Što dobivate
- Nijedna poruka klijenta nije izgubljena nakon odlaska.
- Osoba koja odlazi više nema nikakav pristup, ni iz preglednika ni s telefona.
- Nasljednik čita i odgovara vlastitim korisničkim računom, sljedivo.
- Zajedničke adrese su ažurne.
Tko što radi
- Nadređeni osobe odlučuje o sudbini sandučića i određuje nasljednika.
- Administrator vašeg računa Klytic Mail provodi postavke u administracijskoj konzoli.
- Podrška Klytic intervenira za vraćanje iz sigurnosnih kopija (uključeno za namjerno brisanje pri odlasku zaposlenika ili sandučić izbrisan prerano, do 3 zahtjeva mjesečno; naplaćuje se nakon slučajnog brisanja), za zakonsko arhiviranje ako je ugovoreno te za svako pitanje o uređaju.
1. Odlučiti prije zatvaranja
Na dan odlaska moguća su tri izbora. O njima se odlučuje prije, a ne poslije.
| Izbor | Kada | Učinak |
|---|
| Zadržati sandučić otvorenim | Klijenti ili dobavljači još pišu na tu adresu | Sandučić i dalje prima poštu; nasljednik je čita putem delegiranja |
| Zatvoriti uz automatski odgovor ili prosljeđivanje | Promet je malen, povijest je preuzeta drugdje | Dopisnici primaju odgovor s novim kontaktom ili se njihove poruke prosljeđuju |
| Pretvoriti adresu u alias | Adresa mora ostati, ali sandučić više ne | Poruke stižu izravno nasljedniku, nakon što je povijest sačuvana ili arhivirana |
U sva tri slučaja povijest je zasebno pitanje: mora se sačuvati, prenijeti ili arhivirati prije svakog brisanja sandučića.
2. Ukloniti prijavu osobe
- Lozinka. Administrator je mijenja ili blokira prijavu na korisnički račun. Blokada sprječava osobu da se prijavi, a sandučić i dalje prima poštu.
- Uređaji. Sinkronizirani telefoni i tableti nalaze se na popisu uređaja korisničkog računa. Administrator može na daljinu izbrisati podatke e-pošte s izgubljenog ili vraćenog uređaja. Ovisno o modelu i verziji, brisanje može obuhvatiti cijeli uređaj: za osobni telefon radije uklonite uređaj iz sinkronizacije i prije brisanja zatražite savjet podrške. Uređaj podešen za IMAP, bez sinkronizacije Exchange ActiveSync, ne može se izbrisati na taj način: promjena lozinke prekida mu pristup.
- Prava koja je imala drugdje. Ako je osoba imala pristup zajedničkom sandučiću, kalendaru rukovoditelja ili dijeljenim mapama, uklonite ta prava. Njih se zaboravlja češće nego sam sandučić.
3. Dati pristup nasljedniku
Ne prosljeđujte lozinku osobe koja je otišla. Administrator nasljedniku daje pravo na sandučić, s njegovim vlastitim korisničkim računom: pregledavanje ili upravljanje sadržajem te, ako je potrebno, slanje „u ime“ ili „kao“ ta adresa. Nasljednik pronalazi sandučić u svojoj web-pošti, pokraj vlastitog. Svaki odgovor ostaje pripisan nekome.
Ako više osoba preuzima portfelj, pretvorite sandučić u zajednički i raspodijelite prava. Postavljanje je opisano u zajednički sandučići, aliasi i više subjekata.
Primjer. Komercijalistica napušta poduzeće s 30 zaposlenika (hipotetski slučaj). Istoga dana administrator blokira njezinu prijavu i briše podatke e-pošte s njezina službenog telefona. Njezinu nasljedniku daje pravo upravljanja sandučićem i slanja u ime te adrese, postavlja automatski odgovor s novim kontaktom i uklanja bivšu komercijalisticu s liste prodajni-tim@. Tri mjeseca kasnije promet je presahnuo: adresa postaje alias nasljednikova sandučića.
4. Pregledati aliase i liste
- Uklonite osobu s distribucijskih lista čija je bila članica.
- Ako su u njezin sandučić stizali aliasi, primjerice ponude@, povežite ih sa sandučićem nasljednika.
- Provjerite aplikacije koje su na njezinu adresu slale upozorenja ili dokumente.
5. Dugo čuvati sandučić
Sigurnosne kopije Klytic omogućuju povratak unatrag unutar posljednjih 30 dana. Ne služe za čuvanje sandučića više godina. Ako se sandučić mora čuvati zbog obveze ili rizika od spora, predvidite arhiviranje dok je korisnički račun još pod kontrolom: pogledajte arhivirati poruke. Za poruke označene kao osobne vrijede posebna pravila: neka vašu praksu potvrdi vaš pravni savjetnik.
Česta pitanja
Prima li sandučić još poštu kada je prijava blokirana?
Prima. Blokada prijave sprječava osobu da uđe; sandučić i dalje prima poštu, a nasljednik ga čita putem delegiranja.
Zaposlenik je prije odlaska izbrisao poruke. Mogu li se vratiti?
Mogu, unutar 30 dana. Najprije pogledajte u mapu za oporavak sandučića, bez troškova. Ako ih tamo nema, podrška ih vraća iz sigurnosnih kopija: to je uključeno, do 3 zahtjeva mjesečno. Pogledajte vratiti poruku ili poštanski sandučić.
Koliko dugo držati sandučić otvorenim?
Dok dopisnici ne promijene adresu. Nakon toga dovoljni su alias ili automatski odgovor, a povijest spada u arhiviranje.
A ako adresa pripada zajedničkom sandučiću?
Dovoljno je ukloniti prava osobe. Pogledajte zajednički sandučići i aliasi.
