Che cosa ottiene
| Dispositivo | Strumento | Uso |
|---|
| PC o Mac | Client di sincronizzazione | Le cartelle scelte compaiono come una cartella del computer, aggiornate, utilizzabili offline |
| iPhone o Android | App mobile | Consultare, caricare un documento o una foto, tenere alcuni file offline |
| Qualsiasi computer | Browser | Tutto lo spazio, la modifica condivisa, la condivisione, le versioni, senza installare nulla |
Per un altro sistema operativo, chieda al supporto Klytic che cosa è supportato sulla Sua istanza.
Installare e collegare un computer
- Installi il client di sincronizzazione indicato dal Suo amministratore o dal supporto Klytic.
- Inserisca l’indirizzo della Sua istanza Klytic Docs.
- Effettui l’accesso. L’accesso si apre nel browser. Se l’autenticazione a due fattori è attiva, è lì che la convalida.
- Scelga la cartella locale e le cartelle da sincronizzare.
Un computer o un telefono può anche essere collegato con una password specifica per quel dispositivo, creata nelle Sue impostazioni di sicurezza. Serve solo a quel dispositivo, e può revocarla da sola, senza cambiare la Sua password principale.
Scegliere che cosa sincronizzare
Non è obbligato a copiare tutto sul computer. Selezioni le cartelle utili ogni giorno e lasci le altre nel servizio: restano accessibili dal browser. È anche una questione di spazio su disco e di sicurezza. Meno copie porta un computer, meno pesa la sua perdita.
Offline, lavora sulle copie locali. Al ritorno della connessione, il client invia le Sue modifiche e recupera quelle degli altri. Ogni invio crea una nuova versione sul server: veda Ritrovare una versione di un documento.
Sul telefono
L’app mobile dà accesso al Suo spazio e alle cartelle di team. Non copia tutto sul telefono: contrassegna Lei i file o le cartelle da tenere offline. Serve anche a caricare un documento dal campo, per esempio la foto di una fattura fornitore o di una bolla di consegna.
Conflitto di copia: tenere la versione giusta
Un conflitto si verifica quando lo stesso file è stato modificato in due posti prima che la sincronizzazione potesse avvenire, tipicamente da due persone offline. Il client non sceglie al posto Suo e non butta via nulla. Conserva entrambi: accanto al file originale compare una copia contrassegnata come conflitto, con la data.
- Apra i due file.
- Riporti nel file originale ciò che manca.
- Elimini la copia di conflitto una volta ripreso il contenuto.
Per un documento che più persone modificano spesso, la migliore prevenzione è la modifica condivisa nel browser: tutti lavorano sullo stesso file, nello stesso momento. È fornita per un numero limitato di utenti; il supporto di un numero elevato di utenti in modifica online è oggetto di un preventivo specifico.
La sincronizzazione non è un backup
La sincronizzazione replica anche le eliminazioni e gli errori. Un file cancellato sul computer viene cancellato nel servizio e finisce nel cestino. Un computer infetto può inviare file danneggiati. I rimedi sono innanzitutto la cronologia delle versioni e il cestino, senza costi e a Sua disposizione, poi i backup Klytic degli ultimi 30 giorni, tramite il supporto. Questo ripristino è incluso o a pagamento a seconda della causa. Dopo un’infezione del computer, è incluso se il computer era adeguatamente protetto, ed è oggetto di un ticket di assistenza a pagamento se non lo era abbastanza, per esempio per mancanza di aggiornamenti o di antivirus. La guida Versioning, replica e backup dei documenti spiega la differenza.
Dispositivo perso o rubato
- Dal browser, apra le Sue impostazioni di sicurezza: vi si trova l’elenco dei browser e dei dispositivi collegati al Suo account. Revochi l’accesso del dispositivo perso. Non potrà più sincronizzare.
- Cambi la Sua password se il dispositivo non era bloccato.
- Avvisi il Suo amministratore e il supporto Klytic. Se non riesce più ad accedere, l’amministratore può disattivare l’account il tempo necessario per fare il punto.
Revocare l’accesso impedisce gli scambi futuri. I file già copiati sul dispositivo vi restano: il blocco e la cifratura del disco del computer o del telefono restano la Sua prima protezione.
Cartelle sensibili: restare nel browser
Una cartella molto sensibile (buste paga, contenzioso, dati sanitari) può restare esclusa dalla sincronizzazione locale. Si apre allora solo nel browser, senza copie sui computer. È una regola semplice da dare ai team, e completa i permessi della cartella. I permessi sono descritti in Stabilire chi vede quali documenti, i link verso l’esterno in Link di condivisione, partner e download.
A seconda della modalità di cifratura della cartella, l’accesso da alcuni dispositivi o dal browser può variare. Lo verifichi con il supporto prima di cifrare una cartella usata in mobilità.
