Nahrávanie je spracúvanie údajov
Nahrávka obsahuje hlas zamestnanca a hlas jeho partnera v rozhovore, často ich mená, niekedy citlivé informácie vyslovené počas rozhovoru. Ide o spracúvanie osobných údajov v zmysle GDPR. Priamo sa uplatňujú dve zásady článku 5: údaje sa získavajú na určené, výslovne uvedené a legitímne účely a uchovávajú sa nie dlhšie, než je potrebné na tieto účely.
Lehota sa teda nevyberá ako prvá. Odvodzuje sa z účelu. Firma, ktorá nevie povedať, prečo nahráva, nevie povedať ani to, ako dlho uchováva.
Prípustné účely a čo odôvodňujú
Informácia CNIL o odpočúvaní a nahrávaní hovorov na pracovisku uvádza prípustné účely: školenie zamestnancov, ich hodnotenie, zlepšovanie kvality služby a v obmedzených prípadoch ustanovených predpisom preukázanie zmluvy alebo transakcie. Riešenie musí zodpovedať uznanej potrebe a zostať primerané cieľu.
| Účel | Čo treba uchovať | Kto potrebuje počúvať |
|---|
| Školenie | Niekoľko vybraných hovorov, na čas jedného školenia alebo cyklu | Školiteľ, dotknutý zamestnanec |
| Hodnotenie a kvalita | Hovory potrebné pre hodnotiaci hárok; samotný hárok | Vedúci tímu alebo oddelenia kvality |
| Preukázanie transakcie | Hovory, ktoré obsahujú záväzok, keď to ustanovuje predpis | Oddelenie, ktoré spravuje zmluvy alebo spory |
Tá istá informácia stanovuje obmedzenia. Zamestnávateľ nemôže zaviesť trvalé alebo systémové odpočúvanie či nahrávanie, ak to osobitný zákon neustanovuje. Nahrávať všetky hovory na odradenie od nezdvorilého správania nie je prípustné: nahrávanie spustené zamestnancom sa považuje za menej invazívne. Zamestnanci musia mať možnosť volať súkromne na nenahrávaných linkách alebo nahrávanie vypnúť; to isté platí pre zástupcov zamestnancov pri výkone ich mandátu.
Informovať a obmedziť počúvanie
Informovanie predchádza zapnutiu.
- Zástupcovia zamestnancov sú informovaní a konzultovaní pred zavedením riešenia.
- Zamestnanci vedia, kedy môžu byť odpočúvaní alebo nahrávaní, prečo, kým a ako dlho.
- Volajúci sú informovaní na začiatku hovoru, spravidla krátkym oznámením s odkazom na úplné informácie. CNIL spresňuje, že musia byť informovaní o svojom práve namietať pred koncom rozhovoru.
- Záznam o spracúvateľských činnostiach uvádza toto riešenie a zodpovedná osoba (DPO) je doň zapojená, ak bola určená.
Prístup musí byť obmedzený na oddelenia, ktorých sa cieľ týka, s oprávneniami a zaznamenávaním vykonaných úkonov. V praxi: počúvať smú málokto, toto oprávnenie je oddelené od práva telefonovať a zoznam oprávnených osôb sa pravidelne kontroluje. Pre Klytic Tel opisuje uplatnenie návod Kto môže počúvať nahrávky v Klytic Tel.
Lehoty: čo hovorí CNIL
Informácia CNIL dáva pre nahrávky na pracovisku dva orientačné body:
- nahrávky možno uchovávať najviac šesť mesiacov, ak predpis neurčuje osobitnú lehotu alebo neexistuje osobitné odôvodnenie;
- analytické dokumenty, záznamy alebo hodnotiace hárky možno uchovávať najviac jeden rok.
Odporúča aj osvedčený postup: vyhodnotiť nahrávky v nasledujúcich dňoch, vypracovať analytické dokumenty a potom nahrávky rýchlo vymazať. Šesť mesiacov je horná hranica, nie cieľ.
Tieto orientačné body nepokrývajú všetky prípady. Niektoré odvetvia majú vlastné predpisy, ktoré pre hovory obsahujúce záväzok ukladajú dlhšiu alebo kratšiu lehotu. Ak je vaša činnosť regulovaná, prednosť má odvetvové pravidlo: overte si ho so zodpovednou osobou (DPO) alebo právnym poradcom, skôr než stanovíte svoje.
Stránka CNIL použitá v tomto texte pochádza z roku 2009 a je označená ako „zastaraná, prebieha aktualizácia“. K dátumu overenia zostáva referenciou, ktorú úrad k tejto téme zverejnil. Pred ustálením svojho pravidla si overte, či neexistuje novšia verzia.
Postup, ako stanoviť vašu lehotu
- Zapíšte účel pre každú linku alebo frontu: zákaznícka linka kvôli kvalite, obchodné oddelenie kvôli dôkazu atď.
- Obmedzte rozsah: nahrávajú sa iba linky, pri ktorých je na to dôvod.
- Stanovte lehotu pre každý účel bez prekročenia orientačného bodu CNIL, ak to nevyžaduje predpis alebo písomné odôvodnenie.
- Riešte odvodené údaje: prepisy, zhrnutia, hodnotiace hárky a hlasové správy skopírované do elektronickej pošty majú vlastnú lehotu. Vymazanie zvukového súboru nevymaže jeho prepis.
- Kontrolujte pravidlo a zoznam oprávnených osôb aspoň raz ročne.
Záloha nie je lehota uchovávania
Existujú dvoje hodiny a netreba ich zamieňať.
Lehota uchovávania je vaše rozhodnutie: ako dlho zostáva nahrávka v službe dostupná na počúvanie. Doba uchovávania záloh je technické opatrenie prevádzkovateľa: ako dlho sa uchováva kópia celej služby, aby ju bolo možné po incidente obnoviť.
Keď nahrávku vymažete, zmizne zo služby. Kópia môže pretrvať v zálohách až do ich uplynutia. Táto kópia nie je dostupná používateľom; slúži iba na obnovenie. Uveďte ju vo svojich informáciách a v zázname o spracúvateľských činnostiach: je to presnejšie než tvrdiť okamžité a úplné vymazanie.
Časté otázky
Dá sa nahrávať všetky hovory firmy?
CNIL uvádza, že trvalé alebo systémové nahrávanie nie je prípustné, ak to osobitný zákon neustanovuje. Nahrávajte linky, ktoré majú účel.
Treba upozorniť volajúceho?
Áno, na začiatku hovoru, s možnosťou namietať pred koncom rozhovoru.
Kto má mať možnosť počúvať?
Iba osoby, ktorých sa účel týka. Pozrite Kto môže počúvať nahrávky v Klytic Tel.
Kde sú nahrávky uložené?
Na telefónnej platforme spolu s ďalšími stopami hovoru. Pozrite Čo telefónna platforma vie o vašej firme.
Kde stojí Klytic
Nahrávanie hovorov je funkciou Klytic Tel, dostupnou už od Základnej linky. Predvolene sa nezapína všade: spolu s Klytic si vyberiete linky alebo fronty, kde má účel. Prepis a zhrnutie rozhovorov sú súčasťou Linky Business; ide o odvodené údaje, ktoré musí pokrývať vaše pravidlo.
Nahrávky sa uchovávajú na telefónnom serveri vyhradenom pre vašu organizáciu, vo zvolenej zóne hostingu alebo na vašich serveroch. Lehota uchovávania sa stanovuje podľa vášho pravidla. Klytic za vás neurčuje zákonnú lehotu a nenahrádza vašu zodpovednú osobu (DPO).
Telefónia sa zálohuje denne, s dobou uchovávania 30 dní. Kópia vymazanej nahrávky preto môže v zálohách pretrvať až 30 dní, bez prístupu používateľov. Pri podpise sa poskytuje zmluva o spracúvaní údajov.
Táto stránka opisuje všeobecný rámec. Nenahrádza stanovisko vašej zodpovednej osoby (DPO) alebo právneho poradcu ani predpisy platné pre vaše odvetvie.
Právny stav k 11. októbru 2026. Orientačné lehoty (šesť mesiacov pre nahrávky, jeden rok pre analytické dokumenty) pochádzajú z informácie CNIL „L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail“, zverejnenej v roku 2009 a označenej CNIL ako zastaraná a v procese aktualizácie. Odvetvový predpis môže ustanoviť inú lehotu.
Zdroje
Overené v októbri 2026.
- CNIL, „L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail“ (zverejnené 5. mája 2009, označenie „zastaraná a v procese aktualizácie“): prípustné účely, zákaz trvalého alebo systémového riešenia okrem prípadov ustanovených predpisom, nenahrávané linky na súkromné hovory, informovanie zástupcov zamestnancov, zamestnancov a volajúcich, právo namietať, obmedzený prístup a zaznamenávanie, uchovávanie najviac šesť mesiacov pre nahrávky a jeden rok pre analytické dokumenty. cnil.fr
- GDPR, článok 5: obmedzenie účelu a minimalizácia uchovávania. cnil.fr
- Klytic, stránka Klytic Tel: nahrávanie hovorov už od Základnej linky, prepis a zhrnutie na Linke Business. klytic.com
- Klytic, časté otázky: denná záloha Klytic Tel, uchovávaná 30 dní. klytic.com
