Co Państwo otrzymują
Każdy pracownik widzi trzy rzeczy: swoją przestrzeń osobistą, foldery zespołów otwarte dla jego grup oraz elementy, które udostępnił mu współpracownik. Nic więcej. Uprawnienia ustawia się według użytkownika, grupy i folderu, w instancji dedykowanej Państwa firmie.
Właściwe ustawienie mieści się w jednym zdaniu: jeden folder zespołu na stały zakres (dział, lokalizacja, spółka), jedna grupa na kategorię osób, a udostępnienia indywidualne tylko w sytuacjach jednorazowych.
Dwa poziomy: konto i folder
Konto decyduje, kto wchodzi. Tworzy, dezaktywuje lub usuwa je administrator Państwa instancji. Dostępne jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe, które wzmacnia logowanie.
Folder decyduje, co osoba może robić po wejściu. W większości przypadków wystarczają trzy poziomy:
| Uprawnienie | Co umożliwia | Przykład |
|---|
| Odczyt | Otwieranie i przeglądanie | Procedury jakościowe dla wszystkich pracowników |
| Modyfikacja | Tworzenie, modyfikowanie, usuwanie plików | Folder roboczy działu sprzedaży |
| Dalsze udostępnianie | Nadawanie dostępu kolejnym osobom | Kierownik projektu, który włącza współpracowników |
Prawo dalszego udostępniania jest najbardziej wrażliwe: to ono wyprowadza dokument poza przewidziany zakres. Proszę przyznawać je tylko tym, którzy go potrzebują.
Myśleć grupami, nie nazwiskami
Gdy zespół liczy więcej niż kilka osób, proszę nadawać uprawnienia grupom: „Księgowość”, „Warsztat Lyon”, „Zarząd”. Grupę utrzymuje się jednym ruchem:
- nowa osoba: zostaje dodana do grupy i od razu widzi foldery swojego działu;
- zmiana stanowiska: zmienia grupę, a jej dostępy za tym podążają;
- odejście z zespołu: opuszcza grupę, dostęp znika bez ingerencji w foldery.
Uprawnienia nadawane imiennie zawsze w końcu rozmijają się z rzeczywistą organizacją. Nikt już nie wie, dlaczego jakiś były praktykant wciąż widzi folder ofert.
Folder zespołu: dział, lokalizacja, spółka
Folder zespołu należy do organizacji, a nie do osoby. Administrator go tworzy, przypisuje mu jedną lub kilka grup i ustala poziom uprawnień każdej z nich. Złożone w nim pliki pozostają na miejscu, gdy ich autor zmienia stanowisko lub odchodzi z firmy.
W przypadku bardziej wrażliwych treści wewnątrz działu, na przykład płac w dziale kadr, najprościej jest utworzyć osobny folder zespołu, otwarty dla węższej grupy. Bardziej szczegółowe uprawnienia do podfolderu można też nadać, gdy to ustawienie jest włączone w Państwa instancji: prosimy zwrócić się do wsparcia Klytic.
Spółka lub spółka zależna: w jednej instancji narzędzie jest to samo, czyli grupa i foldery zespołów dla każdej spółki. Jeśli spółki muszą być odizolowane do tego stopnia, że żaden wspólny administrator nie widzi drugiej, jest to inna architektura, opisana w Kilka spółek w Klytic Docs. Omówiono tam też przypadek osoby pracującej dla dwóch spółek zależnych.
Kto czym administruje
- Administrator Państwa instancji, osoba z Państwa organizacji: tworzy konta i grupy, otwiera foldery zespołów, ustala zasady udostępniania dla wszystkich.
- Administrator grupy, jeśli Państwo delegują: zarządza kontami swojej grupy (tworzenie, hasło, limit miejsca), bez dostępu do ustawień ogólnych. Przydatne dla lokalizacji lub spółki zależnej, która sama obsługuje nowych pracowników.
- Każdy użytkownik: udostępnia własne pliki w granicach ustalonych przez administratora.
- Wsparcie Klytic: pomaga wdrożyć tę organizację, zapewnia utrzymanie i przywracanie danych, wliczone w cenę lub płatne w zależności od przyczyny (zob. Jak odzyskać wersję dokumentu). Technicy Klytic interweniują tylko na potrzeby usługi, w sposób rejestrowany. Nie decydują za Państwa, kto co widzi.
Sprawdzanie, kto ma dostęp do pliku
Panel szczegółów pliku lub folderu pokazuje, komu jest on udostępniony. Wskazuje też osoby, które mają do niego dostęp, ponieważ udostępniono im folder nadrzędny. Informacja ta jest widoczna dla właściciela i osób z prawem dalszego udostępniania. To pierwsza kontrola, jaką należy przeprowadzić przed umieszczeniem wrażliwego dokumentu w istniejącym folderze.
Przegląd dostępów: dziennik
Klytic Docs prowadzi dziennik dostępów i aktywności w folderach: utworzenia, modyfikacje, usunięcia, udostępnienia. Pozwala odpowiedzieć na pytania takie jak „kto udostępnił ten folder?” czy „kto i kiedy usunął ten plik?”. Dzienniki dostępu i administracji można też eksportować do własnych narzędzi monitoringu.
Jeśli potrzebują Państwo dokładniejszego śladu, na przykład samego wyświetlenia konkretnego pliku, prosimy sprawdzić ze wsparciem Klytic, co rejestruje Państwa instancja, zanim stanie się to regułą wewnętrzną.
Przykład: MSP zatrudniające 40 osób
| Folder zespołu | Grupa z prawem modyfikacji | Grupa z prawem odczytu |
|---|
| Sprzedaż | Handlowcy | Zarząd |
| Księgowość | Księgowość | Zarząd |
| Kadry | Kadry | brak |
| Procedury | Jakość | Wszyscy pracownicy |
Prawo dalszego udostępniania mają tylko kierownicy działów. Nowy handlowiec zostaje dodany do grupy „Handlowcy”: nic więcej nie trzeba robić.
Najczęściej zadawane pytania
Pracownik odchodzi z firmy: co zrobić z jego dostępami?
Proszę usunąć go z grup, odzyskać jego pliki osobiste, a następnie dezaktywować konto. Procedurę opisano w Dokumenty przy odejściu pracownika lub zespołu.
Czy mogę zablokować grupie udostępnianie na zewnątrz?
Tak, administrator może wyłączyć niektóre grupy z tworzenia udostępnień. Zob. Linki udostępniania, partnerzy i pobieranie.
Czy dwie spółki zależne muszą mieć dwie instancje?
Tylko jeśli żaden wspólny administrator nie może widzieć drugiej spółki. Oba modele porównano w Kilka spółek w Klytic Docs.
Plik został omyłkowo usunięty: kto może go odzyskać?
Użytkownik, z folderu elementów usuniętych, bezpłatnie. Jeśli to nie wystarcza, wsparcie Klytic przywraca plik z kopii zapasowych z ostatnich 30 dni. Omyłkowe usunięcie to błąd obsługi: takie przywrócenie wymaga płatnego zgłoszenia serwisowego. Zob. Jak odzyskać wersję dokumentu.
