Mida te saate
- Ühtki kliendi kirja ei kao pärast lahkumist.
- Lahkuval inimesel pole enam juurdepääsu ei brauserist ega telefonist.
- Järglane, kes loeb ja vastab oma kontoga, jälgitavalt.
- Ajakohased ühisaadressid.
Kes mida teeb
- Inimese juht otsustab postkasti saatuse ja määrab järglase.
- Teie Klytic Maili konto administraator teeb seadistused halduskonsoolis.
- Klyticu tugi sekkub varukoopiatest taastamiseks (sisaldub hinnas töötaja lahkumisel tahtliku kustutamise või liiga vara kustutatud postkasti korral, kuni 3 taotlust kuus; tasuline pärast juhuslikku kustutamist), seadusjärgse arhiveerimise jaoks, kui see on tellitud, ja kõigis seadmetega seotud küsimustes.
1. Otsustage enne sulgemist
Lahkumise päeval on kolm võimalust. Need otsustatakse enne, mitte pärast.
| Valik | Millal | Tulemus |
|---|
| Jätta postkast avatuks | Kliendid või tarnijad kirjutavad sellele aadressile veel | Postkast võtab kirju edasi vastu; järglane loeb seda delegeerimise kaudu |
| Sulgeda vastuse või edasisaatmisega | Kirjavoog on väike, ajalugu võetakse üle mujal | Kirjutajad saavad vastuse uue kontaktiga või nende kirjad saadetakse edasi |
| Muuta aadress aliaseks | Aadress peab jääma, postkast mitte | Kirjad jõuavad otse järglaseni, kui ajalugu on säilitatud või arhiveeritud |
Kõigil kolmel juhul on ajalugu eraldi teema: see tuleb säilitada, edasi anda või arhiveerida enne postkasti mis tahes kustutamist.
2. Eemaldage inimese sisselogimine
- Parool. Administraator muudab selle või blokeerib konto sisselogimise. Blokeerimine takistab inimesel sisse logida, kuid postkast võtab kirju edasi vastu.
- Seadmed. Sünkroonitud telefonid ja tahvelarvutid on konto seadmete loendis. Administraator saab kaotatud või tagastatud seadmest e-posti andmed kaugkustutada. Olenevalt mudelist ja selle versioonist võib kustutamine puudutada kogu seadet: isikliku telefoni puhul eemaldage seade pigem sünkroonimisest ja küsige enne kustutamist toelt nõu. IMAP-iga seadistatud seadet ilma Exchange ActiveSynci sünkroonimiseta ei saa sel viisil kustutada: parooli muutmine katkestab selle ühenduse.
- Tema õigused mujal. Kui inimesel oli juurdepääs jagatud postkastile, juhi kalendrile või jagatud kaustadele, eemaldage need õigused. Need ununevad sagedamini kui postkast ise.
3. Andke juurdepääs järglasele
Ärge edastage lahkunud inimese parooli. Administraator annab järglasele postkastile õiguse tema enda kontoga: vaatamine või sisu haldamine ning vajaduse korral saatmine „nimel“ või „kui“ see aadress. Järglane leiab postkasti oma veebipostist enda postkasti kõrvalt. Iga vastus jääb kellegi nimele.
Kui portfelli võtavad üle mitu inimest, muutke postkast jagatud postkastiks ja jagage õigused. Seadistamist kirjeldab leht jagatud postkastid, aliased ja mitu ettevõtet.
Näide. Müügiesindaja lahkub 30 töötajaga VKE-st (hüpoteetiline juhtum). Samal päeval blokeerib administraator tema sisselogimise ja kustutab e-posti andmed tema töötelefonist. Ta annab järglasele õiguse postkasti hallata ja selle aadressi nimel saata, seadistab automaatvastuse uue kontaktiga ja eemaldab endise müügiesindaja listist equipe-commerciale@. Kolm kuud hiljem on kirjavoog vaibunud: aadress muutub järglase postkasti aliaseks.
4. Vaadake üle aliased ja listid
- Eemaldage inimene postiloenditest, mille liige ta oli.
- Kui tema postkasti jõudsid aliased, näiteks devis@, siduge need järglase postkastiga.
- Kontrollige rakendusi, mis saatsid tema aadressile hoiatusi või dokumente.
5. Postkasti pikaajaline säilitamine
Klyticu varukoopiad võimaldavad naasta viimase 30 päeva seisu. Need ei ole mõeldud postkasti säilitamiseks mitu aastat. Kui postkasti tuleb hoida kohustuse või vaidluse ohu tõttu, kavandage arhiveerimine ajal, mil konto on veel kontrolli all: vt kirjade arhiveerimine. Isiklikuna märgitud kirjadele kehtivad omad reeglid: laske oma praktika nõustajal kinnitada.
Korduma kippuvad küsimused
Kas postkast võtab kirju vastu ka siis, kui sisselogimine on blokeeritud?
Jah. Sisselogimise blokeerimine takistab inimesel sisse pääseda; postkast võtab kirju edasi vastu ja järglane loeb seda delegeerimise kaudu.
Töötaja kustutas enne lahkumist kirju. Kas neid saab taastada?
Jah, 30 päeva jooksul. Vaadake kõigepealt tasuta postkasti prügikonteineri kausta. Sealt edasi taastab tugi varukoopiatest: see sisaldub hinnas, kuni 3 taotlust kuus. Vt kirja või postkasti taastamine.
Kui kaua postkasti avatuna hoida?
Seni, kuni kirjutajad on aadressi vahetanud. Edaspidi piisab aliasest või automaatvastusest ja ajalugu kuulub arhiveerimise alla.
Aga kui aadress kuulub jagatud postkastile?
Piisab inimese õiguste eemaldamisest. Vt jagatud postkastid ja aliased.
