Voordat u het doelplatform kiest
Migraties die mislukken, zijn zelden technische mislukkingen. Het zijn projecten waarbij de directie “hetzelfde, maar dan Europees” heeft beloofd, terwijl een deel van het gebruik niet kon volgen. Dit eerste blok legt vast wat meegaat, wat blijft en wat men aan de teams vertelt.
- Het werkelijke gebruik is opgelijst: e-mail, bestanden, Teams, geavanceerd Excel, bedrijfsapplicaties.
- Wat niet wordt gemigreerd, is op papier gezet en door de directie aanvaard.
- De medewerkers zijn op de hoogte van wat verandert: webmail, online documenteditor, Teams-historiek die niet wordt overgenomen.
- De online editor van het doelplatform is getest op uw eigen werkmappen en documenten, niet op een demonstratie.
- Het doelplatform is gekozen voor dit gebruik, niet voor een slogan. Zie de gids met alternatieven.
- De offerte scheidt abonnement, migratie en uitsluitingen. Zie de kosten.
- De offerte vermeldt het volume dat als aanname is gebruikt, het aantal kopieerrondes, het eindcriterium en de prijs van een afwijking die later wordt ontdekt.
- De verbintenis van de beheerder staat op papier: aankomst van berichten, overname van de historiek, of beide.
- De interne tijd is ingepland: een aangewezen contactpersoon, beschikbaar voor de inventaris, de steekproef en de dag D.
Inventaris
De inventaris bepaalt de offerte en de planning. Elk element dat hier wordt vergeten, komt later terug als herstelwerk, vaak op het slechtst denkbare moment. Applicaties die e-mail verzenden, zijn het meest voorkomende gat: een kopieerapparaat of loonpakket dat met de oude inloggegevens blijft verzenden, valt pas na de overstap op.
- Domeinen en subdomeinen die e-mail verzenden of ontvangen.
- Persoonlijke mailboxen, gedeelde mailboxen, lijsten, aliassen, doorsturingen.
- Volume per mailbox en mailboxen onder juridische bewaarplicht.
- Bestaande archieven, en wat moet worden bewaard.
- Accounts zonder eigenaar (vertrokken medewerkers).
- Toestellen: Outlook Windows, Outlook Mac, mobiele toestellen, alleen webmail.
- Applicaties die verzenden: kopieerapparaten, website, CRM, meldingen, loonadministratie.
- Software die zich via SMTP authenticeert, met de inloggegevens die ze gebruikt.
- Bestanden binnen de scope: OneDrive, nuttige SharePoint-bibliotheken, interne links en anonieme deellinks.
- Huidige DNS-records: MX, SPF, DKIM, DMARC, autodiscover.
- Vervaldatum van de huidige Microsoft-abonnementen en opzeggingsvoorwaarden.
Het doelplatform voorbereiden
Het doelplatform wordt voorbereid terwijl de medewerkers op Microsoft 365 blijven werken. Het MX-record verandert niet. Deze fase dient om problemen op een steekproef te vinden, wanneer de methode nog kan worden bijgestuurd.
- Accounts aangemaakt, wachtwoorden of uitnodiging klaar.
- Aliassen en lijsten opnieuw aangemaakt.
- SPF, DKIM en DMARC van het doelplatform klaar om te worden gepubliceerd.
- Eerste kopie van de historiek gestart, MX-record ongewijzigd.
- Steekproef gecontroleerd: directie, gedeelde mailbox, grote mailbox, lege mailbox.
- Op de steekproef: aantal berichten, mappen, contactpersonen en terugkerende afspraken gecontroleerd.
- Bestanden gekopieerd als de scope ze omvat, en geopend op het doelplatform.
- Handleiding van één pagina voor Outlook en voor mobiele toestellen, met de procedure “account verwijderen en opnieuw aanmaken”.
- TTL van het MX-record enkele dagen vooraf verlaagd.
- Schriftelijk plan voor terugdraaien: wie zet het oude MX-record terug, binnen hoeveel minuten.
De dag ervoor
De dag ervoor dient om het verschil tussen beide platforms tot een minimum te beperken. Zonder tweede ronde ontbreekt de post van de laatste dagen. Zonder bevriezing bestaat een alias die ’s avonds wordt aangemaakt slechts aan één kant.
- Tweede kopieerronde (de delta).
- Bevriezing van het aanmaken van aliassen en van wijzigingen aan lijsten.
- Interne hotline aangewezen voor de dag D.
- Verzendtest vanaf het doelplatform naar een externe Gmail-mailbox en een externe Microsoft-mailbox.
De dag D
De dag D wordt beoordeeld op externe bewijzen, niet op het feit dat “het intern werkt”. Een bericht dat vanaf een externe privémailbox wordt verstuurd, moet binnen de TTL op het nieuwe platform aankomen; een echt uitgaand bericht moet bij een contact slagen voor SPF, DKIM en DMARC.
- MX-record omgezet.
- Externe testmail ontvangen op het nieuwe platform.
- SPF, DKIM en DMARC gevalideerd op een echt uitgaand bericht.
- Kopieerapparaten, website en CRM overgezet naar de nieuwe SMTP-server.
- Steekproef van gebruikers bereikbaar en in staat om te verzenden.
- Wachtrij de hele dag bewaakt.
- De persoon die het oude MX-record mag terugzetten, is de hele dag bereikbaar.
Daarna
De migratie is niet voltooid zodra het MX-record is omgezet. Ze is voltooid wanneer nog maar één omgeving post verzendt, de afwijkingen zijn opgelost en een herstel op het doelplatform is getest. Door het verzenden via het oude platform af te sluiten, voorkomt u dat een medewerker vanaf twee plaatsen antwoordt.
- Oud platform alleen-lezen, verzenden niet meer mogelijk.
- Gemelde afwijkingen opgelost (ontbrekende map, delegatie), zo nodig een gerichte derde ronde.
- Regels aan serverzijde, centrale handtekeningen en delegatierechten opnieuw ingesteld.
- Mobiele toestellen opnieuw ingesteld, oude profielen verwijderd als ze dubbels veroorzaken.
- Sluitingsdatum van de Microsoft-tenant genoteerd, zo nodig laatste export gearchiveerd.
- Bewaarregels en back-ups van het doelplatform gecontroleerd met een testherstel.
- Register van verwerkingsactiviteiten en interne documentatie bijgewerkt met de nieuwe beheerder (exploitant).
De stapsgewijze methode staat in migreren zonder onderbreking. De algemene volgorde van de handelingen en wat niet wordt overgedragen, staan in migreren van Microsoft 365 naar een Europese oplossing.
Veelgestelde vragen
Wie moet deze checklist bijhouden?
Een interne contactpersoon, met een verantwoordelijke en een datum op elke regel. De dienstverlener kan een groot deel ervan uitvoeren, maar de validatie van de steekproef, de uitsluitingen en het eindcriterium is de taak van de onderneming.
Kunnen we de steekproef overslaan als de kopieertool betrouwbaar is?
Nee. De tool kopieert, maar controleert niet of de gedeelde mailbox van de directie of de terugkerende afspraken correct zijn aangekomen. De steekproef is het moment waarop men de methode tegen de laagste kosten bijstuurt.
Hoe lang moeten we Microsoft 365 na de overstap behouden?
Zo lang als nodig is om na te gaan dat geen enkele berichtenstroom het nog gebruikt en dat de afwijkingen zijn opgelost, in alleen-lezen. Leg de sluitingsdatum vooraf vast en noteer ze, zodat u niet zonder reden voor twee platforms betaalt.
Geldt deze lijst ook voor Google Workspace?
In grote lijnen wel: inventaris, DNS, kopieerrondes, verzendende applicaties, terugdraaien. De punten die eigen zijn aan Google (labels, eigenaars van Drive-bestanden, groepen) worden beschreven in migreren van Google Workspace.
Klytic
Voor een migratie van e-mail naar Klytic: gratis advies, geen enkele e-mail verloren, uitvoering door Klytic op offerte. Het abonnement en de migratie zijn twee facturen; de prijzen van de abonnementen staan op de pagina Tarieven.
Deze pagina beschrijft een controlelijst. Ze vervangt noch de inventaris van uw tenant, noch het overstapplan dat u schriftelijk met uw dienstverlener opstelt.
Bronnen
Geraadpleegd in oktober 2026.
