Čo získate
Každý spolupracovník vidí tri veci: svoj osobný priestor, tímové priečinky otvorené jeho skupinám a položky, ktoré mu zdieľal kolega. Nič iné. Práva sa nastavujú podľa používateľa, skupiny a priečinka v inštancii vyhradenej pre vašu firmu.
Správne nastavenie sa zmestí do jednej vety: jeden tímový priečinok na stabilný celok (oddelenie, pobočka, spoločnosť), jedna skupina na skupinu ľudí a individuálne zdieľania iba pre jednorazové prípady.
Dve úrovne: účet a priečinok
Účet rozhoduje, kto vstúpi. Vytvára, deaktivuje alebo odstraňuje ho administrátor vašej inštancie. Na posilnenie prihlásenia je k dispozícii dvojfaktorové overenie.
Priečinok rozhoduje, čo môže osoba po vstupe robiť. Vo väčšine prípadov stačia tri úrovne:
| Právo | Čo umožňuje | Príklad |
|---|
| Čítanie | Otvoriť a zobraziť | Postupy kvality pre všetkých zamestnancov |
| Úprava | Vytvárať, upravovať, odstraňovať súbory | Pracovný priečinok obchodného oddelenia |
| Ďalšie zdieľanie | Dať prístup ďalším osobám | Vedúci projektu, ktorý prizve kolegov |
Právo ďalšieho zdieľania je najcitlivejšie: práve ono dostane dokument mimo plánovaných hraníc. Udeľte ho iba tým, ktorí ho potrebujú.
Uvažujte v skupinách, nie v menách
Keď má tím viac než niekoľko ľudí, nastavujte práva na skupiny: „Účtovníctvo“, „Dielne Lyon“, „Vedenie“. Skupina sa udržiava jedným krokom:
- nástup: osoba sa pridá do skupiny a hneď vidí priečinky svojho oddelenia;
- zmena pozície: zmení skupinu a prístupy sa zmenia s ňou;
- odchod z tímu: opustí skupinu a prístup zmizne bez zásahu do priečinkov.
Práva nastavované meno po mene sa vždy nakoniec rozchádzajú so skutočnou organizáciou. Nikto už nevie, prečo bývalý stážista stále vidí priečinok s cenovými ponukami.
Tímový priečinok: oddelenie, pobočka, spoločnosť
Tímový priečinok patrí organizácii, nie osobe. Administrátor ho vytvorí, priradí mu jednu alebo viac skupín a každej určí úroveň práv. Súbory uložené v ňom zostávajú na mieste, keď ich autor zmení pozíciu alebo odíde z firmy.
Pre citlivejší obsah v rámci oddelenia, napríklad mzdy v personálnom oddelení, je najjednoduchší samostatný tímový priečinok otvorený užšej skupine. Jemnejšie práva na podpriečinok možno nastaviť aj vtedy, keď je táto funkcia vo vašej inštancii zapnutá: požiadajte o ňu podporu Klytic.
Spoločnosť alebo dcérska spoločnosť: v jednej inštancii je nástroj rovnaký, skupina a tímové priečinky pre každú spoločnosť. Ak musia byť spoločnosti izolované tak, aby žiadny spoločný administrátor nevidel tú druhú, ide o inú architektúru, opísanú v článku Viacero spoločností na jednej platforme. Rieši sa tam aj prípad osoby, ktorá pracuje pre dve dcérske spoločnosti.
Kto čo spravuje
- Administrátor vašej inštancie, osoba z vašej organizácie: vytvára účty a skupiny, otvára tímové priečinky, stanovuje pravidlá zdieľania pre všetkých.
- Administrátor skupiny, ak deleguje: spravuje účty svojej skupiny (vytvorenie, heslo, kvóta) bez prístupu k všeobecným nastaveniam. Užitočné pre pobočku alebo dcérsku spoločnosť, ktorá si spravuje nástupy sama.
- Každý používateľ: zdieľa vlastné súbory v hraniciach určených administrátorom.
- Podpora Klytic: pomáha vám túto organizáciu zaviesť, zabezpečuje údržbu a obnovy, ktoré sú v cene alebo spoplatnené podľa príčiny (pozrite Obnovenie verzie dokumentu). Technici Klytic zasahujú iba pre potreby služby a so záznamom. Nerozhodujú za vás, kto čo vidí.
Ako overiť, kto má prístup k súboru
Panel podrobností súboru alebo priečinka ukazuje, s kým je zdieľaný. Uvádza aj osoby, ktoré k nemu majú prístup preto, lebo im bol zdieľaný nadradený priečinok. Túto informáciu vidí vlastník a osoby s právom ďalšieho zdieľania. Je to prvá kontrola, ktorú treba urobiť pred uložením citlivého dokumentu do existujúceho priečinka.
Kontrola prístupov: protokol
Klytic Docs vedie protokol prístupov a aktivity v priečinkoch: vytvorenia, úpravy, odstránenia, zdieľania. Umožňuje odpovedať na otázky ako „kto zdieľal tento priečinok?“ alebo „kto a kedy odstránil tento súbor?“. Protokoly prístupov a administrácie možno exportovať aj do vašich vlastných nástrojov monitoringu.
Ak potrebujete podrobnejší záznam, napríklad samotné zobrazenie konkrétneho súboru, overte si s podporou Klytic, čo vaša inštancia zaznamenáva, skôr než z toho urobíte interné pravidlo.
Príklad: MSP so 40 zamestnancami
| Tímový priečinok | Skupina s úpravou | Skupina s čítaním |
|---|
| Obchod | Obchodníci | Vedenie |
| Účtovníctvo | Účtovníctvo | Vedenie |
| HR | HR | žiadna |
| Postupy | Kvalita | Všetci zamestnanci |
Ďalšie zdieľanie majú povolené iba vedúci oddelení. Nový obchodník sa pridá do skupiny „Obchodníci“: nič iné netreba robiť.
Časté otázky
Zamestnanec odchádza z firmy: čo s jeho prístupmi?
Vyraďte ho zo skupín, prevezmite jeho osobné súbory a potom deaktivujte jeho účet. Postup nájdete v článku Dokumenty pri odchode zamestnanca alebo tímu.
Môžem skupine zakázať zdieľanie smerom von?
Áno, administrátor môže niektoré skupiny vylúčiť z vytvárania zdieľaní. Pozrite Odkazy na zdieľanie a externé odosielanie.
Musia mať dve dcérske spoločnosti dve inštancie?
Iba ak žiadny spoločný administrátor nesmie vidieť druhú spoločnosť. Oba režimy porovnáva článok Viacero spoločností na jednej platforme.
Súbor bol omylom vymazaný: kto ho môže obnoviť?
Používateľ, z koša, bezplatne. Ak kôš už nestačí, podpora Klytic obnoví súbor zo záloh za posledných 30 dní. Vymazanie omylom je chybná manipulácia: táto obnova sa rieši spoplatneným tiketom podpory. Pozrite Obnovenie verzie dokumentu.
