Eén server of meerdere verbonden servers
Twee architecturen zijn mogelijk; u kiest samen met Klytic op basis van het aantal locaties, hun omvang en hun autonomie.
- Eén server voor alle locaties. Alle vestigingen maken verbinding met dezelfde dedicated server van uw organisatie: één configuratie, een gemeenschappelijk nummerplan, één beheer.
- Meerdere servers, gekoppeld aan locaties en onderling verbonden. Elke server bedient een locatie of een groep locaties. De servers zijn verbonden, wat gratis en beveiligde interne gesprekken tussen locaties mogelijk maakt en een eventuele storing beperkt tot de locaties die de betrokken server bedient.
De keuzecriteria worden uitgelegd in VoIP, SIP, IP-PBX en UCaaS: welke architectuur.
Wat u krijgt
- Een gemeenschappelijke telefonieorganisatie voor alle locaties, op een dedicated server of op meerdere verbonden servers. Eén aanspreekpunt: Klytic.
- Directe nummers voor elke medewerker, ongeacht zijn locatie, en onthaalnummers per vestiging of één centraal nummer.
- Belgroepen en wachtrijen om de juiste afdeling of de juiste locatie te bereiken.
- Een spraakonthaal dat de beller doorverwijst: ‘toets 1 voor de vestiging in…’.
- Doorverbinden tussen locaties zonder via het openbare netwerk te gaan.
- De apps op computer, mobiel en in de browser, voor medewerkers die onderweg zijn of thuiswerken, gekoppeld aan hun locatie.
Wat u met Klytic voorbereidt
De ingebruikname van een telefooncentrale voor meerdere locaties begint met een beschrijving van uw organisatie. Klytic zet die om in instellingen. Bereid de volgende elementen voor, locatie per locatie.
- Het nummerplan. De lijst van bestaande nummers die moeten worden overgenomen, de directe nummers die moeten worden toegekend, en eventueel het gemeenschappelijke onthaalnummer. Geef ook aan of u interne verkorte nummers wenst.
- Openingstijden en aankondigingen. De openingsuren van elke vestiging, de lokale feestdagen, en het bericht dat buiten de kantooruren wordt afgespeeld.
- Het onthaal. Een centraal onthaal dat de gesprekken over de locaties verdeelt, of een lokaal onthaal per vestiging. Beide kunnen naast elkaar bestaan.
- Groepen en wachtrijen. Wie op welk nummer antwoordt, in welke volgorde, en wat er gebeurt als niemand opneemt.
- Het gedrag bij een storing op een locatie. Als de internetverbinding van een vestiging uitvalt, waarheen haar gesprekken worden doorgeschakeld: een mobiele permanentie, een andere vestiging, of een aankondiging.
- De soorten lijnen. Voor elke medewerker de passende lijn: Basislijn, Geavanceerde lijn, Business-lijn of Manager-lijn. De vier zijn combineerbaar op dezelfde telefooncentrale.
- De toestellen. Welke medewerkers een bureautelefoon gebruiken, gehuurd of bestaand, en welke alleen de app gebruiken. Geen enkel fysiek toestel is verplicht.
De fijne instellingen, zoals de verdeelregels of de aankondigingen, worden door Klytic uitgevoerd op basis van deze elementen. Latere wijzigingen vraagt u aan bij de support.
Hoe elke locatie verbinding maakt
De bureautoestellen en de apps van elke vestiging maken via internet verbinding met de telefooncentrale. Er hoeft in geen enkele vestiging een centrale te worden geïnstalleerd wanneer de server in de Klytic-cloud wordt gehost. Is uw telefooncentrale op uw eigen servers geïnstalleerd, dan maken de locaties er op dezelfde manier verbinding mee.
De communicatie tussen de toestellen of apps en de telefooncentrale is versleuteld met SRTP en TLS. Een gesprek naar een extern nummer blijft versleuteld tot aan het Klytic-platform; daarna hangt de bescherming af van de operatoren langs de route.
De kwaliteit van een gesprek hangt ook af van het netwerk van elke locatie. Bij de ingebruikname vertelt Klytic u wat met uw netwerkleverancier moet worden nagekeken. Deze pagina is geen installatiehandleiding: de details van de aansluiting worden geval per geval behandeld.
Uw nummers en uw operator
Uw bestaande nummers kunnen via nummerbehoud worden overgenomen, voor elke locatie. U kunt ook nieuwe nummers aanmaken.
Voor de aansluiting op het openbare telefoonnetwerk zijn twee keuzes mogelijk:
- Uw huidige operator behouden. Uw abonnement en uw nummers blijven bij hem, en Klytic koppelt uw lijnen aan de telefooncentrale, onder voorbehoud van compatibiliteit.
- Ook de lijnen aan Klytic toevertrouwen, met zijn belbundels voor vaste en mobiele telefonie. De telefooncentrale, de lijnen en de mobiele telefoons zijn dan bij hetzelfde aanspreekpunt.
Hebben uw vestigingen vandaag verschillende operatoren, meld dat dan: de overname wordt locatie per locatie gepland.
Wanneer een locatie haar verbinding verliest
Omdat de telefooncentrale centraal staat, treft een verbindingsstoring in een vestiging alleen die vestiging. De andere locaties blijven werken. Gesprekken voor de getroffen vestiging volgen de doorschakelingen die bij de voorbereiding zijn vastgelegd, en medewerkers met de app blijven op hun direct nummer bereikbaar via hun mobiel.
Een onbeschikbaarheid van de telefooncentrale zelf treft alle locaties. De server wordt elke dag geback-upt door de Klytic-back-ups, met als doel de dienst binnen minder dan 4 uur te herstellen. De mogelijke noodoplossingen worden uitgelegd in De continuïteit van de telefonie verzekeren bij een storing.
Later een vestiging toevoegen
Een nieuwe locatie sluit aan op dezelfde telefooncentrale. Bereid voor haar dezelfde elementen voor: nummers, openingstijden, onthaal, lijnen en toestellen. Bezorg ze aan de support, die de locatie aan uw configuratie toevoegt. Lijnen worden toegevoegd naargelang uw behoeften.
Veelgestelde vragen
Eén telefooncentrale of een centrale per locatie: wat kiezen?
De criteria worden uitgelegd in VoIP, SIP, IP-PBX en UCaaS: welke architectuur.
Wat gebeurt er als de telefooncentrale onbeschikbaar is?
In de cloud steunt Klytic Tel op een toonaangevende cloudhostingprovider, met een beschikbaarheidstoezegging van bedrijfsniveau van 99,99% (exclusief vooraf aangekondigd gepland onderhoud) en een omschakeling tussen meerdere hostinglocaties bij een storing: de weerbaarheid tegen storingen is zeer hoog. Klytic kan de oplossing ook inzetten bij een andere cloudprovider van uw keuze. Zie De continuïteit van de telefonie verzekeren bij een storing.
Kunt u de gesprekken van één enkele locatie opnemen?
Opname wordt per lijn of per wachtrij beslist. Zie Wie mag de opnames in Klytic Tel beluisteren.
Worden gesprekken tussen locaties gefactureerd?
Nee. Interne gesprekken tussen uw locaties lopen via uw Klytic Tel-servers, versleuteld, zonder het netwerk van een operator te gebruiken: ze zijn gratis en beveiligd, zowel met één server als met meerdere verbonden servers. De tarieven voor externe gesprekken staan op de pagina Prijzen.
