinta on siirtää se tiimikansioon.
- Henkilökohtaisesta tilasta jaetut kansiot. Jos hän jakoi henkilökohtaisen kansion kollegoiden kanssa, siirtäkää sen omistajuus tai kansio ennen sulkemista: muuten se katoaa hänen tilinsä mukana.
- Ulkoiset linkit. Käykää läpi hänen luomansa linkit. Poistakaa ne, joille ei enää ole käyttöä. Luokaa uudelleen voimaan jäävältä tililtä ne, joita asiakas tai kumppani vielä käyttää.
- Laitteet. Varautukaa synkronointisovelluksen uloskirjaukseen hänen työasemaltaan ja puhelimestaan sekä paikallisten kopioiden poistamiseen palautettavista laitteista.
Lähtöpäivänä: tilin poistaminen käytöstä
Instanssinne pääkäyttäjä poistaa tilin käytöstä. Vaikutukset:
- henkilö ei voi enää kirjautua selaimessa eikä laitteillaan, jotka lopettavat synkronoinnin;
- hänen luomansa julkiset linkit ja sähköpostijaot lakkaavat toimimasta;
- oletuksena hänen tekemänsä sisäiset jaot pysyvät kollegoiden käytettävissä, ja he voivat jatkaa työtä;
- hänen tiedostonsa säilyvät. Tilin voi ottaa uudelleen käyttöön ilman menetyksiä.
Käytöstä poistaminen on siis turvallinen välivaihe. Se antaa aikaa tarkistaa, ettei mitään puutu.
Lähdön jälkeen
Jos käytöstä poistetun tilin tilaan jää tiedostoja, ne voidaan siirtää kerralla kollegalle palvelimen puolella. Pyytäkää sitä Klyticin tuelta ja ilmoittakaa lähdetili sekä vastaanottava tili.
Vasta tämän jälkeen pääkäyttäjä poistaa tilin. Huomio: poistaminen hävittää välittömästi kaikki henkilökohtaisen tilan tiedostot, myös ne, joita henkilö jakoi. Sen voi perua vain muutaman sekunnin ajan.
Unohtuiko jotain poiston jälkeen? Klyticin varmuuskopioista voi pyytää tuelta palautuksen viimeisten 30 päivän varmuuskopioista. Jos tili on poistettu lähdön yhteydessä liian aikaisin, palautus sisältyy hintaan enintään 3 pyyntöön kuukaudessa asti. Tämä turvaverkko ei ole työntekijän kansioiden arkistointi: 30 päivän jälkeen se, mitä ei ole otettu talteen, on menetetty.
Esimerkki: myyjän lähtö
Myyjä lähtee yrityksestä kuun lopussa. Kaksi viikkoa aiemmin hänen esihenkilönsä auttaa häntä siirtämään keskeneräiset tarjoukset tiimikansioon ”Myynti”. Hän siirtää seuraajalleen henkilökohtaisen kansion, jota hän jakoi kahden kollegan kanssa. Seuraaja luo uudelleen hänen kolmelle asiakkaalle jakamansa linkit uudella salasanalla. Viimeisenä päivänä pääkäyttäjä poistaa hänen tilinsä käytöstä. Kuukautta myöhemmin tarkistuksen jälkeen tili poistetaan.
Mitä tämä sivu ei kata
- Henkilön sähköpostilaatikko käsitellään erikseen: Lähtevän työntekijän sähköpostilaatikko.
- Se, kuinka kauan tietyt henkilöstö- tai myyntiasiakirjat on säilytettävä, kuuluu arkistointipolitiikkaan: katso opas Tärkeiden asiakirjojen säilytys.
- Klytic Docs ei voi ottaa takaisin kopiota, joka on jo ladattu henkilökohtaiselle tietokoneelle. Se on sisäisten sääntöjen ja laitehallinnan kysymys.
Usein kysyttyä
Pitääkö tili poistaa heti?
Ei. Poistakaa se ensin käytöstä: pääsy katkeaa eikä mitään menetetä. Poistakaa tili, kun olette tarkistaneet, ettei siihen ole jäänyt tarpeellisia tiedostoja.
Miten tämä työ vältetään seuraavalla kerralla?
Työskentelemällä tiimikansioissa henkilökohtaisten tilojen sijaan. Katso Kuka näkee mitkäkin asiakirjat.
Asiakas käytti työntekijän luomaa linkkiä. Mitä teen?
Luokaa linkki uudelleen voimaan jäävältä tililtä salasanalla ja päättymispäivällä. Katso Jakolinkit, kumppanit ja lataukset.
Entä hänen sähköpostilaatikkonsa?
Se käsitellään Klytic Mailissa: Lähtevän työntekijän sähköpostilaatikko.
