Domů›Příručky›Dokumenty a správa dokumentů (DMS)
Dokumenty a správa dokumentů (DMS) · Pochopit
Doba uchovávání dokumentu se odvíjí od povinnosti, která se k němu váže, a od toho, k čemu ho používáte, ne od velikosti disku. Archivační politika říká, co uchovávat, jak dlouho, kde, v jaké podobě, kdo k tomu má ještě přístup a co se s tím nakonec stane. Je nezbytná, jakmile firma uchovává účetní doklady, smlouvy nebo osobní spisy zaměstnanců, tedy téměř vždy.
Tato tři slova se často zaměňují. Neodpovídají na stejnou otázku.
| Otázka | Typická doba | |
|---|---|---|
| Zálohování | Vrátit se zpět po incidentu | Dny nebo týdny |
| Archivace | Uchovat dokument, který už se denně nepoužívá, neporušený a dostupný | Doba povinnosti nebo použití |
| Uchovávání | Jak dlouho dokument musí nebo smí existovat | Stanovená právním předpisem, smlouvou nebo interním rozhodnutím |
U osobních údajů popisuje CNIL tři fáze. Aktivní databáze, dokud údaj slouží účelu, pro který byl shromážděn. Průběžná archivace, když už tomuto účelu neslouží, ale zůstává užitečný, například pro soudní spor nebo zákonnou povinnost: je pak oddělen a příležitostně do něj nahlížejí oprávněné osoby. A nakonec trvalá archivace pro některé informace uchovávané kvůli jejich hodnotě. Toto členění se dobře hodí na všechny dokumenty.
Zálohování má vlastní příručku: verzování, replikace a zálohování. Třicetidenní záloha není archivace.
Politika se vejde na několik stránek. Pro každou skupinu dokumentů odpovídá na sedm otázek:
Vše začíná soupisem. Bez něj je politika jen heslo: stanoví doby pro dokumenty, o nichž nikdo neví, kde jsou.
Ve Francii stanoví několik dob zákon. Oficiální web Service Public Entreprendre je shromažďuje i s odkazy na předpisy. Zde je několik z nich, patřících pro firmy k nejčastějším:
| Dokument | Doba | Počátek běhu | Citovaný předpis |
|---|---|---|---|
| Účetní knihy a registry | 10 let | Uzavření účetního období | Code de commerce, art. L123-22 |
| Podpůrné doklady (objednávky, dodací listy, faktury) | 10 let | Uzavření účetního období | Code de commerce, art. L123-22 |
| Daňové dokumenty (obecné pravidlo) | 6 let | Poslední uvedená operace nebo datum vyhotovení | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Smlouvy a obchodní korespondence | 5 let | Podle příslušné promčecí lhůty | Code de commerce, art. L110-1 à L110-4 |
| Kopie výplatní pásky (zaměstnavatel) | 5 let | Informační list neuvádí | Code du travail, art. L3243-1 à L3243-5 |
| Jednotný registr zaměstnanců | 5 let | Odchod zaměstnance | Code du travail, art. R1221-26 |
Tři poznámky. Na tentýž dokument se může vztahovat více dob: faktura je zároveň účetním dokladem i daňovým dokumentem. Daňová lhůta se v případě skryté činnosti prodlužuje na deset let. A tato tabulka platí jen pro Francii: odvětví (zdravotnictví, bankovnictví, pojišťovnictví) a země čtenáře doby mění. Neexistuje jednotný přehled platný pro všechny firmy.
Dokument, který obsahuje osobní údaje, se neuchovává neomezeně. GDPR ukládá omezenou dobu, kterou správce určí podle účelu, jak připomíná CNIL.
Pro oblast lidských zdrojů zveřejnila CNIL v dubnu 2026 referenční rámec dob uchovávání, uspořádaný podle činností: nábor, personální administrativa, odměňování, pracovní úrazy, oznamování protiprávního jednání. Tento rámec je tzv. soft law: jeho dodržování není povinné. Některé doby, které přebírá, jsou však stanoveny právními předpisy a zaměstnavatel se od nich nemůže odchýlit. Na jedno zpracování se může vztahovat více dob.
V praxi potřebuje personální spis uložený ve správě dokumentů (DMS) dvě pravidla: kdo ho smí otevřít po odchodu zaměstnance a kdy se vymaže. Uchovávat „pro jistotu“ není pravidlo.
Uchovávat soubor deset let nemá smysl, pokud ho nikdo nedokáže otevřít. Záleží na místě i na formátu:
Právní hodnota digitální kopie papírového originálu se řídí zvláštními pravidly. Před skartací originálů si je ověřte se svým účetním nebo poradcem.
Hypotetický případ. Firma se čtyřiceti lidmi svolá svou účetní, personální manažerku a ředitele. Za půl dne sepiší šest skupin dokumentů.
Faktury od dodavatelů procházejí schvalovacím procesem a pak se zařazují podle roku; uchovávají se deset let po uzavření účetního období. Smlouvy se zákazníky se řadí podle zákazníka a uchovávají se pět let po jejich skončení. Osobní spisy zaměstnanců jsou ve složce s omezeným přístupem; jejich doby se řídí referenčním rámcem CNIL, ověřeným u každého dokumentu. Koncepty a pracovní dokumenty žádnou politiku nemají: vznikají a mizí spolu s projekty.
Každý rok v únoru účetní určí složky, jejichž doba uplynula, nechá schválit jejich skartaci a rozhodnutí zaznamená. Politika se vejde na dvě stránky.
U dokumentů bez osobních údajů je to možné, ale nákladné a nepřehledné. U osobních údajů ne: doba musí být omezena účelem.
Ne. Slouží k návratu zpět po incidentu. Viz verzování, replikace a zálohování.
Je to samostatné téma s vlastními nástroji. Viz archivace zpráv.
Díky stálému třídění a štítkům přidávaným při uložení. Viz najít, označit štítkem a poslat dokument dál.
Otázku místa a provozovatele rozebírá článek co je suverénní cloud?
Klytic Docs uchovává složky, verze a štítky ve vyhrazené instanci zákazníka tak dlouho, dokud je tam zákazník ponechá. Schvalovací procesy dokument po schválení zařadí a uchovají, jako fakturu od dodavatele ve zveřejněném příkladu. Práva podle skupin umožňují omezit přístup ke složce s archivy. Vaše data lze kdykoli exportovat ve standardních formátech a zůstávají exportovatelná třicet dní po skončení smlouvy, než jsou smazána.
Dvě věci se nesmí zaměňovat. Záloha Klytic trvá třicet dní: chrání před incidentem, nejde o desetiletou archivaci. Právně vyhovující archivace ohlášená pro Klytic Mail je volitelnou funkcí e-mailu: z Klytic Docs nedělá systém právně průkazné archivace.
Samotná politika (skupiny, doby, skartace) zůstává rozhodnutím firmy, které uplatňují její administrátoři. Hosting je možný v jakékoli geografické zóně odpovídající rozhodné jurisdikci, s výhradou dostupnosti služeb, zejména v Evropě nebo na Mauriciu, nebo na serverech zákazníka. Klytic není nabídka s kvalifikací SecNumCloud.
Tato stránka popisuje obecný rámec. Nenahrazuje stanovisko vašeho účetního nebo poradce.
Právní stav k 11. říjnu 2026. Uvedené doby vycházejí z francouzského práva, jak je uvádí oficiální web Service Public Entreprendre, který odkazuje mimo jiné na článek L123-22 Code de commerce a článek L102 B Livre des procédures fiscales. Liší se podle země, odvětví a povahy dokumentu.
Konzultováno v říjnu 2026.
Složky, práva a štítky: pojďme probrat, jak uložit vaše archivy v Klytic Docs.
Uvítací nabídka
Zkušební nabídka bez závazků. Náš poradce vám zavolá, aby poznal vaše potřeby a připravil vaše prostředí Klytic.
