Mitä saatte
- Myyjät työskentelevät asiakaskorteillaan pystymättä lataamaan asiakas- tai yhteyshenkilörekisteriä.
- Vienti on varattu nimeämillenne henkilöille ja rajattu heidän omaan asiakasalueeseensa.
- Luonnista, muutoksista ja poistoista jää jälki tekijän ja päivämäärän kera.
- Häiriötilanteessa tuelta voi pyytää palautuksen Klyticin viimeisten 30 päivän varmuuskopioista; se sisältyy hintaan tai laskutetaan syyn mukaan.
- Klytic CRM:ssä ei oletuksena ole roskakoria. Valinnaisella ”roskakori”-laajennuksella voitte palauttaa poistetun asiakaskortin itse. Se tukee myös avoimen lähdekoodin projektia, johon Klytic CRM perustuu.
Tärkein toimenpide: lukemisen ja viennin erottaminen
Tilinne pääkäyttäjä tai pyynnöstänne Klyticin tuki määrittää kunkin ryhmän oikeudet. Sekä asiakaskorteissa että yhteyshenkilöissä vientioikeus on erillinen katselu-, luonti- ja muokkausoikeuksista.
- Poistakaa vientioikeus myyjien ryhmältä.
- Tarkistakaa, ettei yksikään myyjä saa sitä toisen ryhmän kautta: henkilöllä on kaikkien ryhmiensä oikeudet.
- Poistakaa se palveluntarjoajilta poikkeuksetta.
- Antakaa se nimetysti yhdelle tai kahdelle henkilölle, esimerkiksi myyntijohdolle ja myynnin tuelle.
Vienti seuraa henkilön näkyvyysaluetta. Myyjä, joka näkee vain omat asiakkaansa ja jolle jättäisitte vientioikeuden, voisi viedä vain omat asiakkaansa. Koko rekisterin voi viedä vain henkilö, jolla on sekä laajennettu käyttöoikeus kaikkiin asiakkaisiin että vientioikeus. Juuri tämä yhdistelmä on rajattava. Näkyvyysalueiden asetukset kuvataan ohjeessa Kuka näkee mitkäkin asiakkaat Klytic CRM:ssä.
Mikä ei ole rekisterin vientiä
Vientioikeuden poistaminen ei estä päivittäistä työtä:
- tarjouksen, tilauksen tai laskun PDF:n luominen yrityksenne ilmeellä ja sen lähettäminen asiakkaalle;
- sähköisen laskun lähettäminen hyväksytylle alustalle;
- myynnin koontinäkymän katselu.
Nämä koskevat yhtä asiakirjaa tai asiakasta. Tässä tarkoitettu vienti tuottaa tiedoston, joka sisältää koko asiakas- tai yhteyshenkilötietokannan tai osan siitä. Juuri sen avulla asiakaskannan voi viedä mukanaan.
Oikeudet estävät massalatauksen. Ne eivät estä valtuutettua henkilöä kopioimasta sitä, mitä hän näkee näytöllä. Paras suoja on edelleen näkyvyysalue, joka on rajattu henkilön tarvitsemiin asiakkaisiin.
Mitä loki tallentaa
Klytic CRM voi kirjata tapahtumat automaattisesti kyseisen asiakaskortin historiaan tekijän ja päivämäärän kera:
- asiakaskortin tai yhteyshenkilön luonti, muokkaus ja poisto;
- tarjouksen, tilauksen tai laskun vahvistus, muokkaus ja poisto.
Erikseen tietoturvaloki voi tallentaa kirjautumiset, epäonnistuneet kirjautumisyritykset sekä tilien ja ryhmien luonnin, muokkauksen ja poistamisen käytöstä.
Mitä loki ei kerro:
- Se ei kirjaa katseluja. Ette näe, kuka on avannut asiakaskortin muokkaamatta sitä.
- Se ilmoittaa muutoksesta, mutta ei välttämättä palauta vanhaa arvoa. Kadonneen sisällön saa takaisin vain palautuksella.
Kirjattavat tapahtumat valitaan palvelun asetuksissa. Pyytäkää tukea tarkistamaan tilillenne aktivoidut tapahtumat ennen kuin tarvitsette niitä. Vienti estetään etukäteen oikeuksilla, ei lokilla.
Myyjän lähtö
Valmistelkaa lähtö ennen laitteiden palauttamista, ei sen jälkeen.
- Katkaiskaa vientioikeus heti, kun lähtö on tiedossa, jos hänellä sellainen oli, ja poistakaa laajennettu käyttöoikeus.
- Siirtäkää asiakaskortit, joiden nimetty myyjä hän oli, kollegalle, jotta yksikään asiakas ei jää ilman yhteyshenkilöä.
- Sulkekaa tili viimeisenä päivänä. Hänen tarjouksensa, tilauksensa ja laskunsa jäävät tietokantaan hänen nimissään.
- Käykää läpi hänen asiakaskorttiensa viimeaikainen historia: epätavalliset poistot tai muutokset viime viikkoina.
Jos suuri määrä asiakaskortteja on muutettu tai poistettu, pyytäkää tuelta palautusta. Jos poisto on tahallinen myyjän lähtiessä, palautus sisältyy hintaan enintään 3 pyyntöön kuukaudessa asti. Vahingossa tehty poisto käsitellään maksullisena tukipyyntönä. Valinnaisella ”roskakori”-laajennuksella poistetut asiakaskortit voi palauttaa myös suoraan. Klytic CRM varmuuskopioidaan tunneittain, ja varmuuskopiot säilytetään 30 päivää. Ilmoittakaa häiriön likimääräinen päivämäärä. Kyse ei ole reaaliaikaisesta valvonnasta: varmuuskopio korjaa, se ei estä. Katso Tietoturva ja varmuuskopiointi.
Rekisterinne on edelleen vietävissä
Viennin rajoittaminen tiimin sisällä ei muuta yrityksenne oikeuksia. Rekisteri kuuluu teille: valtuuttamanne henkilöt voivat viedä sen, ja sopimuksen päättyessä tietonne ovat palautettavissa vakiomuodoissa tuen kanssa. Tämän sivun kysymys on vain: kenellä tiimissä on tämä oikeus.
Yleiset periaatteet: Kenelle CRM:n tiedot kuuluvat.
Usein kysyttyä
Voinko tietää, kuka on katsonut asiakaskorttia?
Ette. Loki tallentaa luonnit, muutokset ja poistot, ei katseluja. Rajatkaa sen sijaan kunkin näkyvyysaluetta: Kuka näkee mitkäkin asiakkaat.
Voiko myyjä ilman vientioikeutta yhä lähettää tarjouksen PDF:nä?
Kyllä. Asiakirjan lähettäminen asiakkaalle ei ole tietokannan vientiä.
Asiakaskortteja poistettiin eilen. Mitä teen?
Jos olette tilanneet valinnaisen ”roskakori”-laajennuksen, palauttakaa ne ensin roskakorista. Muussa tapauksessa pyytäkää palautusta tuelta ja kertokaa likimääräinen päivämäärä. Palautus sisältyy hintaan palvelun toimintahäiriön yhteydessä sekä työntekijän tahallisen poiston yhteydessä, esimerkiksi myyjän lähtiessä, enintään 3 pyyntöön kuukaudessa asti. Vahingossa tehty poisto tai virheellinen toiminto käsitellään maksullisena tukipyyntönä. Katso Tietoturva ja varmuuskopiointi.
Miksi CRM:ää pitää suojata kuin kirjanpitoa?
Katso Kenelle CRM:n tiedot kuuluvat.
