Siirtyminen
Siirtyminen Google Workspacesta on sähköpostin ja tiedostojen osalta usein yksinkertaisempaa kuin siirtyminen Microsoft 365:stä, ja vaikeampaa kaiken Googlelle ominaisen osalta: Chat, Sites, skripteihin liitetyt Forms-lomakkeet, hyvin avoimet jaot. Projektia arvioidaan tämän jälkimmäisen luettelon perusteella.
Gmailissa viesti on olemassa vain kerran, ja sillä on nolla, yksi tai useampi tunniste. IMAP:n kautta katsottuna jokaisesta tunnisteesta tulee kansio, ja sama viesti näkyy jokaisessa niistä. Lisäksi on erikoiskansioita, kuten ”Kaikki viestit”, joka sisältää kaiken, myös arkistoidut viestit, joilla ei ole yhtään tunnistetta. Näiden erikoiskansioiden nimet riippuvat tilin kielestä.
Kaksi vastakkaista virhettä on siis vaanimassa. Kaikkien kansioiden kopioiminen, ”Kaikki viestit” mukaan lukien, moninkertaistaa kaksoiskappaleet. Pelkkien tunnisteiden kopioiminen unohtaa arkistoidut viestit, joita jotkin työntekijät käyttävät ainoana järjestelytapanaan. Sääntö valitaan ennen ensimmäistä kopiointia: esimerkiksi yksi kansio tunnistetta kohden ja yksi palautuskansio viesteille, joilla ei ole tunnistetta. Kansiot ”Tärkeä”, ”Roskaposti” ja ”Roskakori” jätetään yleensä pois. Kun sääntö on päätetty, sitä sovelletaan kaikkiin postilaatikoihin, myös toiseen ajokertaan.
Driveen tallennettu Word-asiakirja pysyy Word-tiedostona ja kopioidaan sellaisenaan. Google Doc, Sheet tai Slides on olemassa vain Googlessa: se on muunnettava toimistoformaattiin, jotta sen voi viedä ulos. Muunnos säilyttää tekstin ja datan. Se menettää tai heikentää versiohistorian, osan muotoilusta sekä Sheetsin toiminnot, jotka hakevat tietoja muista työkirjoista tai Googlen palveluista. Asiakirjaan liitetyt skriptit eivät siirry mukana.
Tiimin, joka kirjoittaa Docsissa yhdessä koko päivän, on testattava kohteen editoria kaksi viikkoa omilla asiakirjoillaan ennen vaihtoa. Jos testi epäonnistuu, Google Workspaceen jääminen on rationaalinen päätös. Sivu Google Workspace vai suvereeni ratkaisu on tätä valintaa varten, ja katsaus eurooppalaisiin vaihtoehtoihin Google Workspacelle auttaa valitsemaan kohteen.
Kuvitellaan 25 hengen tilitoimisto. Sähköposti ja kalenteri siirtyvät ilman yllätyksiä. Drivessa sen sijaan on linkillä asiakkaiden kanssa jaettuja Sheets-taulukoita, joihin asiakkaat syöttävät tositteensa kuukausittain, sekä skriptiin liitetty keruulomake. Näiden osien siirtäminen ei ole kopiointia: se on asiakkaiden kanssa asioinnin tavan uudistamista. Toimiston kannattaa ehdottomasti käsitellä sitä erillisenä hankkeena omine aikatauluineen sen sijaan, että se huomataan vasta vaihtopäivänä.
Kopioinnin aikana työntekijät jatkavat kirjoittamista Gmailissa. Toinen ajokerta juuri ennen MX:n vaihtoa kuroo erotuksen kiinni. Ilman tätä ajokertaa viimeiset päivät puuttuvat. Yleinen menetelmä on sama kuin sähköpostipalvelun siirrossa ilman katkoja.
TTL lasketaan etukäteen, koska DNS-palvelimet säilyttävät vanhan vastauksen vanhan elinajan päättymiseen asti. Vaihdon jälkeen Google pitää itseään edelleen verkkotunnuksen vastuullisena: työntekijä, joka kirjoittaa kollegalle Gmailista, saa viestinsä toimitetuksi Googlen sisällä uuden MX:n ohi. Siksi vaihe 7 sulkee lähetyksen, ei pelkästään vastaanottoa.
Drive-tiedoston omistaja on henkilö. Jos hän on lähtenyt yrityksestä ilman omistajuuden siirtoa, tiedosto on vaikeampi siirtää. Tee tämä siirto ennen kopiointia. Hallintakonsoli mahdollistaa sen; tärkeää on tehdä se ennen tilin poistamista, muuten tiedostot, joiden omistaja tili oli, katoavat sen mukana. Jaetut Drivet puolestaan kuuluvat organisaatiolle eivätkä henkilölle: ne siirretään tiimeittäin.
Tiedosto, joka näkyy kohdassa ”Jaettu kanssani”, ei kuulu käyttäjälle, joka sen näkee. Postilaatikko kerrallaan kopioitaessa se siirretään vain kerran, omistajansa tililtä. Jos se kuuluu asiakkaalle tai ulkoiselle kumppanille, sitä ei siirretä lainkaan: se on normaalia, mutta se on hyvä tietää.
Google-ryhmiä käytetään usein jakelulistoina ja käyttöoikeuslistoina. Vie ne. Luo ne uudelleen kohteeseen. Älä oleta, että kahdenkymmenen hengen ryhmä ”syntyy itsestään uudelleen”. Sama ryhmä voi sekä vastaanottaa myyntiosoitteen postin että antaa pääsyn jaettuun Driveen: nämä kaksi roolia luodaan uudelleen erikseen.
Verkkotunnuksen todennus (SPF, DKIM, DMARC) tehdään uudelleen MX:n vaihtopäivänä. Unohtunut DMARC näkyy kirjeenvaihtajien hylkäämänä postina, vaikka lähetys ”toimii” sisäisissä testeissä. Syy on yksinkertainen: DMARC edellyttää, että viesti on todennettu SPF:llä tai DKIM:llä verkkotunnuksesi nimissä. Kohteen tietueet voidaan julkaista ennen vaihtopäivää (yksi SPF-tietue, joka sallii molemmat alustat siirtymäaikana, DKIM-avain uudella valitsimella); MX:n vaihtopäivänä tulos tarkistetaan todellisella ulospäin lähetetyllä viestillä.
Työasemien ja laitteiden puolella kaksi tapausta vaatii huomiota. Androidissa yrityksen Google-tili on usein puhelimen päätili: lisätään uusi tili, tarkistetaan sähköposti, kalenteri ja yhteystiedot ja poistetaan sitten vanha. Työntekijöiden, jotka käyttivät Outlookia Googlen synkronointityökalulla Googleen yhdistettynä, on luotava uusi Outlook-profiili vanhan muokkaamisen sijaan.
Rivikohtaiset yksityiskohdat ovat siirron tarkistuslistassa, jonka useimmat kohdat pätevät myös Googleen.
Kyllä, useimmissa kopiointityökaluissa tunnisteesta tulee kansio. Viesti, jolla on useita tunnisteita, joko kopioidaan jokaiseen kansioon tai sijoitetaan vain yhteen valitun säännön mukaan. Tämä valinta tehdään ennen ensimmäistä kopiointia ja tarkistetaan viiden postilaatikon otoksella.
Ei. Tämä formaatti on olemassa vain Googlen sisällä. Ulos vietäessä jokaisesta asiakirjasta tulee toimistotiedosto, jota voi muokata kohteen editorissa. Teksti ja data siirtyvät; versiohistoria ja keskeneräiset kommentit eivät aina siirry.
Googlen linkit lakkaavat toimimasta, kun tili tai Drive suljetaan. Jaot on luotava uudelleen kohteeseen ja asianomaisille asiakkaille on ilmoitettava. Samalla on tilaisuus sulkea ne jaot ”kaikille, joilla on linkki”, joille ei enää ole perustetta.
Ei. Pidä Google lukutilassa tarkistuksen ajan ja vie sitten säilytettävä aineisto ennen sulkemista. Liian aikainen irtisanominen estää myöhemmin havaitun poikkeaman korjaamisen. Tämän jakson kustannukset otetaan huomioon budjetissa, kuten sivulla paljonko siirto maksaa selitetään.
Klytic ottaa sähköpostin vastaan ylläpitämäänsä Zimbra-sähköpostipalveluun, joka hostataan sen sähköpostiarkkitehtuurissa, omassa erillisessä instanssissa tai asiakkaan tiloissa, ja tiedostot asiakkaan omaan Nextcloud-instanssiin. Google Docs -asiakirjoista tulee tiedostoja. Niitä voi siellä jakaa, muokata verkossa yksin tai yhdessä ja tarkastella niiden versiohistoriaa. Se ei ole Googlen editori. Sähköpostin siirtoon liittyvä neuvonta on maksutonta. Klytic takaa, ettei yhtään sähköpostia katoa. Klyticin toteuttama kopiointi hinnoitellaan tarjouksella postilaatikoiden ja datamäärien inventaarion jälkeen.
Sähköpostipalvelua voi käyttää verkossa, sähköpostiohjelmilla, mobiililaitteilla sekä EAS- ja EWS-yhteyksillä. Palveluja voi ostaa erikseen: voi siirtää pelkän sähköpostin tai pelkät tiedostot. Tilaukset ovat sivulla Hinnat, erillään siirron tarjouksesta.
Tämä sivu kuvaa menetelmän. Se ei lupaa Googlelle ominaisten palvelujen siirtämistä.
Tarkistettu lokakuussa 2026.
Maksutonta neuvontaa, yksikään sähköposti ei katoa. Klyticin tekemästä siirrosta annetaan tarjous kartoituksen jälkeen.
Tervetuliaistarjous
Sitoumukseton kokeilu. Asiantuntijamme soittaa sinulle kartoittaakseen tarpeesi ja valmistellakseen Klytic-ympäristösi.
