Mitä saatte
- Henkilökohtainen tili jokaiselle, ei koskaan jaettua tiliä.
- Moduulikohtaiset oikeudet: asiakas- ja yhteyshenkilökortit, tarjoukset, tilaukset, laskut sekä teille aktivoidut moduulit (varasto, hankinnat, projektit, kulukorvaukset). Aktivoimaton moduuli ei näy kenellekään.
- Jokaiselle moduulille erilliset oikeudet: katselu, luonti ja muokkaus, poisto, vienti.
- Asiakasalue: joko asiakkaat, joiden nimetty myyjä henkilö on, tai koko rekisteri.
Oikeudet annetaan henkilölle tai ryhmälle. Henkilöllä on sekä omat oikeutensa että kaikkien niiden ryhmien oikeudet, joihin hän kuuluu. Luokaa siis muutama selkeä ryhmä (Myyjät, Myynnin tuki, Johto) tapauskohtaisten asetusten sijaan.
Kuka tekee asetukset
Klytic CRM -tilinne pääkäyttäjä luo tilit, ryhmät ja oikeudet. Jos ette ole nimenneet sisäistä pääkäyttäjää, Klyticin tuki tekee asetukset pyynnöstänne puhelimitse ranskaksi tai sähköpostitse. Pitäkää luettelo ajan tasalla: kuka kuuluu mihinkin ryhmään ja miksi.
Kolme näkyvyysaluetta: myyjä, esihenkilö, johto
| Rooli | Mitä hän näkee | Miten se toteutetaan |
|---|
| Myyjä | Omat asiakkaansa ja liidinsä tarjouksineen, tilauksineen ja laskuineen | Ei laajennettua käyttöoikeutta. Hänet nimetään myyjäksi jokaiseen omaan asiakaskorttiinsa. |
| Tiimin esihenkilö | Tiiminsä asiakkaat | Hänet nimetään päämyyjän lisäksi myyjäksi tiiminsä asiakaskortteihin. Asiakaskortilla voi olla useita myyjiä. |
| Johto, myynnin tuki | Koko rekisteri | Laajennettu käyttöoikeus kaikkiin asiakkaisiin. |
Näkyvyysalue seuraa asiakaskorttia. Myyjä, joka ei näe asiakasta, ei näe myöskään sen tarjouksia, tilauksia eikä laskuja.
”Tiimi”-tasoa ei määritetä yhdellä napsautuksella: se perustuu asiakaskorttien kohdistamiseen. Kyse on organisointityöstä, joka tehdään tuonnin yhteydessä ja sen jälkeen jokaisen uuden asiakkaan kohdalla. Jos tiiminne muuttuu usein, on yksinkertaisempaa antaa esihenkilölle laajennettu käyttöoikeus ja evätä se myyjiltä.
Esimerkki. Yrityksessä on 15 myyjää kolmessa tiimissä. Myyjillä ei ole laajennettua käyttöoikeutta. Jokainen esihenkilö lisätään toiseksi myyjäksi tiiminsä asiakaskortteihin. Myyntijohtajalla ja kahdella myynnin tuen henkilöllä on laajennettu käyttöoikeus. Kukaan muu ei näe kokonaisuutta.
Useita yhtiöitä tai tytäryhtiöitä
Saman Klytic CRM -tietokannan sisällä asiakkaiden erottelu perustuu myyjien kohdistamiseen. Yhtiön A myyjä ei näe yhtiön B asiakkaita, ellei häntä ole nimetty niihin. Sen sijaan jokainen, jolla on laajennettu käyttöoikeus, näkee tietokannan kaikkien yhtiöiden asiakkaat.
Klytic ei tarjoa yhtiökohtaista eriyttämistä saman tietokannan sisällä. Jos tytäryhtiönne eivät saa nähdä toistensa asiakkaita edes johdon tai kirjanpidon tasolla, ratkaisu on eristys:
- Oma instanssi kullekin yhtiölle. Jokaisella tytäryhtiöllä on oma tietokanta, omat tilit, omat oikeudet ja oma laskujen numerointi. Kahdelle yhtiölle työskentelevällä henkilöllä on tili kummassakin.
- Dedikoitu palvelin tai hosting omissa tiloissanne, jos konserni niin haluaa, sivulla Hosting ja suvereniteetti kuvattujen hostingvaihtoehtojen mukaisesti.
Sama periaate koskee asiakirjoja: katso Useita yhtiöitä alustalla. Keskustelkaa asiasta tuen kanssa ennen tuontia: kahden yhtiön erottaminen jälkikäteen edellyttää asiakaskorttien uudelleenjakoa.
Toimipisteet ja maat
Toimipiste tai maa ei ole kolmas mekanismi. Käytössänne ovat samat keinot: asiakaskorttien kohdistus ja ryhmät saman tietokannan sisällä tai oma instanssi kullekin yksikölle, kun erottelun on oltava tiukka, esimerkiksi toisen maan lainsäädännön alaiselle tytäryhtiölle.
Tehtävämuutos
Poistakaa vanhat oikeudet muutospäivänä, ei seuraavassa käyttöoikeuksien katselmoinnissa.
- Poistakaa henkilö vanhasta ryhmästään ja lisätkää hänet uuteen.
- Listatkaa asiakaskortit, joiden myyjä hän oli. Nimetkää uusi myyjä, erityisesti niihin, joissa hän oli ainoa vastuuhenkilö.
- Poistakaa hänet näistä asiakaskorteista, jos hänen ei enää pidä nähdä niitä.
- Tarkistakaa, ettei hänelle ole jäänyt kertaluonteista tehtävää varten annettua laajennettua käyttöoikeutta tai vientioikeutta.
Yrityksestä lähteminen hoidetaan samalla logiikalla, ja lisäksi tili suljetaan. Yksityiskohdat ovat ohjeessa Asiakaskannan viennin estäminen ja muutosten tarkastelu.
Palveluntarjoajat ja kumppanit
- Henkilökohtainen tili henkilön nimellä, ei koskaan jaettua ”palveluntarjoaja”-tiliä.
- Rajattu voimassaoloaika: kirjatkaa toimeksiannon päättymispäivä heti tiliä luotaessa.
- Vain välttämättömät moduulit: tarjouksia valmisteleva integraattori ei tarvitse laskuja.
- Ei laajennettua käyttöoikeutta, ei vientioikeutta.
- Tili suljetaan toimeksiannon päättyessä samana päivänä.
Palvelun rajoitukset
- Oikeudet rajaavat sitä, mitä henkilö näkee. Ne eivät estä valtuutettua henkilöä kopioimasta näkemäänsä.
- ”Tiimi”-alue riippuu siitä, kuinka huolellisesti asiakaskortit kohdistetaan.
- Yhtiöiden tiukka erottelu edellyttää erillisiä instansseja. Jokainen instanssi on erillinen palvelu.
Lukekaa, miksi nämä asetukset ovat tärkeitä: Kenelle CRM:n tiedot kuuluvat.
Usein kysyttyä
Voiko myyjä nähdä vain omien asiakkaidensa laskut?
Kyllä, jos laskumoduuli on hänelle avattu eikä hänellä ole laajennettua käyttöoikeutta. Hänen laskunsa seuraavat hänen asiakaskorttejaan.
Miten myyjältä poistetaan vientioikeus?
Katso Asiakaskannan viennin estäminen.
Voinko saada konsolidoidun näkymän useista tytäryhtiöistä?
Saman tietokannan sisällä kyllä, laajennetulla käyttöoikeudella, mutta ilman eriyttämistä. Kun jokaisella tytäryhtiöllä on oma instanssi, tietokannat ovat erillään: keskustelkaa asiasta tuen kanssa.
Missä CRM:ni tiedot sijaitsevat?
Katso Hosting ja suvereniteetti.
