Enne sihtplatvormi valimist
Ebaõnnestunud üleminekud on harva tehnilised ebaõnnestumised. Need on projektid, kus juhtkond lubas „sama asja, aga Euroopa oma“, kuigi osa kasutusviise ei saanud kaasa tulla. See esimene plokk määrab, mis läheb üle, mis jääb ja mida meeskondadele öeldakse.
- Tegelikud kasutusviisid on loetletud: e-post, failid, Teams, Exceli täpsemad funktsioonid, ärirakendused.
- See, mida üle ei viida, on kirja pandud ja juhtkonna poolt heaks kiidetud.
- Töötajaid on teavitatud muutustest: veebipost, dokumentide veebiredaktor, Teamsi ajalugu ei võeta üle.
- Sihtplatvormi veebiredaktorit on testitud Teie enda töövihikute ja dokumentidega, mitte demonstratsiooniga.
- Sihtplatvorm on valitud nende kasutusviiside, mitte loosungi järgi. Vt alternatiivide juhendit.
- Hinnapakkumine eristab tellimust, üleminekut ja väljajätmisi. Vt kulud.
- Hinnapakkumises on märgitud eeldusena võetud maht, kopeerimisläbimiste arv, lõpetamise kriteerium ja hiljem avastatud erinevuse hind.
- Teenuse käitaja kohustus on kirja pandud: kirjade kohalejõudmine, ajaloo ülevõtmine või mõlemad.
- Sisemine aeg on ette nähtud: määratud kontaktisik, kes on kättesaadav inventuuriks, valimiks ja ülemineku päevaks.
Inventuur
Inventuur määrab hinnapakkumise ja ajakava. Iga siin unustatud element tuleb hiljem tagasi kordustööna, sageli kõige halvemal hetkel. E-kirju saatvad rakendused on kõige sagedasem auk: koopiamasin või palgatarkvara, mis jätkab saatmist vana kasutajatunnusega, ilmneb alles pärast üleminekut.
- Domeenid ja alamdomeenid, mis saadavad või võtavad vastu e-kirju.
- Isiklikud postkastid, jagatud postkastid, loendid, aliased, edasisuunamised.
- Maht postkasti kohta ja seadusjärgse säilitamise all olevad postkastid.
- Olemasolevad arhiivid ja see, mida tuleb säilitada.
- Omanikuta kontod (lahkunud töötajad).
- Seadmed: Outlook Windowsis, Outlook Macis, mobiilseadmed, ainult veebipost.
- Saatvad rakendused: koopiamasinad, veebisait, CRM, hoiatused, palgaarvestus.
- SMTP kaudu autentivad tarkvarad koos nende kasutatava kasutajatunnusega.
- Ulatusse kuuluvad failid: OneDrive, vajalikud SharePointi teegid, sisemised lingid ja anonüümsed jagamised.
- Praegused DNS-kirjed: MX, SPF, DKIM, DMARC, autodiscover.
- Praeguste Microsofti tellimuste tähtaeg ja lõpetamise tingimused.
Sihtplatvormi ettevalmistamine
Sihtplatvorm valmistatakse ette ajal, mil töötajad jätkavad tööd Microsoft 365-s. MX-kirje ei muutu. See etapp aitab leida probleeme valimi põhjal ajal, mil meetodit saab veel parandada.
- Kontod on loodud, paroolid või kutsed valmis.
- Aliased ja loendid on uuesti loodud.
- Sihtplatvormi SPF, DKIM ja DMARC on avaldamiseks valmis.
- Ajaloo esimene koopia on käivitatud, MX-kirje muutmata.
- Valim on kontrollitud: juhtkond, jagatud postkast, suur postkast, tühi postkast.
- Valimi puhul on kontrollitud kirjade, kaustade, kontaktide ja korduvate kohtumiste arv.
- Failid on kopeeritud, kui ulatus neid hõlmab, ja sihtplatvormil avatud.
- Üheleheküljeline juhend Outlooki ja mobiilseadme jaoks koos protseduuriga „kustutage konto ja looge see uuesti“.
- MX-kirje TTL on mitu päeva varem vähendatud.
- Tagasipööramise plaan on kirjas: kes taastab vana MX-kirje ja mitme minuti jooksul.
Eelmisel päeval
Eelmine päev on mõeldud kahe platvormi vahelise erinevuse viimiseks miinimumini. Ilma teise läbimiseta puuduvad viimaste päevade kirjad. Ilma külmutamiseta on õhtul loodud alias olemas ainult ühel pool.
- Teine kopeerimisläbimine (vahepealsed muudatused).
- Aliaste loomise ja loendite muutmise külmutamine.
- Ülemineku päevaks määratud sisemine tugiliin.
- Saatmistest sihtplatvormilt välisesse Gmaili ja Microsofti postkasti.
Ülemineku päev
Ülemineku päeva hinnatakse väliste tõendite, mitte selle põhjal, et „sisemiselt töötab“. Välisest isiklikust postkastist saadetud kiri peab TTL-i aja jooksul jõudma uuele platvormile; päris väljaminev kiri peab läbima suhtluspartneri juures SPF-, DKIM- ja DMARC-kontrolli.
- MX-kirje on vahetatud.
- Väline testkiri on uuel platvormil kätte saadud.
- SPF, DKIM ja DMARC on kinnitatud päris väljamineva kirjaga.
- Koopiamasinad, veebisait ja CRM on viidud uuele SMTP-le.
- Kasutajate valim on kättesaadav ja suudab kirju saata.
- Järjekorda jälgitakse kogu päeva jooksul.
- Isik, kellel on õigus vana MX-kirje taastada, on kogu päeva kättesaadav.
Pärast
Üleminek ei ole lõppenud, kui MX-kirje on vahetatud. See on lõppenud, kui e-kirju saadab ainult üks maailm, erinevused on lahendatud ja sihtplatvormil on proovitud taastamist. Saatmise sulgemine vanal platvormil hoiab ära, et töötaja vastab kahest kohast.
- Vana platvorm ainult lugemiseks, saatmine suletud.
- Teatatud erinevused on lahendatud (puuduv kaust, delegeerimine), vajaduse korral kolmas sihitud läbimine.
- Serveripoolsed reeglid, tsentraliseeritud allkirjad ja delegeerimisõigused on uuesti seadistatud.
- Mobiilseadmed on ümber seadistatud, vanad profiilid kustutatud, kui need tekitavad duplikaate.
- Microsofti tenanti sulgemise kuupäev on üles märgitud, vajaduse korral lõplik eksport arhiveeritud.
- Sihtplatvormi säilitusreegleid ja varukoopiaid on kontrollitud testtaastamisega.
- Isikuandmete töötlemise register ja sisemine dokumentatsioon on uue teenuse käitajaga ajakohastatud.
Samm-sammuline meetod on lehel katkestusteta üleminek. Toimingute üldine järjekord ja see, mida üle ei kanta, on lehel üleminek Microsoft 365-lt Euroopa lahendusele.
Korduma kippuvad küsimused
Kes peaks seda kontrollnimekirja pidama?
Sisemine kontaktisik, kusjuures igal real on vastutaja ja kuupäev. Teenusepakkuja võib suure osa sellest ära teha, kuid valimi, väljajätmiste ja lõpetamise kriteeriumi kinnitamine on ettevõtte ülesanne.
Kas valimi võib vahele jätta, kui kopeerimistööriist on usaldusväärne?
Ei. Tööriist kopeerib, kuid ei kontrolli, kas juhtkonna jagatud postkast või korduvad kohtumised jõudsid õigesti kohale. Valim on hetk, mil meetodit saab parandada kõige väiksema kuluga.
Kui kaua tuleks Microsoft 365 pärast üleminekut alles hoida?
Seni, kuni on kontrollitud, et ükski voog seda enam ei kasuta ja erinevused on lahendatud, ainult lugemisrežiimis. Määrake sulgemise kuupäev ette ja pange see kirja, et mitte maksta põhjuseta kahe platvormi eest.
Kas see nimekiri kehtib ka Google Workspace’i puhul?
Põhiosas jah: inventuur, DNS, kopeerimisläbimised, saatvad rakendused, tagasipööramine. Google’ile omaseid punkte (sildid, Drive’i failide omanikud, grupid) kirjeldatakse lehel üleminek Google Workspace’ilt.
Klytic
E-posti üleminekul Klyticule: tasuta nõuanded, ükski kiri ei lähe kaduma, teostus Klyticu poolt hinnapakkumise alusel. Tellimus ja üleminek on kaks eraldi arvet; tellimuste hinnad on lehel Hinnad.
See leht kirjeldab kontrollnimekirja. See ei asenda Teie tenanti inventuuri ega koos teenusepakkujaga kirjutatud ülemineku plaani.
Allikad
Vaadatud oktoobris 2026.
