Trzy czynności, które zespoły mylą
| Czynność | Kto | Okres | Do czego służy | Czego nie zapewnia |
|---|
| Przeniesienie do folderu | Użytkownik | Dopóki użytkownik zachowuje wiadomość | Porządkowanie, odnajdywanie | Ochrony przed usunięciem |
| Folder elementów usuniętych | Użytkownik | Krótki | Odzyskanie wiadomości usuniętej przez pomyłkę | Długotrwałego przechowywania |
| Archiwizacja zgodna z przepisami (opcja) | Ustalana z Klytic | Zgodnie z zakresem określonym w wycenie | Przechowywanie wiadomości, aby móc je przedstawić | Nie zastępuje kopii zapasowej służącej do przywracania |
Porządkowanie: organizacja skrzynki
Wiadomość przeniesiona do folderu „Klienci 2025” pozostaje w skrzynce. Wlicza się do przestrzeni dyskowej skrzynki: 5 GB w pakiecie Standard, 15 GB w pakiecie Pro, z możliwością rozszerzenia na życzenie. Można ją znaleźć przez wyszukiwanie, przenieść, a użytkownik może ją usunąć.
- Proszę porządkować wiadomości według klientów, spraw lub lat, za pomocą folderów i filtrów, które automatycznie sortują pocztę przychodzącą.
- W przypadku zespołu lepiej sprawdzi się skrzynka lub foldery współdzielone niż kopie rozproszone w poszczególnych skrzynkach.
- Proszę unikać lokalnych archiwów Outlooka. Funkcja archiwizacji Outlooka przenosi wiadomości do pliku na komputerze: opuszczają one serwer, a tym samym kopie zapasowe Klytic. Jeśli komputer zostanie utracony, wiadomości również.
Jeśli skrzynka zbliża się do limitu, proszę zwiększyć przestrzeń lub przenieść skrzynkę do pakietu Pro, zamiast przenosić historię na komputer.
Folder elementów usuniętych: odzyskiwanie, a nie przechowywanie
Usunięta wiadomość, nawet po opróżnieniu kosza, trafia do folderu elementów usuniętych. Użytkownik może ją tam sam odnaleźć przez ograniczony czas i przenieść z powrotem do folderu. To zabezpieczenie przed błędem w obsłudze, a nie miejsce przechowywania. Sposób postępowania opisano w przywracaniu wiadomości lub skrzynki.
Archiwizacja zgodna z przepisami: opcja, której zakres trzeba ustalić
Archiwizacja zgodna z przepisami jest dostępna opcjonalnie w pakietach Standard i Pro. Nie jest to przycisk, który włącza każdy użytkownik: to usługa wdrażana wspólnie z Klytic, aby przechowywać wiadomości oddzielnie, z myślą o możliwości ich przedstawienia, z mocą dowodową zależną od zakresu określonego w wycenie.
Przed złożeniem zamówienia proszę przygotować odpowiedzi na następujące pytania:
- Zakres. Wszystkie skrzynki, określone funkcje (zarząd, księgowość, zakupy) czy niektóre skrzynki współdzielone?
- Okres. Jak długo przechowywać wiadomości i z jakiego powodu: obowiązek prawny, umowa, ryzyko sporu?
- Dostęp. Kto będzie mógł przeszukiwać archiwa i wyodrębniać z nich wiadomości: zarząd, dział prawny, audytor?
- Historia. Czy trzeba przenieść wiadomości już obecne w skrzynkach, czy tylko te, które nadejdą po wdrożeniu? Proszę wprost zadać to pytanie Klytic.
- Wyjście. W jakiej formie archiwa zostaną zwrócone po zakończeniu umowy?
Szczegółowe ustawienia ustala się z Klytic na etapie wyceny.
Przykład. Biuro projektowe zatrudniające 40 osób (przypadek hipotetyczny) musi być w stanie przedstawić, w razie sporu dotyczącego budowy, korespondencję z klientami i podwykonawcami. Zamawia archiwizację zgodną z przepisami dla skrzynek kierowników projektów i skrzynki współdzielonej projekty@, zastrzega wyszukiwanie w archiwach dla zarządu i ustala okres przechowywania ze swoim doradcą prawnym. Pozostałe skrzynki są nadal chronione 30-dniową kopią zapasową i folderem elementów usuniętych.
Czego archiwizacja nie zastępuje
- Kopii zapasowej służącej do przywracania. Kopie zapasowe Klytic, wykonywane co godzinę i przechowywane przez 30 dni, służą do przywrócenia skrzynki lub wiadomości do wcześniejszego stanu. Archiwizacja do tego nie służy i odwrotnie. Zob. przywracanie wiadomości lub skrzynki.
- Polityki okresów przechowywania. Decyzja, jak długo przechowywać poszczególne dane, wynika z pisemnej reguły firmy, a nie z ustawienia poczty. Metoda jest taka sama jak w przypadku dokumentów: przechowywanie i archiwizacja dokumentów.
- Dodatkowej przestrzeni dyskowej. Archiwizacja zgodna z przepisami nie jest sposobem na opróżnienie pełnej skrzynki.
Odejście pracownika
Jeśli skrzynka odchodzącej osoby ma zostać zachowana, o archiwizacji decyduje się, dopóki konto jest jeszcze pod kontrolą: przed usunięciem skrzynki, przed przekształceniem jej w alias oraz w ciągu 30 dni objętych kopią zapasową, jeśli wiadomości zostały usunięte. Pełną procedurę opisano w przewodniku skrzynka odchodzącego pracownika.
Najczęściej zadawane pytania
Czy archiwizacja zgodna z przepisami jest wliczona w Klytic Mail?
Nie, to opcja dostępna zarówno w pakiecie Standard, jak i Pro. Szczegóły oferty znajdują się na stronie Klytic Mail.
Jak długo należy przechowywać e-maile?
Nie ma jednego okresu. Zależy on od rodzaju wiadomości i Państwa obowiązków. Zob. przechowywanie i archiwizacja dokumentów.
Czy użytkownik może usunąć wiadomość przeniesioną do folderu?
Tak. Porządkowanie to nie przechowywanie. Tylko archiwizacja zgodna z przepisami, w zależności od ustalonego zakresu, chroni wiadomości przed usunięciem.
Czy 30-dniowa kopia zapasowa może służyć jako archiwum?
Nie. Służy do cofnięcia się w czasie. Wyjaśnienie znajduje się w poradniku kopia zapasowa, usuwanie i ciągłość działania.
