Was Sie erhalten
Drei Abhilfen, von der schnellsten zur umfassendsten:
| Situation | Abhilfe | Wer handelt |
|---|
| Eine unglückliche Änderung in einer Datei | Versionsverlauf | Sie, in Ihrem Bereich |
| Eine gelöschte Datei oder ein gelöschter Ordner | Papierkorb | Sie, in Ihrem Bereich |
| Papierkorb geleert, ganzer Ordner beschädigt, größerer Vorfall | Klytic-Sicherungen, 30 Tage | Der Klytic-Support, auf Anfrage |
Die ersten beiden Abhilfen sind sofort verfügbar und kostenlos. Die dritte ist je nach Ursache inklusive oder kostenpflichtig: siehe unten.
Eine alte Version wiederherstellen
- Öffnen Sie im Browser den Detailbereich der betreffenden Datei.
- Zeigen Sie ihren Versionsverlauf an. Jede Version ist datiert.
- Um den Inhalt vor der Auswahl zu prüfen, laden Sie die Version herunter und öffnen sie.
- Stellen Sie die gewünschte Version wieder her. Sie wird wieder zur aktuellen Version. Die ersetzte Version geht nicht verloren: Sie wandert in den Verlauf, und Sie können zu ihr zurückkehren.
Sie können einer wichtigen Version auch einen Namen geben, zum Beispiel „unterschriebene Version“ oder „an den Kunden gesendet“. Eine benannte Version ist von der unten beschriebenen automatischen Bereinigung ausgenommen.
Wie viele Versionen aufbewahrt werden
Klytic Docs bewahrt nicht alle Versionen unbegrenzt auf. Je älter eine Version ist, desto größer werden die Abstände im Verlauf:
- in der ersten Stunde etwa eine Version pro Minute;
- am ersten Tag eine Version pro Stunde;
- bis zu 30 Tagen eine Version pro Tag;
- darüber hinaus eine Version pro Woche.
Sehr dicht aufeinanderfolgende Speicherungen werden zusammengefasst: Eine neue Version wird nur erstellt, wenn seit der vorherigen einige Minuten vergangen sind. Versionen belegen Speicherplatz. Überschreiten sie den dafür vorgesehenen Anteil am freien Speicherplatz des Benutzers, werden die ältesten zuerst gelöscht. Wenn Sie besondere Anforderungen an die Aufbewahrung von Versionen haben, sprechen Sie mit dem Klytic-Support.
Eine gelöschte Datei wiederfinden
Eine gelöschte Datei oder ein gelöschter Ordner landet zunächst im Papierkorb. In der Ansicht der gelöschten Dateien können Sie sie wiederherstellen, herunterladen oder endgültig löschen. Wiederhergestellt kehrt sie an ihren ursprünglichen Speicherort zurück, mit ihrem Versionsverlauf.
- Die Elemente im Papierkorb werden standardmäßig mindestens 30 Tage aufbewahrt. Danach können sie endgültig gelöscht werden, wenn der Platz knapp wird.
- In einem geteilten Ordner landet ein von einem Kollegen gelöschtes Element im Papierkorb seines Eigentümers. Wenn Sie es in Ihrem nicht sehen, fragen Sie den Eigentümer des Ordners.
- In einem Teamordner können gelöschte Elemente von den Mitgliedern wiederhergestellt werden, die Zugriff auf den Ordner haben.
Jenseits des Papierkorbs: die Klytic-Sicherung
Verlauf und Papierkorb befinden sich im Dienst. Sie decken keinen geleerten Papierkorb, keinen vollständig überschriebenen Ordner und keinen Vorfall ab, der die Instanz betrifft. Für diese Fälle wird Klytic Docs stündlich gesichert. Die Sicherungen sind verschlüsselt, auf mehrere Standorte repliziert, unveränderlich und werden 30 Tage aufbewahrt.
Die Übernahme einer Wiederherstellung hängt von ihrer Ursache ab:
- Funktionsstörung des Klytic-Dienstes: inklusive;
- vorsätzliche Löschung durch einen Mitarbeiter, der zum Beispiel beim Ausscheiden seine Dateien löscht, oder ein von einem Administrator beim Ausscheiden zu früh gelöschtes Konto: inklusive, im Rahmen von 3 Anfragen pro Monat;
- Angriff trotz ordnungsgemäß geschützter Rechner (Updates installiert, Virenschutz aktiv): inklusive;
- versehentliche Löschung, Fehlbedienung oder unzureichend geschützte Rechner: kostenpflichtiges Support-Ticket.
Eine versehentlich gelöschte Datei oder ein versehentlich überschriebener Ordner gilt als Fehlbedienung. Prüfen Sie daher zuerst den Versionsverlauf und den Papierkorb.
Um eine Wiederherstellung anzufordern, kontaktieren Sie den Klytic-Support und geben Sie an:
- den betreffenden Ordner oder die Datei, mit Pfad;
- das ungefähre Datum und die Uhrzeit, zu der sie noch korrekt war;
- ob die Wiederherstellung den Bestand ersetzen oder daneben abgelegt werden soll.
Warum der Versionsverlauf keine Sicherung ersetzt, erklärt der Leitfaden Versionierung, Replikation und Sicherung von Dokumenten ausführlich.
Gemeinsames Bearbeiten und lokale Kopien
Wenn mehrere Personen ein Dokument im Browser bearbeiten, folgt der Verlauf dieser gemeinsamen Datei. Die während der Sitzung vorgenommenen Speicherungen erscheinen dort als Versionen.
Eine heruntergeladene und auf einem Rechner geänderte Kopie gehört nicht zum Verlauf, solange sie nicht wieder in Klytic Docs abgelegt wird. Mit dem Synchronisierungs-Client erzeugt dagegen jede Übertragung vom Rechner eine neue Version auf dem Server. Siehe Klytic Docs auf Ihren Geräten synchronisieren.
Je nach Verschlüsselungsmodus des Ordners werden Verlauf und Vorschau der Versionen möglicherweise nicht in gleicher Weise angeboten. Fragen Sie bei Zweifeln zu einem Ende-zu-Ende-verschlüsselten Ordner den Support, bevor Sie es brauchen.
Beispiel
An einem Dienstag um 16 Uhr fügt ein Mitarbeiter versehentlich eine alte Preistabelle in die gemeinsame Preisliste ein. Er öffnet den Verlauf, lädt zur Prüfung die Version von 11 Uhr herunter und stellt sie dann wieder her. Die fehlerhafte Version bleibt im Verlauf. Am Freitag wird dieselbe Liste versehentlich gelöscht: Die Verantwortliche stellt sie aus dem Papierkorb des Teamordners wieder her. Kein Eingreifen des Supports war nötig, und nichts wurde in Rechnung gestellt.
Häufige Fragen
Ist die Synchronisierung auf meinem Rechner eine Datensicherung?
Nein: Eine Löschung auf dem Rechner wirkt sich im Dienst aus. Siehe Klytic Docs auf Ihren Geräten synchronisieren.
Kann ich eine vor zwei Monaten gelöschte Datei zurückholen?
Nur wenn sie noch im Papierkorb liegt. Die Klytic-Sicherungen decken die letzten 30 Tage ab. Für eine langfristige Aufbewahrung siehe Dokumente aufbewahren und archivieren.
Was tun, wenn alle Dateien eines Ordners von einem Virus verschlüsselt wurden?
Kontaktieren Sie umgehend den Klytic-Support. Waren Ihre Rechner ordnungsgemäß geschützt, ist die Wiederherstellung inklusive: Sie sind Opfer des Angriffs. Waren sie nicht ausreichend geschützt, etwa mangels Updates oder Virenschutz, wird sie über ein kostenpflichtiges Support-Ticket bearbeitet. Das Vorgehen wird in Ein Dokumentenmanagement (DMS) vor Ransomware schützen und wiederherstellen beschrieben.
Wer hat die Datei geändert?
Das Aktivitätsprotokoll des Ordners zeigt es an. Siehe Regeln, wer welche Dokumente sieht.
