O que obtém
Cada colaborador vê três coisas: o seu espaço pessoal, as pastas de equipa abertas aos seus grupos e os elementos que um colega partilhou com ele. Mais nada. As permissões definem-se por utilizador, por grupo e por pasta, numa instância dedicada à sua empresa.
A configuração certa cabe numa frase: uma pasta de equipa por âmbito estável (serviço, local, sociedade), um grupo por população e partilhas individuais reservadas aos casos pontuais.
Dois níveis: a conta e a pasta
A conta decide quem entra. É criada, desativada ou eliminada por um administrador da sua instância. A autenticação de dois fatores está disponível para reforçar o início de sessão.
A pasta decide o que a pessoa pode fazer depois de entrar. Três níveis bastam na maioria dos casos:
| Permissão | O que permite | Exemplo |
|---|
| Leitura | Abrir e consultar | Procedimentos de qualidade para todo o pessoal |
| Modificação | Criar, modificar, eliminar ficheiros | Pasta de trabalho do departamento comercial |
| Repartilha | Dar, por sua vez, acesso a outras pessoas | Responsável de um projeto que envolve colegas |
A permissão de repartilha é a mais sensível: é ela que faz sair um documento do âmbito previsto. Conceda-a apenas a quem tem uso para ela.
Pensar em grupos, não em nomes
Assim que a equipa ultrapassa algumas pessoas, atribua as permissões a grupos: «Contabilidade», «Oficina Lyon», «Direção». Um grupo mantém-se com um só gesto:
- uma entrada: a pessoa é acrescentada ao grupo e vê de imediato as pastas do seu serviço;
- uma mudança de função: muda de grupo, os seus acessos acompanham;
- uma saída de equipa: deixa o grupo, o acesso desaparece sem mexer nas pastas.
Permissões atribuídas nome a nome acabam sempre por divergir da organização real. Ninguém sabe já porque é que determinado antigo estagiário ainda vê a pasta dos orçamentos.
A pasta de equipa: um serviço, um local, uma sociedade
Uma pasta de equipa pertence à organização, não a uma pessoa. Um administrador cria-a, associa-lhe um ou vários grupos e fixa o nível de permissão de cada um. Os ficheiros aí depositados permanecem no lugar quando o seu autor muda de função ou sai da empresa.
Para um conteúdo mais sensível dentro de um serviço, por exemplo os salários no seio dos recursos humanos, o mais simples é uma pasta de equipa distinta, aberta a um grupo mais restrito. Podem também ser atribuídas permissões mais finas a uma subpasta quando essa configuração está ativada na sua instância: peça-a ao suporte Klytic.
Sociedade ou filial: numa mesma instância, a alavanca é a mesma, um grupo e pastas de equipa por sociedade. Se as sociedades tiverem de estar isoladas ao ponto de nenhum administrador comum ver a outra, trata-se de outra arquitetura, descrita em Várias sociedades no Klytic Docs. O caso de uma pessoa que trabalha para duas filiais também é aí tratado.
Quem administra o quê
- O administrador da sua instância, uma pessoa da sua organização: cria as contas e os grupos, abre as pastas de equipa, fixa as regras de partilha para todos.
- Um administrador de grupo, se delegar: gere as contas do seu grupo (criação, palavra-passe, quota), sem acesso às configurações gerais. Útil para um local ou uma filial que gere as suas entradas.
- Cada utilizador: partilha os seus próprios ficheiros, dentro dos limites fixados pelo administrador.
- O suporte Klytic: ajuda-o a implementar esta organização, assegura a manutenção e os restauros, incluídos ou faturados consoante a sua causa (ver Recuperar uma versão de um documento). Os técnicos Klytic só intervêm para as necessidades do serviço, de forma registada. Não decidem por si quem vê o quê.
Verificar quem tem acesso a um ficheiro
O painel de detalhes de um ficheiro ou de uma pasta mostra com quem está partilhado. Indica também as pessoas que têm acesso porque lhes foi partilhada uma pasta superior. Esta informação é visível para o proprietário e para as pessoas que têm permissão de repartilha. É o primeiro controlo a fazer antes de depositar um documento sensível numa pasta existente.
Rever os acessos: o registo
O Klytic Docs mantém um registo dos acessos e da atividade das pastas: criações, alterações, eliminações, partilhas. Permite responder a perguntas como «quem partilhou esta pasta?» ou «quem eliminou este ficheiro, e quando?». Os registos de acesso e de administração podem também ser exportados para as suas próprias ferramentas de monitorização.
Se precisar de um registo mais fino, por exemplo a simples consulta de um ficheiro específico, confirme com o suporte Klytic o que a sua instância regista antes de fazer disso uma regra interna.
Exemplo: uma PME de 40 pessoas
| Pasta de equipa | Grupo com modificação | Grupo com leitura |
|---|
| Comercial | Comerciais | Direção |
| Contabilidade | Contabilidade | Direção |
| RH | RH | nenhum |
| Procedimentos | Qualidade | Todo o pessoal |
A repartilha só é concedida aos responsáveis de serviço. Um novo comercial é acrescentado ao grupo «Comerciais»: não há mais nada a fazer.
Perguntas frequentes
Um colaborador sai da empresa: o que fazer aos seus acessos?
Retire-o dos seus grupos, recupere os seus ficheiros pessoais e depois desative a sua conta. O procedimento está em Documentos na saída de um colaborador ou de uma equipa.
Posso impedir um grupo de partilhar para o exterior?
Sim, o administrador pode excluir determinados grupos da criação de partilhas. Ver Ligações de partilha, parceiros e transferências.
Duas filiais devem ter duas instâncias?
Apenas se nenhum administrador comum puder ver a outra sociedade. Os dois regimes são comparados em Várias sociedades no Klytic Docs.
Um ficheiro foi apagado por engano: quem o pode recuperar?
O utilizador, a partir da reciclagem, sem custos. Se a reciclagem já não bastar, o suporte Klytic restaura a partir das cópias de segurança dos últimos 30 dias. Um apagamento por engano é um erro de manipulação: este restauro é objeto de um pedido de assistência pago. Ver Recuperar uma versão de um documento.
