Întrebarea de tranșat mai întâi
Înainte de dosare și grupuri, puneți această întrebare: are aceeași persoană dreptul să administreze documentele tuturor societăților?
Administratorul unei instanțe creează conturile, grupurile și dosarele de echipă. Prin urmare, tehnic, își poate acorda acces la orice dosar. Într-o instanță comună, separarea dintre societăți ține de setările pe care le face el, nu de o barieră pe care nu ar putea să o treacă.
- Dacă răspunsul este da (holding și filiale gestionate de aceeași echipă, încredere stabilită): o singură instanță, cu perimetre separate.
- Dacă răspunsul este nu (societăți cu acționari diferiți, entitate care trebuie să poată fi cedată, secret profesional propriu unei activități): o instanță pentru fiecare societate.
Regimul 1: o instanță pentru fiecare societate
Aceasta este izolarea puternică. Klytic Docs funcționează întotdeauna pe o instanță dedicată: oricare ar fi modul de găzduire, fișierele dumneavoastră nu stau alături de cele ale niciunui alt client. Același principiu se aplică între societățile unui grup care doresc această barieră.
- Fiecare instanță are propriile conturi, propriii administratori și propriile reguli de partajare.
- Fiecare instanță își criptează datele cu propria cheie, care nu este partajată cu nicio altă instanță.
- Fiecare instanță poate fi găzduită conform modului ales pentru societate: cloudul Klytic, server dedicat sau serverele societății. Zona de găzduire se alege în funcție de jurisdicția aplicabilă, sub rezerva disponibilității serviciilor.
- O cesiune sau o separare devine simplă: instanța societății respective pleacă odată cu ea.
Între două instanțe, schimburile se fac prin linkuri de partajare, ca în cazul unui partener extern: Linkuri de partajare, parteneri și descărcări. Alegerea găzduirii este detaliată pe pagina Găzduire și suveranitate.
Regimul 2: o instanță, perimetre separate
O singură instanță este potrivită atunci când persoanele au încredere unele în altele și anumite dosare sunt comune grupului. Separarea se bazează pe grupuri și dosare de echipă:
- Un grup pentru fiecare societate, de exemplu „Societatea A – personal” și „Societatea B – personal”, eventual subdivizat pe departamente.
- Dosare de echipă pentru fiecare societate, deschise doar grupului acelei societăți.
- Dosare comune grupului (proceduri, regulamente, șabloane), deschise pentru citire tuturor.
- O regulă de partajare: administratorul poate limita partajările interne la membrii grupurilor fiecărei persoane. Un angajat al societății A poate atunci partaja doar cu colegii săi de grup.
- O delegare, dacă fiecare societate își gestionează sosirile: un administrator de grup pentru fiecare societate creează și gestionează conturile grupului său, fără acces la setările generale.
Detaliile drepturilor pe grup și pe dosar se află în Stabiliți cine vede ce documente.
Comparați cele două regimuri
| Criteriu | O instanță pentru fiecare societate | O instanță comună |
|---|
| Administrator comun | Nu, cu excepția unei alegeri explicite | Da |
| Cheie de criptare | Una pentru fiecare societate | Una pentru instanță |
| Dosare comune grupului | Prin linkuri de partajare | Dosare de echipă deschise mai multor grupuri |
| Persoană în două societăți | Un cont în fiecare instanță | Un cont, două grupuri |
| Cesiunea unei societăți | Instanța pleacă odată cu ea | Extragerea dosarelor trebuie organizată |
O persoană care lucrează pentru două filiale
Într-o instanță comună, ea aparține ambelor grupuri. Vede deci ambele perimetre, fiecare cu drepturile sale. Acesta este comportamentul așteptat.
Riscul este ca ea să devină puntea: mutând sau repartajând un document din societatea A către societatea B. Trei setări limitează acest risc:
- acordarea doar a dreptului de citire în perimetrul în care nu trebuie să producă documente;
- neacordarea dreptului de repartajare pe dosarele sensibile;
- setarea separată a drepturilor sale de partajare externă, astfel încât un document al unei societăți să nu plece printr-un link în numele celeilalte.
Dacă acest risc nu este acceptabil, este semn că cele două societăți țin de regimul 1. Persoana are atunci un cont în fiecare instanță, iar fiecare cont vede doar societatea sa.
Exemplu: un grup de trei societăți
Un holding deține o societate de comerț și un birou de studii supus unei obligații de confidențialitate față de clienții săi. Holdingul și societatea de comerț împart o instanță: un grup pentru fiecare societate, dosare de echipă separate, un dosar comun „Grup – proceduri”. Biroul de studii are propria instanță, cu propriul administrator. Directoarea financiară, care lucrează pentru toate trei, are un cont în fiecare instanță.
Schimbarea regimului mai târziu
Modul de găzduire poate evolua, de exemplu de la cloudul Klytic către o instanță dedicată. Împărțirea unei instanțe comune în două sau reunirea a două instanțe este un proiect de pregătit împreună cu Klytic: inventarul dosarelor, al conturilor și al linkurilor, apoi migrarea. Este mai bine să tranșați întrebarea administratorului comun încă de la început.
