Mitä saatte
Yhteisiin osoitteisiin on kolme ratkaisua. Ulkoa katsoen ne näyttävät samanlaisilta; ne eivät toimi samalla tavalla.
Alias: toinen osoite, joka ohjautuu olemassa olevaan postilaatikkoon. Jakelulista: osoite, joka jakaa kopion useaan postilaatikkoon. Jaettu postilaatikko: yhteinen postilaatikko omalla osoitteellaan, jonka useat henkilöt avaavat omalla tilillään heille annettujen oikeuksien mukaan.
| Tarve | Ratkaisu | Esimerkki |
|---|
| Vain yksi henkilö käsittelee osoitetta | Alias | johto@, joka ohjautuu toimitusjohtajalle |
| Jokaisen on saatava oma kopionsa | Jakelulista | myyntitiimi@ kaikkien myyjien tiedottamiseen |
| Tiimi käsittelee viestit, ja jokaisen on nähtävä, mitä on tehty | Jaettu postilaatikko | info@, laskut@, kirjanpidon postilaatikko |
Käytännön sääntö: jos kaksi henkilöä voi vastata samalle asiakkaalle tietämättä toisistaan, tarvitaan jaettu postilaatikko eikä lista. Jaetussa postilaatikossa luettu, luokiteltu tai käsitelty viesti on sitä kaikille.
Kuka voi tehdä sen
- Tilinne pääkäyttäjä hallintakonsolissa: postilaatikoiden, aliasten ja listojen luonti, verkkotunnusten valinta, oikeudet jaettuihin postilaatikoihin, kiintiöt.
- Kukin käyttäjä verkkosähköpostissaan: omat automaattivastaukset, suodattimet sekä omien kansioiden ja kalenterien jakaminen kollegoille.
- Klyticin tuki: verkkotunnuksen lisääminen, sen SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet sekä konsolin ulkopuolelle menevät pyynnöt, kuten isännöintitavan muutos.
Käyttäjä ei luo itselleen aliasta eikä postilaatikkoa, ellei pääkäyttäjä ole nimenomaisesti delegoinut tätä. Sääntö estää osoitteet, joita kukaan ei valvo.
Jaetun postilaatikon käyttöönotto
- Luo postilaatikko. Pääkäyttäjä luo postilaatikon yhteisellä osoitteella, esimerkiksi laskut@. Se on täysivaltainen postilaatikko omalla tallennustilallaan.
- Anna oikeudet henkilö kerrallaan. Kullekin työntekijälle pääkäyttäjä valitsee tason: vain luku; sisällön hallinta (luku, luokittelu, kansioiden luonti, poisto); tai hallinnointi, eli myös muiden oikeuksien hallinta tähän postilaatikkoon. Varatkaa viimeinen taso yksikön vastuuhenkilölle.
- Määritä lähetys. Oikeuksia on kaksi erillistä. ”Lähetä nimissä”: vastaanottaja näkee vain jaetun postilaatikon osoitteen. ”Lähetä puolesta”: hän näkee postilaatikon ja kirjoittajan nimen. Osoitteelle laskut@ ensimmäinen on yleensä parempi; osakkaan puolesta kirjoittavalle assistentille jälkimmäinen on läpinäkyvämpi.
- Tarkista työasemilla. Valtuutetut henkilöt näkevät jaetun postilaatikon verkkosähköpostissaan oman postilaatikkonsa vieressä. Näkymä voi poiketa Outlookissa ja puhelimessa: testatkaa jokaisella laitetyypillä ennen kuin ilmoitatte koko tiimille.
Älkää koskaan kertoko jaetun postilaatikon salasanaa. Kukin avaa sen omalla tilillään: henkilön lähtiessä riittää oikeuden poistaminen, ja jokainen toimenpide pysyy jonkun nimissä.
Useita verkkotunnuksia samassa konsolissa
Konserni, jolla on yhteinen ylläpito, voi koota kaikki verkkotunnuksensa yhteen hallintakonsoliin: konserni.fi, ketju-a.fi, tytaryhtio-b.com. Kullakin verkkotunnuksella on omat osoitteensa sekä omat SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueensa.
Kahdelle yhtiölle työskentelevällä henkilöllä on kaksi vaihtoehtoa. Joko postilaatikko kummassakin verkkotunnuksessa, jos toiminnot on pidettävä erillään. Tai yksi postilaatikko ja alias toisessa verkkotunnuksessa, jos kaikki on käsiteltävä samassa paikassa. Jälkimmäisessä tapauksessa tarkistakaa, että vastaukseen valittu osoite on oikean yhtiön.
Kertokaa Klyticille käyttöönoton yhteydessä, pitääkö yhtiöiden näkyä toisilleen yrityksen osoitekirjassa vai pysyä erillään.
Yksiköiden erottaminen
Erottelutasoja on kolme kevyimmästä vahvimpaan.
- Erilliset verkkotunnukset samalla alustalla: osoitteet ovat erillään, mutta yksi pääkäyttäjä tai yksi tiimi hallinnoi kokonaisuutta.
- Yhteen verkkotunnukseen rajatut hallintaoikeudet: alusta tuntee tämän periaatteen, jonka avulla tytäryhtiön vastuuhenkilö voi hallita oman verkkotunnuksensa postilaatikoita näkemättä muiden postilaatikoita. Sen käyttöönotosta päätetään Klyticin kanssa isännöintitapanne mukaan; älkää pitäkö sitä varmana ennen kirjallista vahvistusta.
- Oma instanssi tai palvelin kullekin yksikölle: kun pääkäyttäjät eivät saa nähdä toisiaan lainkaan tai kun yhtiö voidaan myydä huomenna, tämä on oikea taso. Se toteutetaan tarjouksen perusteella.
Päättely on sama asiakirjoille: katso useita yhtiöitä Klytic Docsissa.
Kalenterit, kokoustilat ja yrityksen osoitekirja
Kalenterit ja osoitekirja ovat postilaatikoista erillisiä jaettuja kohteita. Klytic Mail sisältää henkilökohtaiset ja jaetut kalenterit, vapaiden aikojen tarkastelun, kokoustilojen varaamisen ja yrityksen yhteisen osoitekirjan. Pääsy jaettuun postilaatikkoon ei välttämättä anna pääsyä sen kalenteriin: kullakin kohteella on omat oikeutensa. Johtajan kalenteria hoitavalle assistentille määrittäkää molemmat.
Palvelun rajoitukset
- Klytic ei lupaa ”tytäryhtiökohtaista” delegointia pidemmälle kuin tilillenne on vahvistettu.
- Olemassa olevan rakenteen (toisen sähköpostijärjestelmän aliakset, listat, jaetut postilaatikot) siirto kuuluu migraatioon, joka toteutetaan tarjouksen perusteella.
- Sähköpostijärjestelmältä yleisesti vaadittavat toiminnot kuvataan oppaassa mitä yrityksen sähköpostipalvelun on tehtävä.
Usein kysyttyä
Voiko käyttäjä luoda aliaksen itse?
Ei, tilin pääkäyttäjä luo sen konsolissa. Käyttäjä voi sen sijaan jakaa omia kansioitaan ja kalenterejaan.
Mitä lähtevän työntekijän osoitteelle tapahtuu?
Se voi pysyä aktiivisena, muuttua aliakseksi tai se voidaan sulkea automaattivastauksella. Katso lähtevän työntekijän postilaatikko.
Voiko kaksi tytäryhtiötä eristää täysin?
Kyllä, omalla instanssilla tai palvelimella kullekin yksikölle. Vaihtoehdot kuvataan sivulla hosting ja suvereniteetti.
Katoaako jaetusta postilaatikosta poistettu viesti?
Ei. Sen voi ensin palauttaa palautuskorista maksutta. Sen jälkeen tuki palauttaa sen viimeisten 30 päivän varmuuskopioista, hintaan sisältyvänä tai laskutettavana toimenpiteenä syystä riippuen. Katso viestin tai postilaatikon palauttaminen.
