Čo získate
Keď si vaša organizácia stanoví pravidlo, Klytic Tel vám umožní:
- nahrávať iba linky alebo fronty hovorov, pri ktorých je na to dôvod, napríklad zákaznícku linku;
- vyhradiť počúvanie malému počtu osôb namiesto toho, aby ho mala každá linka;
- vedieť, kde sa nahrávky nachádzajú a čo z nich existuje inde, napríklad hlasové správy prijaté e-mailom.
Samotné pravidlo, teda prečo nahrávať, koho informovať a ako dlho uchovávať, je vecou vašej organizácie. Vysvetľuje ho príručka Ako dlho uchovávať telefonické nahrávky. Táto stránka opisuje iba jeho uplatnenie v službe.
Kde sú nahrávky
Každá organizácia, ktorá je zákazníkom Klytic Tel, má vlastný telefónny server. Nahrávky sa uchovávajú na ňom, v zóne hostingu zvolenej pri objednaní: v cloude Klytic, predvolene v Európe, na Mauríciu alebo v inej zóne v súlade s príslušnou jurisdikciou, alebo na vašich vlastných serveroch.
Nahrávky jednej organizácie sa nemiešajú s nahrávkami inej. Cesta medzi telefónmi alebo aplikáciami a serverom je šifrovaná (SRTP a TLS).
Server sa denne zálohuje v rámci záloh Klytic. Tieto kópie slúžia iba na obnovenie služby po incidente; vaši používatelia do nich nemajú prístup.
Kto môže počúvať
Princíp je jednoduchý: možnosť telefonovať nedáva právo počúvať. Zamestnanec, ktorého linka sa nahráva, tým ešte nemá prístup k nahrávkam svojich kolegov.
Oprávnenie počúvať sa prideľuje menovite určeným osobám, ktoré určí vaša organizácia, zvyčajne vedúcemu oddelenia alebo osobe zodpovednej za kvalitu alebo školenia. Počet oprávnených osôb musí zostať obmedzený na potreby zvoleného účelu.
Kto čo robí:
- Vaša organizácia rozhoduje, kto potrebuje počúvať a na aký účel.
- Určený administrátor vašej telefónnej ústredne, alebo Klytic na jeho žiadosť pri uvedení do prevádzky alebo cez podporu, toto oprávnenie pridá alebo odoberie.
- Oprávnené osoby počúvajú nahrávky, ktoré zodpovedajú ich rozsahu.
Zoznam oprávnených osôb si pripravte pred uvedením do prevádzky. Klytic ho zahrnie do nastavenia ústredne.
Nahrávať iba to, pre čo je dôvod
Nahrávanie je dostupné už od Základnej linky, ale nie je určené na to, aby bolo zapnuté všade. Francúzsky úrad CNIL považuje trvalé alebo systémové nahrávanie všetkých hovorov za neprípustné, ak to osobitný predpis neustanovuje.
V praxi s Klytic:
- Spište linky alebo fronty, ktoré majú účel: zákaznícka linka kvôli kvalite, obchodná linka ako dôkaz objednávky, keď to ustanovuje predpis, fronta podpory kvôli školeniu.
- Ostatné linky nechajte bez nahrávania a zabezpečte nenahrávané linky na súkromné hovory a pre zástupcov zamestnancov.
- Na nahrávaných linkách nechajte na začiatku hovorov pridať informačné oznámenie. Klytic ho zahrnie do hlasového privítania.
- Stanovte lehotu uchovávania podľa svojho pravidla. Klytic Tel vám nevnucuje žiadnu zákonnú lehotu; postup nájdete v príručke o lehote uchovávania.
Ak používate prepis a zhrnutie rozhovorov, ktoré sú súčasťou Linky Business, aj tieto texty sú údaje získané z hovoru. Vaše pravidlo ich musí pokrývať.
Kontrola prístupov
Kontrolou, ktorá je dostupná za každých okolností, je revízia oprávnení: pravidelne overovať, kto má oprávnenie počúvať, a odobrať ho tým, ktorí ho už nepotrebujú. Robte ju aspoň raz ročne a pri každej zmene pracovnej pozície alebo odchode.
Ak potrebujete podrobnú históriu počúvaní, opýtajte sa podpory, čo vaša konfigurácia zaznamenáva. Táto stránka nesľubuje záznam, ktorý by pri každom súbore uvádzal, kto ho počúval a kedy.
Pri odchode oprávneného zamestnanca požiadajte o odobratie jeho oprávnenia zároveň so zrušením jeho linky.
Hlasová správa prijatá e-mailom
Klytic Tel posiela hlasové správy e-mailom. Táto správa obsahuje kópiu nahrávky volajúceho. Potom už nezávisí od oprávnení v ústredni, ale od oprávnení k schránke, ktorá ju prijala: ktokoľvek, kto má k schránke prístup, či už cez delegovanie, alebo preto, že ide o zdieľanú schránku, si ju môže vypočuť. Riadi sa aj zálohovaním a lehotami elektronickej pošty.
Pri zákazníckej linke preto starostlivo vyberte schránku, ktorá hlasové správy prijíma. Fungovanie zdieľaných schránok opisuje návod Zdieľané schránky, aliasy, domény a administrátori.
Obmedzenia služby
- Pri nahrávke vymazanej omylom kontaktujte podporu: zálohy telefónie pokrývajú posledných 30 dní a podpora vám povie, čo sa dá obnoviť. Tento zásah je spoplatneným tiketom podpory.
- Hovor na externé číslo je šifrovaný iba po platformu Klytic; ďalej jeho ochrana závisí od operátorov.
- Informovanie zamestnancov a volajúcich zostáva na vašej organizácii.
Časté otázky
Ako dlho uchovávať nahrávku?
Závisí to od vášho účelu. Pozrite Ako dlho uchovávať telefonické nahrávky.
Môže Klytic počúvať naše nahrávky?
Technici Klytic zasahujú iba pre potreby služby a ich zásahy sa zaznamenávajú. Rámec vysvetľuje príručka Čo telefónna platforma vie o vašej firme.
Dá sa obnoviť vymazaná nahrávka?
Kontaktujte podporu. Denné zálohy telefónie pokrývajú posledných 30 dní. Nahrávka vymazaná omylom sa považuje za chybnú manipuláciu: jej obnovenie je spoplatneným tiketom podpory. V cene je iba úmyselné vymazanie zamestnancom pri jeho odchode, najviac 3 žiadosti mesačne. Princíp opisuje stránka Bezpečnosť a zálohovanie.
Predstavujú nahrávky riziko v prípade podvodu?
Áno, ak k nim má prístup príliš veľa ľudí. Pozrite Zabezpečenie IP telefónie a obmedzenie podvodov.
