Ce obțineți
Oferiți acces la un fișier sau la un dosar fără să îl trimiteți ca atașament. Documentul rămâne la locul său, în instanța dumneavoastră. Știți cine are acces, puteți reduce drepturile sau întrerupe accesul în orice moment, iar persoana vede întotdeauna ultima versiune.
Partajarea internă
Din panoul de partajare al unui fișier sau al unui dosar, alegeți un coleg sau un grup din organizația dumneavoastră. Îi stabiliți drepturile: citire, modificare, repartajare. Elementul apare în spațiul său.
Pentru un departament întreg, preferați un dosar de echipă deschis unui grup în locul unei serii de partajări individuale. Setarea grupurilor este explicată în Stabiliți cine vede ce documente.
Trimiterea unui link în exterior
Un link de partajare oferă acces la un fișier sau la un dosar unei persoane care nu are cont în instanța dumneavoastră. Adresa conține un identificator aleatoriu, imposibil de ghicit. Pentru fiecare link setați:
- drepturile: doar citire, sau încărcare și modificare. Pentru un dosar, un mod doar de încărcare permite și primirea de fișiere fără a arăta ce conține deja dosarul;
- o parolă, de transmis pe alt canal decât linkul, de exemplu telefonic;
- o dată de expirare, după care linkul încetează automat să funcționeze;
- o notă pentru destinatar, dacă este nevoie.
Puteți crea mai multe linkuri pe același dosar, cu drepturi diferite, și le puteți retrage separat. Din Klytic Mail, trimiteți acest link în locul unui atașament voluminos: destinatarul consultă versiunea actualizată.
Evitarea partajării accidentale
Cele mai multe scurgeri provin dintr-un link pus pe dosarul greșit sau dintr-un link deschis fără limită de timp. Un administrator al instanței dumneavoastră poate stabili reguli pentru toți:
- impunerea unei parole pe toate linkurile externe;
- o dată de expirare implicită și o durată maximă pe care utilizatorul nu o poate depăși;
- permiterea sau nu a repartajării unui element primit;
- limitarea partajărilor interne la membrii grupurilor persoanei;
- împiedicarea membrilor anumitor grupuri să creeze partajări, permițându-le totodată să primească.
Pentru utilizator, două reflexe sunt suficiente. Partajați subdosarul util, niciodată dosarul părinte din comoditate. Și verificați în panoul de partajare cine are deja acces, inclusiv printr-un dosar părinte, înainte de a depune un document sensibil.
Lucrul cu un partener
Instrumentul potrivit depinde de durata și de direcția schimburilor.
| Situație | Gest |
|---|
| Trimiterea punctuală a unui document | Link doar pentru citire, parolă, dată de expirare apropiată |
| Primirea de documente de la un client | Link doar pentru încărcare pe un dosar dedicat |
| Schimburi regulate în ambele sensuri | Dosar dedicat partenerului, link cu drept de modificare, parolă, dată de expirare revizuită la fiecare termen |
| Colaborare de durată | Cont creat de administrator în instanța dumneavoastră, plasat într-un grup care vede doar dosarul comun |
Dosarul partenerului se plasează în afara arborescenței dumneavoastră sensibile. Astfel, un link prea larg nu poate expune nimic altceva. Pentru crearea de conturi destinate persoanelor externe, verificați cu Klytic efectul asupra dimensionării ofertei dumneavoastră.
Pentru întâlniri, invitații externi se alătură videoconferinței Klytic Docs printr-un simplu link, fără cont. Acest acces la întâlnire nu le deschide dosarele dumneavoastră: un document arătat în timpul apelului se partajează separat, printr-un link.
Videoconferința este furnizată pentru un număr limitat de utilizatori. Suportul pentru un număr mare de utilizatori în videoconferință face obiectul unei oferte de preț specifice.
Documente sensibile și descărcări
Un document afișat pe un ecran poate fi întotdeauna copiat sau fotografiat. Controlul se bazează deci pe mai multe pârghii combinate:
- acordarea dreptului de citire fără cel de modificare;
- pe un link, ascunderea butonului de descărcare. Aceasta face recuperarea fișierului mai dificilă, nu imposibilă;
- stabilirea unei date de expirare apropiate și retragerea linkului de îndată ce nu mai este util;
- urmărirea activității dosarului în jurnal;
- nesincronizarea unui dosar sensibil pe un calculator extern sau partajat;
- pentru ce nu trebuie să iasă niciodată, necrearea vreunui link și excluderea grupului respectiv de la crearea de partajări.
Schimburile cu instanța dumneavoastră sunt criptate. În funcție de modul de criptare a dosarului, opțiunile de partajare oferite pot totuși să difere: verificați-le înainte de a cripta un dosar destinat persoanelor externe.
Exemplu: un dosar „Clienți” și un dosar „Salarizare”
O societate de servicii deschide două dosare de echipă.
- Clienți: fiecare client are subdosarul său. Șefii de proiect creează acolo linkuri protejate prin parolă, valabile cel mult treizeci de zile, așa cum impune administratorul.
- Salarizare: deschis doar grupului Salarizare, cu drept de modificare, fără drept de repartajare. Grupul este exclus de la crearea de partajări. Fluturașii de salariu nu pleacă niciodată prin link.
Limite
- Retragerea unui link întrerupe accesul, dar nu șterge o copie deja descărcată de destinatar.
- Un link transmis unui terț rămâne utilizabil de acesta dacă nu are parolă. De aici interesul de a o face obligatorie.
- Alegerea de a integra Klytic Docs cu alte instrumente ale companiei ține de ghidul Conectarea gestiunii electronice a documentelor la ERP, CRM și e-mail.
