Miten listaa luetaan
Kukin rivi kuvaa toiminnon ja sitten arjen vian, jonka se estää. Jos rivi ei vastaa mitään kokemaanne tilannetta, se ei kuulu vaatimusmäärittelyynne. Jos se vastaa, pyytäkää palveluntarjoajaa näyttämään se testipostilaatikolla eikä vain rastittamaan sitä esitteessä.
Pk-yritykselle todella toissijaiset toiminnot on koottu loppuun. Ne eivät ole hyödyttömiä: ne vastaavat tiettyyn riskiin, jota kaikilla ei ole.
1. Identiteetti: osoitteet, jotka kuuluvat teille
- Verkkotunnus nimissänne. Osoitteenne päättyvät verkkotunnukseenne, ja verkkotunnus on rekisteröity nimiinne. Estetty vika: palveluntarjoaja, joka hallitsee verkkotunnusta, hallitsee myös postianne sinä päivänä, kun haluatte lähteä.
- Aliakset. Toinen osoite, joka ohjautuu olemassa olevaan postilaatikkoon: etunimi.sukunimi@ ja nimikirjaimet@ tai nimeään vaihtaneen työntekijän vanha osoite. Estetty vika: viesti hylätään, koska asiakkaan kirjoittamaa osoitetta ei enää ole.
- Useita verkkotunnuksia. Konserni, jolla on useita tuotemerkkejä tai yhtiöitä, hallinnoi kaikkia verkkotunnuksiaan samassa paikassa, kutakin omine osoitteineen. Estetty vika: kaksi hallinnoitavaa sähköpostijärjestelmää, kaksi lähtömenettelyä, kaksi laskua.
2. Käyttö: mitä tiimit tekevät joka päivä
- Jaetut postilaatikot delegoinnilla. Yhteinen postilaatikko, info@ tai laskut@, jota useat henkilöt lukevat erillisin oikeuksin: luku, vastaaminen, hallinta. Estetty vika: yhteisen postilaatikon salasana kiertää toimistosta toiseen ja jää lähteneiden tietoon.
- Lähettäminen toisen nimissä. Assistentti kirjoittaa osakkaan ”puolesta” tai yksikön postilaatikon ”nimissä”. Estetty vika: asiakas saa vastauksen, jonka on allekirjoittanut hänelle tuntematon nimi.
- Jakelulistat. Osoite, joka jakaa viestin useaan postilaatikkoon. Estetty vika: ”tiimille” osoitettu viesti tavoittaa vain puolet tiimistä.
- Synkronoidut kalenterit ja yhteystiedot. Jaetut kalenterit, kollegoiden vapaat ajat, kokoustilat, yrityksen osoitekirja verkkosähköpostissa, Outlookissa ja puhelimessa. IMAP siirtää vain postia; kalenterit ja yhteystiedot kulkevat muilla protokollilla, kuten Exchange ActiveSyncillä. Estetty vika: puhelimella sovittu tapaaminen ei näy Outlookissa.
- Poissaoloviesti. Käyttäjän asettama, ja pääkäyttäjän, kun käyttäjä ei enää voi. Estetty vika: asiakas jää ilman vastausta kolmen viikon sairausloman ajaksi.
- Käytössä olevat työkalut. Selain, Outlook Windowsille, Outlook Macille, iPhone, Android. Pyytäkää esittely jokaisella erikseen. Estetty vika: siirron jälkeen huomataan, että Mac-koneita käyttävä johto on menettänyt kalenterinsa.
3. Perustietoturva
- SPF, DKIM ja DMARC määritetty verkkotunnuksellenne. Nämä kolme tietuetta kertovat, kenellä on oikeus lähettää nimissänne, ja mahdollistavat sen tarkistamisen, ettei viestiä ole muutettu. Estetty vika: laskunne päätyvät asiakkaidenne roskapostiin. Niiden toiminta selitetään oppaassa SPF, DKIM ja DMARC.
- Kaksivaiheinen tunnistautuminen. Estetty vika: tietojenkalastelulla varastettu salasana riittää postilaatikon avaamiseen ja väärien tilinumeroiden lähettämiseen asiakkaillenne.
- Yhteyksien salaus. Verkkosähköposti, sovellukset ja synkronointi kulkevat salattuja yhteyksiä pitkin. Estetty vika: salasana luetaan hotellin Wi-Fi-verkosta.
- Laitteen etäpyyhintä. Estetty vika: kadonneessa puhelimessa on kolmen vuoden posti luettavissa.
- Saapuvan postin suodatus. Vähintään roskaposti- ja virustorjunta. Toimitusjohtajahuijaus ja haitalliset linkit vaativat korkeampaa tasoa, jota kaikki paketit eivät sisällä. Yksityiskohdat ovat osiossa Sähköpostin tietoturva.
4. Palautuminen virheen jälkeen
- Käyttäjän poistaman viestin palautus. Palautuskansio tyhjennetyn roskakorin lisäksi. Estetty vika: tukipyyntö jokaisesta virheellisestä toiminnosta.
- Palvelimesta riippumaton varmuuskopio. Kopiot alustan ulkopuolella, joihin poisto tai kiristyshaittaohjelma ei ulotu. Estetty vika: poisto, joka kopioituu kaikkiin replikoihin.
- Kuvattu palautusmenettely. Kuka sen käynnistää, mihin päivään asti, viestille, kansiolle tai postilaatikolle. Estetty vika: häiriön aikana selviää, että varmuuskopio on olemassa mutta kukaan ei osaa palauttaa sitä.
Roskakorin, varmuuskopion ja alustan varajärjestelmän eroja käsitellään oppaassa sähköpostin varmuuskopiointi, poistot ja jatkuvuus.
5. Irtautuminen
Sähköpostipalvelu, josta ei voi lähteä, on hallinnassa vain näennäisesti. Vakioprotokollat ovat paras vakuutus. Esimerkiksi IMAP antaa pääsyn palvelimen viesteihin ja kansioihin, CalDAV kalentereihin iCalendar-muodossa ja CardDAV yhteystietoihin vCard-muodossa. Palvelu, joka tarjoaa ne tai vastaavan täydellisen viennin, mahdollistaa historian siirtämisen toiselle ylläpitäjälle.
Kysykää myös viennin aikataulua, säilytysaikaa irtisanomisen jälkeen ja poistomenettelyä. Estetty vika: kymmenen vuoden historia on enää olemassa vain verkkosähköpostissa palveluntarjoajalla, jolta olette lähdössä.
Mikä on monelle pk-yritykselle toissijaista
Nämä toiminnot vastaavat tiettyyn riskiin. Ottakaa ne, jos teillä on tämä riski, ei siksi, että ne esiintyvät vertailussa.
| Toiminto | Hyödyllinen, kun |
|---|
| Omistettu IP-osoite | Lähetätte paljon, tai lähetysmaineenne ei saa riippua alustan muista asiakkaista. |
| Mukautettu isäntänimi | Haluatte, että palvelimet, verkkosähköposti tai työasemien asetukset kantavat teidän nimeänne eikä palveluntarjoajan. |
| Lakisääteinen arkistointi | Velvoite, oikeusriita tai tilaaja edellyttää viestien pitkäaikaista säilytystä poistojen ulottumattomissa. |
| S/MIME-allekirjoitus ja -salaus | Tietyt viestit on allekirjoitettava, tai niiden on pysyttävä lukukelvottomina kaikille välikäsille, myös ylläpitäjälle. |
| Integroitu videoneuvottelu | Teillä ei vielä ole kokoustyökalua, tai haluatte sen olevan saman ylläpitäjän luona. |
Itse säilytysaika ei ole sähköpostin toiminto: se on politiikka. Opas tärkeiden asiakirjojen säilytys ja arkistointipolitiikka antaa menetelmän.
Usein kysyttyä
Pitääkö yrityssähköpostiin sisältyä kalenteri ja yhteystiedot?
Tiimille kyllä. Tapaamiset, kokoustilat ja yrityksen osoitekirja kuuluvat postin yhteyteen. Tarkistakaa niiden synkronointi jokaisella laitetyypillä.
Riittääkö IMAP?
Postin lukemiseen ja luokitteluun usein. Ei jaettuihin kalentereihin ja yhteystietoihin. Ero kuvataan oppaassa eurooppalaisen yrityssähköpostin valinta.
Onko lakisääteinen arkistointi pakollista?
Kaikille yrityksille yhteistä sääntöä ei ole. Se tulee tarpeelliseksi, kun velvoite tai riitariski edellyttää viestinvaihdon todistamista. Katso viestien arkistointi.
Miten yhteisiä osoitteita hallitaan?
Aliaksella, listalla tai jaetulla postilaatikolla tarpeen mukaan. Valinta ja asetukset Klytic Mailissa kuvataan ohjeessa jaetut postilaatikot, aliakset ja useat yhtiöt.
Klyticin asema
Klytic Mailista on kaksi tasoa, Standard ja Pro, joissa on samat toiminnot: vain tallennustila muuttuu, 5 Gt tai 15 Gt postilaatikkoa kohden, ja sitä voi laajentaa pyynnöstä. Tasoja voi yhdistää samassa organisaatiossa.
| Kokonaisuus | Sisältyy Standard- ja Pro-tasoihin | Lisäpalveluna tai tarjouksen perusteella |
|---|
| Identiteetti | Osoitteet verkkotunnuksessanne, aliakset, useita verkkotunnuksia yhdessä hallintakonsolissa, mukautettu isäntänimi | Omistettu IP-osoite (lisäpalvelu) |
| Käyttö | Verkkosähköposti, jakelulistat, jaetut kansiot, delegointi, kalenterit ja yhteystiedot, yhteinen osoitekirja, tehtävät, automaattivastaukset, chat; Exchange ActiveSync ja EWS, Outlook Windowsille | Outlook for Mac -liitäntä, videochat ja verkkokokoukset (lisäpalvelut) |
| Tietoturva | Roskaposti- ja virustorjunta, SPF, DKIM ja DMARC, kaksivaiheinen tunnistautuminen, laitteen etäpyyhintä | S/MIME, varmenne tarjouksen perusteella (lisäpalvelu) |
| Palautuminen | Palautuskori, tunneittainen salattu varmuuskopio 30 päivän säilytyksellä, tuen tekemä palautus palvelun toimintahäiriön, työntekijän tahallisen poiston tai lähdön yhteydessä liian aikaisin poistetun postilaatikon (3 pyyntöä kuukaudessa) tai suojatuista työasemista huolimatta tapahtuneen hyökkäyksen yhteydessä | Lakisääteinen arkistointi (lisäpalvelu); palautus vahingossa tehdyn poiston tai virheellisen toiminnon jälkeen tai puutteellisesti suojatuilla työasemilla (maksullinen tukipyyntö) |
| Infrastruktuuri | Isännöinti Klyticin jaetussa arkkitehtuurissa | Laajennukset ja omistettu palvelin (tarjouksen perusteella) |
Irtautumisessa Klytic tukeutuu avoimiin standardeihin, kuten IMAP, CalDAV ja CardDAV, ja auttaa tietojen talteenotossa ennen niiden poistamista pyynnöstä. Migraatio toisesta sähköpostijärjestelmästä toteutetaan tarjouksen perusteella; sen valmisteluun liittyvät neuvot ovat maksuttomia. Hinnat ovat sivulla Hinnat, tarjouksen yksityiskohdat sivulla Klytic Mail.
Mitä tarjous ei väitä: toistavansa kaikkia Microsoft 365:n tai Google Workspacen toimintoja. Edistynyt suodatus toimitusjohtajahuijausta vastaan kuuluu Klytic MTA:lle, jota kuvataan osiossa Sähköpostin tietoturva.
Tämä sivu tarjoaa yleisen tarkistuslistan. Se ei korvaa kokeilua omilla postilaatikoillanne.
Lähteet
Tarkistettu lokakuussa 2026.
- Klytic, Sähköposti: Standard- ja Pro-tasojen sisältämät toiminnot, lisäpalvelut ja tarjouksen perusteella toteutettavat osat. klytic.com
- Klytic, usein kysytyt kysymykset: tietojen talteenotto avoimin standardein (IMAP, CalDAV, CardDAV). klytic.com
- RFC 9051, IMAP4rev2: protokolla, jonka avulla asiakasohjelma voi käyttää ja käsitellä palvelimen viestejä. ietf.org
- RFC 4791, CalDAV: kalenterien käyttö, hallinta ja jakaminen iCalendar-muodossa. ietf.org
- RFC 6352, CardDAV: yhteystietojen käyttö, hallinta ja jakaminen vCard-muodossa. ietf.org
