Tre operazioni che i team confondono
| Operazione | Chi | Durata | A che cosa serve | Che cosa non fa |
|---|
| Spostare in una cartella | L’utente | Finché l’utente conserva il messaggio | Organizzare, ritrovare | Proteggere da una cancellazione |
| Cartella degli elementi eliminati | L’utente | Breve | Recuperare un messaggio cancellato per errore | Conservare nel tempo |
| Archiviazione legale (opzione) | Definita con Klytic | Secondo quanto definito nel preventivo | Conservare messaggi per poterli produrre | Sostituire il backup di ripristino |
Spostare: l’organizzazione della casella
Un messaggio spostato in una cartella «Clienti 2025» resta nella casella. Conta nello spazio di archiviazione della casella, 5 GB in Standard, 15 GB in Pro, ampliabile su richiesta. Può essere ritrovato con la ricerca, spostato e cancellato dall’utente.
- Organizzi per cliente, per pratica o per anno, con cartelle e filtri che smistano automaticamente la posta in arrivo.
- Per un team, preferisca una casella o cartelle condivise a copie sparse in ogni casella.
- Eviti gli archivi locali di Outlook. La funzione di archiviazione di Outlook sposta i messaggi in un file sul computer: lasciano il server, e quindi i backup Klytic. Se la postazione va persa, vanno persi anche loro.
Se una casella si avvicina al suo limite, aumenti lo spazio o passi la casella a Pro anziché spostare la cronologia su una postazione.
La cartella degli elementi eliminati: recuperare, non conservare
Un messaggio cancellato, anche dopo aver svuotato il cestino, passa per la cartella degli elementi eliminati. L’utente può ritrovarlo da solo per un periodo limitato e rimetterlo in una cartella. È una rete di sicurezza contro gli errori di manipolazione, non un luogo di conservazione. L’operazione è descritta in ripristinare un messaggio o una casella.
L’archiviazione legale: un’opzione da definire
L’archiviazione legale è proposta come opzione, per le formule Standard e Pro. Non è un pulsante che ogni utente attiva: è un servizio messo in atto con Klytic, per conservare i messaggi a parte, in modo da poterli produrre, con un valore probatorio che dipende da quanto definito nel preventivo.
Prima di richiederla, prepari le risposte a queste domande:
- Il perimetro. Tutte le caselle, alcune funzioni (direzione, contabilità, acquisti) o alcune caselle condivise?
- La durata. Per quanto tempo conservare, e per quale motivo: obbligo, contratto, rischio di contenzioso?
- L’accesso. Chi potrà effettuare ricerche negli archivi ed estrarne un messaggio: la direzione, l’ufficio legale, un revisore?
- La cronologia. Occorre riprendere i messaggi già presenti nelle caselle, o solo quelli che arriveranno dopo l’attivazione? Ponga la domanda esplicitamente a Klytic.
- L’uscita. In quale forma vengono restituiti gli archivi alla fine del contratto?
La configurazione di dettaglio si fa con Klytic, al momento del preventivo.
Esempio. Uno studio di progettazione di 40 persone (caso ipotetico) deve poter produrre, in caso di contenzioso su un cantiere, gli scambi con i clienti e i subappaltatori. Richiede l’archiviazione legale per le caselle dei capiprogetto e per la casella condivisa progetti@, riserva la ricerca negli archivi alla direzione e fissa la durata con il proprio consulente. Le altre caselle restano coperte dal backup di 30 giorni e dalla cartella degli elementi eliminati.
Che cosa l’archiviazione non sostituisce
- Il backup di ripristino. I backup Klytic, orari e conservati 30 giorni, servono a riportare una casella o un messaggio a uno stato passato. L’archiviazione non serve a questo, e viceversa. Si veda ripristinare un messaggio o una casella.
- Una politica sulle durate. Decidere per quanto tempo conservare che cosa richiede una regola scritta per l’azienda, non un’impostazione della posta elettronica. Il metodo è lo stesso dei documenti: conservare e archiviare i documenti.
- Uno spazio di archiviazione aggiuntivo. L’archiviazione legale non è un modo per svuotare una casella piena.
L’uscita di un dipendente
Se la casella di una persona che lascia l’azienda deve essere conservata, l’archiviazione si decide mentre l’account è ancora sotto controllo: prima di cancellare la casella, prima di trasformarla in alias, ed entro la finestra dei 30 giorni di backup se dei messaggi sono stati cancellati. La procedura completa è in casella di un dipendente che lascia l’azienda.
Domande frequenti
L’archiviazione legale è inclusa in Klytic Mail?
No, è un’opzione, disponibile sia in Standard sia in Pro. I dettagli dell’offerta sono nella pagina Klytic Mail.
Per quanto tempo bisogna conservare le e-mail?
Non esiste una durata unica. Dipende dalla natura dei messaggi e dai suoi obblighi. Si veda conservare e archiviare i documenti.
Un utente può cancellare un messaggio spostato in una cartella?
Sì. Spostare non significa conservare. Solo l’archiviazione legale, secondo quanto definito, mette i messaggi al riparo dalle cancellazioni.
Il backup di 30 giorni può servire da archivio?
No. Serve a tornare indietro. Il perché è spiegato in backup, cancellazione e continuità.
