Ennen kohdealustan valintaa
Epäonnistuneet siirrot ovat harvoin teknisiä epäonnistumisia. Ne ovat projekteja, joissa johto on luvannut ”saman asian, eurooppalaisena”, vaikka osa käyttötavoista ei voinut siirtyä mukana. Tämä ensimmäinen osio määrittää, mikä siirtyy, mikä jää ja mitä tiimeille kerrotaan.
- Todelliset käyttötavat on listattu: sähköposti, tiedostot, Teams, edistynyt Excel-käyttö, liiketoimintasovellukset.
- Se, mitä ei siirretä, on kirjattu ja johto on hyväksynyt sen.
- Työntekijöille on kerrottu, mikä muuttuu: verkkosähköposti, asiakirjojen verkkoeditori, Teams-historiaa ei siirretä.
- Kohdealustan verkkoeditoria on testattu omilla työkirjoillasi ja asiakirjoillasi, ei esittelyaineistolla.
- Kohdealusta valitaan näiden käyttötapojen perusteella, ei iskulauseen. Katso vaihtoehtojen opas.
- Tarjouksessa erotellaan tilaus, siirto ja poissulkemiset. Katso kustannukset.
- Tarjouksessa mainitaan oletuksena käytetty datan määrä, kopiointikierrosten määrä, valmistumisen kriteeri ja myöhemmin havaitun poikkeaman hinta.
- Palvelun ylläpitäjän sitoumus on kirjallinen: viestien perillemeno, viestihistorian siirto tai molemmat.
- Sisäinen työaika on varattu: nimetty yhteyshenkilö, joka on käytettävissä inventointia, otosta ja vaihtopäivää varten.
Inventointi
Inventointi ratkaisee tarjouksen ja aikataulun. Jokainen tässä unohtunut asia palaa myöhemmin uudelleenkorjauksena, usein pahimpaan aikaan. Sähköpostia lähettävät sovellukset ovat yleisin aukko: monitoimilaite tai palkanlaskentaohjelmisto, joka jatkaa lähettämistä vanhoilla tunnuksilla, huomataan vasta vaihdon jälkeen.
- Verkkotunnukset ja aliverkkotunnukset, jotka lähettävät tai vastaanottavat sähköpostia.
- Henkilökohtaiset postilaatikot, jaetut postilaatikot, jakelulistat, aliakset, edelleenohjaukset.
- Datan määrä postilaatikkoa kohden ja lakisääteisen säilytyksen alaiset postilaatikot.
- Olemassa olevat arkistot ja se, mitä on säilytettävä.
- Tilit ilman omistajaa (lähteneet työntekijät).
- Laitteet: Outlook Windows, Outlook Mac, mobiililaitteet, pelkkä verkkosähköposti.
- Lähettävät sovellukset: monitoimilaitteet, verkkosivusto, CRM, hälytykset, palkanlaskenta.
- SMTP-todennusta käyttävät ohjelmistot ja niiden käyttämät tunnukset.
- Rajaukseen kuuluvat tiedostot: OneDrive, tarpeelliset SharePoint-kirjastot, sisäiset linkit ja anonyymit jaot.
- Nykyiset DNS-tietueet: MX, SPF, DKIM, DMARC, autodiscover.
- Nykyisten Microsoft-tilausten päättymispäivä ja irtisanomisehdot.
Kohdealustan valmistelu
Kohdealusta valmistellaan sillä aikaa, kun työntekijät jatkavat työskentelyä Microsoft 365:ssä. MX ei muutu. Tämän vaiheen tarkoitus on löytää ongelmat otoksesta silloin, kun menetelmää ehtii vielä korjata.
- Tilit luotu, salasanat tai kutsut valmiina.
- Aliakset ja jakelulistat luotu uudelleen.
- Kohdealustan SPF, DKIM ja DMARC valmiina julkaistaviksi.
- Viestihistorian ensimmäinen kopiointi käynnistetty, MX ennallaan.
- Otos tarkistettu: johto, jaettu postilaatikko, suuri postilaatikko, tyhjä postilaatikko.
- Otoksesta tarkistettu: viestien, kansioiden, yhteystietojen ja toistuvien tapaamisten määrä.
- Tiedostot kopioitu, jos ne kuuluvat rajaukseen, ja avattu kohdealustalla.
- Yhden sivun ohje Outlookille ja mobiililaitteelle, menettelyn ”poista tili ja luo se uudelleen” kera.
- MX:n TTL laskettu useita päiviä etukäteen.
- Kirjallinen paluusuunnitelma: kuka palauttaa vanhan MX:n ja kuinka monessa minuutissa.
Edellisenä päivänä
Edellisen päivän tarkoitus on pienentää kahden alustan välinen ero mahdollisimman pieneksi. Ilman toista siirtokierrosta viimeisten päivien posti puuttuu. Ilman jäädytystä illalla luotu alias on olemassa vain toisella puolella.
- Toinen kopiointikierros (muutokset).
- Aliasten luonnin ja jakelulistojen muutosten jäädytys.
- Sisäinen tukipalvelu nimetty vaihtopäiväksi.
- Lähetystesti kohdealustalta ulkopuoliseen Gmail-postilaatikkoon ja ulkopuoliseen Microsoft-postilaatikkoon.
Vaihtopäivä
Vaihtopäivä arvioidaan ulkoisten todisteiden perusteella, ei sen perusteella, että ”sisäisesti toimii”. Ulkopuolisesta henkilökohtaisesta postilaatikosta lähetetyn viestin on saavuttava uudelle alustalle TTL:n määräämässä ajassa; todellisen lähtevän viestin on läpäistävä SPF, DKIM ja DMARC vastaanottajan päässä.
- MX vaihdettu.
- Ulkoinen testiviesti vastaanotettu uudella alustalla.
- SPF, DKIM ja DMARC hyväksytty todellisella lähtevällä viestillä.
- Monitoimilaitteet, verkkosivusto ja CRM siirretty uuteen SMTP-palvelimeen.
- Käyttäjäotos tavoitettavissa ja pystyy lähettämään.
- Jonoa seurattu koko päivän.
- Henkilö, jolla on oikeus palauttaa vanha MX, on tavoitettavissa koko päivän.
Jälkeen
Siirto ei ole valmis, kun MX on vaihdettu. Se on valmis, kun vain yksi maailma lähettää postia, poikkeamat on käsitelty ja palautusta on kokeiltu kohdealustalla. Lähettämisen sulkeminen vanhalla alustalla estää työntekijää vastaamasta kahdesta paikasta.
- Vanha alusta vain lukutilassa, lähettäminen suljettu.
- Ilmoitetut poikkeamat käsitelty (puuttuva kansio, delegointi), tarvittaessa kohdennettu kolmas kierros.
- Palvelinpuolen säännöt, keskitetyt allekirjoitukset ja delegointioikeudet määritetty uudelleen.
- Mobiililaitteet määritetty uudelleen, vanhat profiilit poistettu, jos ne aiheuttavat kaksoiskappaleita.
- Microsoft-vuokraajaympäristön sulkemispäivä kirjattu, lopullinen vienti arkistoitu tarvittaessa.
- Kohdealustan säilytyssäännöt ja varmuuskopiot tarkistettu testipalautuksella.
- Käsittelytoimien seloste ja sisäinen dokumentaatio päivitetty uuden palvelun ylläpitäjän tiedoilla.
Vaiheittainen menetelmä on sivulla siirto ilman katkoja. Toimenpiteiden yleinen järjestys ja se, mikä ei siirry, ovat sivulla siirtyminen Microsoft 365:stä eurooppalaiseen ratkaisuun.
Usein kysytyt kysymykset
Kenen pitää ylläpitää tätä tarkistuslistaa?
Sisäisen yhteyshenkilön, ja jokaisella rivillä on oltava vastuuhenkilö ja päivämäärä. Palveluntarjoaja voi toteuttaa suuren osan siitä, mutta otoksen, rajausten ja valmistumisen kriteerin hyväksyminen kuuluu yritykselle.
Voiko otoksen ohittaa, jos kopiointityökalu on luotettava?
Ei. Työkalu kopioi, mutta se ei tarkista, ovatko johdon jaettu postilaatikko tai toistuvat tapaamiset siirtyneet oikein. Otos on vaihe, jossa menetelmää voi korjata pienimmin kustannuksin.
Kuinka kauan Microsoft 365 pidetään vaihdon jälkeen?
Niin kauan, että voidaan varmistaa, ettei mikään viestivirta enää käytä sitä ja että poikkeamat on käsitelty, vain lukutilassa. Päätä sulkemispäivä etukäteen ja kirjaa se, jotta et maksa kahdesta alustasta ilman syytä.
Päteekö tämä lista myös Google Workspaceen?
Olennaisilta osin kyllä: inventointi, DNS, kopiointikierrokset, lähettävät sovellukset, paluu. Googlelle ominaiset seikat (tunnisteet, Drive-tiedostojen omistajat, ryhmät) kuvataan sivulla siirtyminen Google Workspacesta.
Klytic
Sähköpostipalvelun siirrossa Klyticiin: maksuttomat neuvot, yhtään sähköpostiviestiä ei katoa, Klyticin toteuttama siirto tarjouksen perusteella. Tilaus ja siirto ovat kaksi eri laskua; tilausten hinnat löytyvät Hinnat-sivulta.
Tämä sivu kuvaa tarkistuslistan. Se ei korvaa vuokraajaympäristösi inventointia eikä palveluntarjoajasi kanssa laadittua kirjallista vaihtosuunnitelmaa.
Lähteet
Tarkistettu lokakuussa 2026.
