Che cosa copre la sezione
Un’azienda gestisce due tipi di documenti. Ci sono i file di tutti i giorni: bozze, presentazioni, tabelle di monitoraggio, foto di cantiere. Devono essere disponibili ovunque e condivisi rapidamente. Ci sono poi i documenti che impegnano l’azienda: contratti, fatture, fascicoli del personale, procedure di qualità. Per questi la questione non è più solo l’accesso. È la versione che fa fede, il circuito di approvazione, la durata di conservazione e la capacità di tornare indietro dopo un errore o un attacco.
Spesso si usano le stesse parole per entrambi: memorizzazione, condivisione, sincronizzazione, gestione documentale. Non promettono la stessa cosa. Le guide qui sotto le distinguono, poi le guide pratiche mostrano come ogni esigenza si configura in Klytic Docs.
Cerca un’operazione precisa nel suo spazio: vada direttamente a «Utilizzare Klytic Docs». Sta preparando una scelta o un capitolato: inizi da «Comprendere».
Comprendere
Sette guide documentate con fonti. Restano valide qualunque sia lo strumento scelto, e dicono quando Klytic non è la risposta giusta.
- Memorizzazione, sincronizzazione, condivisione e gestione documentale: quattro parole usate l’una per l’altra, e ciò che ciascuna promette davvero.
- Lavorare in più persone senza una suite americana: ciò che si sostituisce bene in un browser, e ciò che resta legato a una suite per ufficio.
- Versioning, replica e backup: tre meccanismi che rispondono a tre guasti diversi, e perché la cronologia delle versioni non sostituisce il backup.
- Ransomware: proteggere e ripristinare un sistema di gestione documentale: ridurre ciò che un account compromesso può raggiungere, poi l’ordine delle operazioni per tornare a uno stato sano.
- Conservare e archiviare i documenti: che cosa stabilisce una politica di archiviazione, e perché la durata dipende dall’obbligo, non dal disco.
- Collegare la gestione documentale a ERP, CRM e posta elettronica: link, connettore o sviluppo, e che cosa decidere prima di collegare due strumenti.
- IA e documenti, senza inviarli all’esterno: che cosa esce dall’azienda quando un file passa per un servizio di intelligenza artificiale, e le condizioni di un trattamento in sede.
Utilizzare Klytic Docs
Sette guide pratiche per i clienti. Descrivono chi agisce (l’utente, l’amministratore della sua istanza o il supporto Klytic) e che cosa ottiene.
- Diritti per persona, gruppo e cartella: stabilire chi vede quali documenti, con gruppi e cartelle di team.
- Link di condivisione e invii esterni: password, data di scadenza, partner, e le protezioni che l’amministratore può rendere obbligatorie.
- Uscita di un dipendente o di un team: recuperare i file, chiudere i link e revocare l’accesso senza perdere nulla.
- Più società nella piattaforma: un’istanza per società o perimetri separati in un’unica istanza, e il caso della persona che lavora per due controllate.
- Recuperare una versione: tornare a una versione precedente, recuperare un file eliminato, e quando chiedere un ripristino al supporto, incluso o fatturato a seconda della causa.
- Sincronizzare i propri dispositivi: computer, telefono e browser, conflitti di copia e dispositivo smarrito.
- Ricerca, etichette e classificazione: cartelle, etichette, ricerca e circuiti di approvazione.
Ubicazione dei dati e detenzione delle chiavi
Dove sono ospitati i documenti, chi gestisce il servizio e chi detiene le chiavi di cifratura: queste domande riguardano la sovranità digitale, trattata in una sezione a parte. La guida Che cos’è un cloud sovrano? spiega che cosa protegge la cifratura a seconda di chi detiene la chiave. La pagina Hosting e sovranità descrive le modalità di implementazione di Klytic: cloud Klytic, istanza dedicata o server del cliente, in qualsiasi area geografica corrispondente alla giurisdizione applicabile, fatta salva la disponibilità dei servizi, in particolare in Europa o a Mauritius.
Per i backup, la loro frequenza e il loro ripristino, si veda anche Sicurezza e backup. L’offerta stessa è presentata nella pagina Klytic Docs.
