Antes de escolher o destino
As migrações que falham raramente são fracassos técnicos. São projetos em que a direção prometeu «a mesma coisa, em versão europeia» quando uma parte dos usos não podia acompanhar. Este primeiro bloco fixa o que sai, o que fica e o que se comunica às equipas.
- Os usos reais estão listados: email, ficheiros, Teams, Excel avançado, aplicações de negócio.
- O que não será migrado está escrito e aceite pela direção.
- Os colaboradores estão avisados do que muda: webmail, editor online de documentos, histórico do Teams não recuperado.
- O editor online do destino foi testado com os seus próprios livros e documentos, não numa demonstração.
- O destino é escolhido para estes usos, não por um slogan. Consulte o guia das alternativas.
- O orçamento separa subscrição, migração e exclusões. Consulte o custo.
- O orçamento indica o volume assumido como pressuposto, o número de passagens de cópia, o critério de conclusão e o preço de uma discrepância descoberta posteriormente.
- O compromisso do operador está escrito: chegada das mensagens, recuperação do histórico, ou ambas.
- O tempo interno está previsto: um responsável nomeado, disponível para o inventário, a amostra e o dia D.
Inventário
O inventário determina o orçamento e o calendário. Cada elemento esquecido aqui regressa mais tarde sob a forma de recuperação, muitas vezes no pior momento. As aplicações que enviam email são a falha mais frequente: uma fotocopiadora ou um software de processamento salarial que continua a enviar com o identificador antigo só se deteta depois da mudança.
- Domínios e subdomínios que enviam ou recebem email.
- Caixas nominativas, caixas partilhadas, listas, aliases, reencaminhamentos.
- Volume por caixa e caixas sob retenção legal.
- Arquivos existentes, e o que deve ser conservado.
- Contas sem proprietário (colaboradores que saíram).
- Dispositivos: Outlook Windows, Outlook Mac, telemóveis, apenas webmail.
- Aplicações que enviam: fotocopiadoras, site, CRM, alertas, processamento salarial.
- Software que se autentica em SMTP, com o identificador que utiliza.
- Ficheiros no âmbito: OneDrive, bibliotecas SharePoint úteis, ligações internas e partilhas anónimas.
- Registos DNS atuais: MX, SPF, DKIM, DMARC, autodiscover.
- Termo das subscrições Microsoft atuais e condições de rescisão.
Preparar o destino
O destino prepara-se enquanto os colaboradores continuam a trabalhar no Microsoft 365. O MX não se altera. Esta fase serve para encontrar os problemas numa amostra, quando ainda há tempo para corrigir o método.
- Contas criadas, palavras-passe ou convites prontos.
- Aliases e listas recriados.
- SPF, DKIM e DMARC do destino prontos a publicar.
- Primeira cópia do histórico lançada, MX inalterado.
- Amostra controlada: direção, caixa partilhada, caixa grande, caixa vazia.
- Na amostra: número de mensagens, pastas, contactos e compromissos recorrentes verificados.
- Ficheiros copiados, se o âmbito os incluir, e abertos no destino.
- Instruções de uma página para o Outlook e para o telemóvel, com o procedimento «eliminar a conta e voltar a criá-la».
- TTL do MX reduzido vários dias antes.
- Plano de reversão escrito: quem repõe o MX antigo, em quantos minutos.
A véspera
A véspera serve para reduzir ao mínimo a diferença entre as duas plataformas. Sem segunda passagem, faltam os últimos dias de correio. Sem congelamento, um alias criado à noite só existe de um lado.
- Segunda passagem de cópia (o delta).
- Congelamento das criações de aliases e das alterações de listas.
- Linha de apoio interna nomeada para o dia D.
- Teste de envio a partir do destino para uma caixa Gmail e uma caixa Microsoft externas.
O dia D
O dia D avalia-se com provas externas, não pelo facto de «funcionar internamente». Uma mensagem enviada a partir de uma caixa pessoal externa deve chegar à nova plataforma dentro do prazo do TTL; uma mensagem de saída real deve passar SPF, DKIM e DMARC num correspondente.
- MX mudado.
- Email de teste externo recebido na nova plataforma.
- SPF, DKIM e DMARC validados numa mensagem de saída real.
- Fotocopiadoras, site e CRM passados para o novo SMTP.
- Amostra de utilizadores contactáveis e capazes de enviar.
- Fila de espera monitorizada durante o dia.
- A pessoa autorizada a repor o MX antigo está contactável durante todo o dia.
Depois
A migração não termina quando o MX mudou. Termina quando um único mundo envia correio, as discrepâncias estão tratadas e um restauro foi testado no destino. Encerrar o envio na plataforma antiga evita que um colaborador responda a partir de dois sítios.
- Plataforma antiga apenas em modo de leitura, já sem envio.
- Discrepâncias comunicadas tratadas (pasta em falta, delegação), terceira passagem direcionada se necessário.
- Regras do lado do servidor, assinaturas centralizadas e direitos de delegação reconfigurados.
- Telemóveis reconfigurados, perfis antigos eliminados se criarem duplicados.
- Data de encerramento do tenant Microsoft registada, exportação final arquivada se necessário.
- Regras de retenção e cópias de segurança do destino verificadas através de um restauro de teste.
- Registo das atividades de tratamento e documentação interna atualizados com o novo operador.
O método passo a passo está em migrar sem interrupção. A ordem geral das operações e o que não se transfere estão em migrar do Microsoft 365 para uma solução europeia.
Perguntas frequentes
Quem deve gerir esta checklist?
Um responsável interno, com um responsável e uma data em cada linha. O prestador pode executar grande parte dela, mas a validação da amostra, das exclusões e do critério de conclusão cabe à empresa.
É possível dispensar a amostra se a ferramenta de cópia for fiável?
Não. A ferramenta copia, não verifica se a caixa partilhada da direção ou os compromissos recorrentes chegaram corretamente. A amostra é o momento em que se corrige o método com o menor custo.
Durante quanto tempo manter o Microsoft 365 após a mudança?
O tempo necessário para verificar que nenhum fluxo ainda o utiliza e que as discrepâncias estão tratadas, em modo só de leitura. Fixe a data de encerramento com antecedência e registe-a, para não pagar duas plataformas sem motivo.
Esta lista aplica-se ao Google Workspace?
No essencial, sim: inventário, DNS, passagens de cópia, aplicações de envio, reversão. Os pontos específicos da Google (etiquetas, proprietários de ficheiros do Drive, grupos) estão descritos em migrar a partir do Google Workspace.
Klytic
Para uma migração de email para a Klytic: conselhos gratuitos, nenhum email perdido, realização pela Klytic mediante orçamento. A subscrição e a migração são duas faturas; os preços das subscrições estão na página Preços.
Esta página descreve uma lista de controlo. Não substitui o inventário do seu tenant nem o plano de mudança escrito com o seu prestador.
Fontes
Consultadas em outubro de 2026.
