Conservação, arquivo, cópia de segurança: três prazos
As três palavras são muitas vezes confundidas. Não respondem à mesma pergunta.
| Pergunta | Prazo típico |
|---|
| Cópia de segurança | Voltar atrás depois de um incidente | Dias ou semanas |
| Arquivo | Guardar um documento que já não serve no dia a dia, intacto e consultável | O da obrigação ou da utilização |
| Conservação | Durante quanto tempo o documento deve ou pode existir | Fixado por um texto, um contrato ou uma decisão interna |
Para os dados pessoais, a CNIL (autoridade francesa de proteção de dados) descreve três fases. A base ativa, enquanto o dado serve o objetivo para o qual foi recolhido. O arquivo intermédio, quando já não serve esse objetivo mas continua útil, por exemplo para um litígio ou uma obrigação legal: é então separado e consultado pontualmente por pessoas habilitadas. Por fim, o arquivo definitivo, para certas informações conservadas devido ao seu valor. Esta divisão aplica-se bem a todos os documentos.
A cópia de segurança tem o seu próprio guia: controlo de versões, replicação e cópia de segurança. Uma cópia de segurança de trinta dias não é um arquivo.
O que uma política de arquivo fixa
Uma política cabe em poucas páginas. Responde, para cada família de documentos, a sete perguntas:
- o quê: a família de documentos (faturas, contratos, processos do pessoal, atas);
- durante quanto tempo, e a partir de quando: o encerramento do exercício, o fim do contrato, a saída do colaborador;
- onde: que pasta, que serviço, que alojamento;
- sob que forma: original em papel, cópia digital, formato de ficheiro;
- quem responde por ela: um responsável por família, não «a informática»;
- quem ainda lhe acede: um arquivo não está aberto a todos os que viam o processo ativo;
- que destino final: destruição, conservação definitiva ou entrega a um terceiro, com um registo da decisão.
Tudo começa por um inventário. Sem ele, a política é um slogan: fixa prazos para documentos que ninguém sabe onde estão.
Prazos que resultam dos textos
Em França, vários prazos são fixados por lei. O site oficial Service Public Entreprendre reúne-os, com as respetivas referências. Eis alguns, entre os mais comuns para uma empresa:
| Documento | Prazo | Início da contagem | Texto citado |
|---|
| Livros e registos contabilísticos | 10 anos | Encerramento do exercício | Code de commerce, art. L123-22 |
| Documentos de suporte (notas de encomenda, guias de remessa, faturas) | 10 anos | Encerramento do exercício | Code de commerce, art. L123-22 |
| Documentos fiscais (regra geral) | 6 anos | Última operação mencionada ou data de emissão | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Contratos e correspondência comercial | 5 anos | Consoante a prescrição aplicável | Code de commerce, art. L110-1 a L110-4 |
| Duplicado do recibo de vencimento (empregador) | 5 anos | Não especificado pela ficha | Code du travail, art. L3243-1 a L3243-5 |
| Registo único do pessoal | 5 anos | Saída do colaborador | Code du travail, art. R1221-26 |
Três observações. Um mesmo documento pode estar sujeito a vários prazos: uma fatura é ao mesmo tempo um documento contabilístico e um documento fiscal. O prazo fiscal passa para dez anos em caso de atividade oculta. E esta tabela só vale para França: o setor de atividade (saúde, banca, seguros) e o país do leitor alteram os prazos. Não existe uma tabela única aplicável a todas as empresas.
Os processos do pessoal e os dados pessoais
Um documento que contém dados pessoais não se guarda indefinidamente. O RGPD impõe um prazo limitado, que o responsável pelo tratamento determina em função da finalidade, como recorda a CNIL.
Para os recursos humanos, a CNIL publicou em abril de 2026 um referencial dos prazos de conservação, organizado por atividade: recrutamento, gestão administrativa, remuneração, acidentes de trabalho, denúncias profissionais. Este referencial é soft law: o seu cumprimento não é obrigatório. Em contrapartida, certos prazos que retoma são impostos por textos, e o empregador não pode derrogá-los. Vários prazos podem aplicar-se a um mesmo tratamento.
Na prática, um processo de RH guardado numa solução de gestão documental precisa de duas regras: quem ainda o pode abrir depois da saída do colaborador, e quando é purgado. Guardar «por via das dúvidas» não é uma regra.
O formato e a legibilidade daqui a dez anos
Guardar um ficheiro dez anos não serve de nada se ninguém o conseguir abrir. O local conta, o formato também:
- preferir formatos abertos e documentados, e um documento fixo (um PDF) em vez de um ficheiro editável para os documentos que fazem fé;
- não depender de um software que pode desaparecer ou mudar de licença;
- guardar os metadados: data, tipo, prazo, responsável, sem os quais o arquivo é um monte de ficheiros;
- prever a saída: poder exportar os arquivos em formatos normalizados se mudar de prestador.
O valor de uma cópia digital de um original em papel obedece a regras próprias. Antes de destruir originais, confirme-as com o seu contabilista certificado ou com o seu consultor.
Exemplo: uma política em meio dia
Caso hipotético. Uma PME de quarenta pessoas reúne a sua contabilista, a sua responsável de RH e o seu gestor. Em meio dia, listam seis famílias de documentos.
As faturas de fornecedores passam por um circuito de validação e são depois arquivadas por ano; são guardadas dez anos após o encerramento do exercício. Os contratos de clientes são arquivados por cliente e guardados cinco anos após o seu termo. Os processos do pessoal ficam numa pasta de acesso restrito; os seus prazos seguem o referencial da CNIL, verificado para cada documento. Os rascunhos e os documentos de trabalho não têm política: existem e desaparecem com os projetos.
Todos os anos, em fevereiro, a contabilista identifica os processos que chegaram ao fim do prazo, obtém a validação da sua destruição e regista a decisão. A política cabe em duas páginas.
Os erros frequentes
- Guardar tudo. Não é prudente para os dados pessoais e torna a pesquisa mais lenta.
- Tomar a cópia de segurança por um arquivo. Apaga-se no fim do seu período de retenção.
- Arquivar no correio eletrónico. O anexo de um e-mail não tem classificação, nem circuito, nem prazo. O arquivo das mensagens é um tema à parte.
- Esquecer as cópias. Anexos, computadores sincronizados, pens USB: uma purga na solução de gestão documental não as apaga.
Perguntas frequentes
Pode-se guardar tudo indefinidamente?
Para documentos sem dados pessoais, é possível, mas dispendioso e pouco legível. Para dados pessoais, não: o prazo deve ser limitado à finalidade.
Uma cópia de segurança de trinta dias é um arquivo?
Não. Serve para voltar atrás depois de um incidente. Ver controlo de versões, replicação e cópia de segurança.
É preciso arquivar os e-mails?
É um tema distinto, com ferramentas próprias. Ver arquivar as mensagens.
Como encontrar um arquivo daqui a cinco anos?
Através de uma classificação estável e de etiquetas atribuídas no momento do depósito. Ver encontrar, etiquetar e fazer circular um documento.
Onde devem ser alojados os arquivos?
A questão do local e de quem o explora é tratada em o que é uma cloud soberana?
Onde se situa a Klytic
O Klytic Docs conserva as pastas, as versões e as etiquetas na instância dedicada do cliente, durante o tempo que este aí as deixar. Os circuitos de validação arquivam e conservam um documento depois de aprovado, como a fatura de fornecedor do exemplo publicado. As permissões por grupo permitem restringir o acesso a uma pasta de arquivo. Os seus dados podem ser exportados a qualquer momento em formatos normalizados, e continuam exportáveis durante trinta dias após o fim do contrato antes de serem eliminados.
Há duas coisas que não devem ser confundidas. A cópia de segurança Klytic dura trinta dias: protege contra um incidente, não é um arquivo de dez anos. O arquivo legal anunciado para o Klytic Mail é uma opção do correio eletrónico: não transforma o Klytic Docs num sistema de arquivo com valor probatório.
A política em si (famílias, prazos, destruições) continua a ser uma decisão da empresa, aplicada pelos seus administradores. O alojamento é possível em qualquer zona geográfica correspondente à jurisdição aplicável, sob reserva da disponibilidade dos serviços, nomeadamente na Europa ou na Maurícia, ou nos servidores do cliente. A Klytic não é uma oferta com qualificação SecNumCloud.
Esta página descreve um enquadramento geral. Não substitui o parecer do seu contabilista certificado ou do seu consultor.
Ponto jurídico a 11 de outubro de 2026. Os prazos citados são os do direito francês, tal como apresentados pelo site oficial Service Public Entreprendre, que remete nomeadamente para o artigo L123-22 do Code de commerce e para o artigo L102 B do Livre des procédures fiscales. Variam consoante o país, o setor e a natureza do documento.
Fontes
Consultadas em outubro de 2026.
- Service Public Entreprendre (Premier ministre), prazos de conservação dos documentos para as empresas: 10 anos para os livros contabilísticos e documentos de suporte (C. com., art. L123-22), 6 anos para os documentos fiscais (LPF, art. L102 B), 5 anos para os contratos comerciais, prazos dos documentos do pessoal. service-public.gouv.fr
- CNIL, «Les durées de conservation des données» (os prazos de conservação dos dados): prazo limitado fixado em função da finalidade; base ativa, arquivo intermédio, arquivo definitivo. cnil.fr
- CNIL, referencial dos prazos de conservação para a gestão de recursos humanos (abril de 2026): soft law, organizado por atividade; certos prazos são impostos por textos. cnil.fr
- Klytic, Klytic Mail: arquivo legal disponível como opção. klytic.com
- Klytic, Alojamento e soberania: exportação a qualquer momento em formatos normalizados, dados exportáveis 30 dias após o fim do contrato e depois eliminados. klytic.com
