Che cosa ottiene
Dà accesso a un file o a una cartella senza inviarlo come allegato. Il documento resta al suo posto, nella Sua istanza. Sa chi vi ha accesso, può ridurre i permessi o revocare l’accesso in qualsiasi momento, e la persona vede sempre l’ultima versione.
Condividere internamente
Dal pannello di condivisione di un file o di una cartella, scelga un collega o un gruppo della Sua organizzazione. Stabilisce i suoi permessi: lettura, modifica, ricondivisione. L’elemento compare nel suo spazio.
Per un intero reparto, preferisca una cartella di team aperta a un gruppo anziché una serie di condivisioni individuali. L’impostazione dei gruppi è spiegata in Stabilire chi vede quali documenti.
Inviare un link all’esterno
Un link di condivisione dà accesso a un file o a una cartella a una persona che non ha un account nella Sua istanza. L’indirizzo contiene un identificativo casuale, impossibile da indovinare. Per ogni link imposta:
- i permessi: sola lettura, oppure caricamento e modifica. Per una cartella, una modalità di solo caricamento permette anche di ricevere file senza mostrare ciò che la cartella contiene già;
- una password, da comunicare tramite un canale diverso dal link, per esempio per telefono;
- una data di scadenza, dopo la quale il link smette automaticamente di funzionare;
- una nota per il destinatario, se necessario.
Può creare più link sulla stessa cartella, con permessi diversi, e rimuoverli singolarmente. Da Klytic Mail, invii questo link anziché un allegato pesante: il destinatario consulta la versione aggiornata.
Evitare la condivisione accidentale
La maggior parte delle fughe deriva da un link creato sulla cartella sbagliata, o da un link aperto senza limiti di tempo. Un amministratore della Sua istanza può stabilire regole per tutti:
- richiedere una password su tutti i link esterni;
- impostare una data di scadenza predefinita e una durata massima che l’utente non può superare;
- consentire o meno la ricondivisione di un elemento ricevuto;
- limitare le condivisioni interne ai membri dei gruppi della persona;
- impedire ai membri di alcuni gruppi di creare condivisioni, pur consentendo loro di riceverne.
Lato utente bastano due riflessi. Condividere la sottocartella utile, mai la cartella superiore per comodità. E verificare nel pannello di condivisione chi ha già accesso, anche tramite una cartella superiore, prima di depositare un documento sensibile.
Lavorare con un partner
Lo strumento giusto dipende dalla durata e dalla direzione degli scambi.
| Situazione | Operazione |
|---|
| Invio occasionale di un documento | Link in sola lettura, password, scadenza breve |
| Ricevere documenti da un cliente | Link in solo caricamento su una cartella dedicata |
| Scambi regolari nei due sensi | Cartella dedicata al partner, link in modifica, password, scadenza rivista a ogni termine |
| Collaborazione duratura | Account creato dall’amministratore nella Sua istanza, inserito in un gruppo che vede solo la cartella comune |
La cartella del partner va collocata fuori dal Suo albero di cartelle sensibili. Così un link troppo ampio non può esporre nient’altro. Per la creazione di account destinati a persone esterne, verifichi con Klytic l’effetto sul dimensionamento della Sua offerta.
Per le riunioni, gli invitati esterni partecipano alla videoconferenza di Klytic Docs tramite un semplice link, senza account. Questo accesso alla riunione non apre loro le Sue cartelle: un documento mostrato durante la chiamata si condivide a parte, tramite un link.
La videoconferenza è fornita per un numero limitato di utenti. Il supporto di un numero elevato di utenti in videoconferenza è oggetto di un preventivo specifico.
Documenti sensibili e download
Un documento visualizzato su uno schermo può sempre essere copiato o fotografato. Il controllo si basa quindi su più leve combinate:
- dare la lettura senza la modifica;
- su un link, nascondere il pulsante di download. Questo rende più difficile il recupero del file, non impossibile;
- impostare una scadenza breve e rimuovere il link appena non serve più;
- seguire l’attività della cartella nel log;
- non sincronizzare una cartella sensibile su un PC esterno o condiviso;
- per ciò che non deve mai uscire, non creare alcun link ed escludere il gruppo interessato dalla creazione di condivisioni.
Gli scambi con la Sua istanza sono cifrati. A seconda della modalità di cifratura della cartella, le opzioni di condivisione proposte possono tuttavia variare: le verifichi prima di cifrare una cartella destinata a persone esterne.
Esempio: una cartella «Clienti» e una cartella «Buste paga»
Una società di servizi apre due cartelle di team.
- Clienti: ogni cliente ha la sua sottocartella. I capi progetto vi creano link protetti da password, validi al massimo trenta giorni, come impone l’amministratore.
- Buste paga: aperta al solo gruppo Paghe, in modifica, senza permesso di ricondivisione. Il gruppo è escluso dalla creazione di condivisioni. I cedolini non escono mai tramite link.
Limiti
- Rimuovere un link revoca l’accesso, ma non cancella una copia già scaricata dal destinatario.
- Un link trasmesso a un terzo resta utilizzabile da quel terzo se non ha una password. Da qui l’utilità di renderla obbligatoria.
- La scelta di integrare Klytic Docs con altri strumenti aziendali rientra nella guida Collegare la gestione documentale a ERP, CRM e posta elettronica.
