Τρεις ενέργειες που οι ομάδες συγχέουν
| Ενέργεια | Ποιος | Διάρκεια | Σε τι χρησιμεύει | Τι δεν κάνει |
|---|
| Ταξινόμηση σε φάκελο | Ο χρήστης | Όσο ο χρήστης κρατά το μήνυμα | Οργάνωση, εντοπισμός | Προστασία από διαγραφή |
| Φάκελος ανάκτησης | Ο χρήστης | Σύντομη | Ανάκτηση μηνύματος που διαγράφηκε κατά λάθος | Μακροχρόνια διατήρηση |
| Νομική αρχειοθέτηση (προαιρετική) | Οριοθετείται με την Klytic | Σύμφωνα με τον ορισμό της προσφοράς | Διατήρηση μηνυμάτων ώστε να μπορούν να προσκομιστούν | Αντικατάσταση του αντιγράφου ασφαλείας για ανάκαμψη |
Ταξινόμηση: η οργάνωση του γραμματοκιβωτίου
Ένα μήνυμα που ταξινομήθηκε σε έναν φάκελο «Πελάτες 2025» παραμένει στο γραμματοκιβώτιο. Μετράει στον χώρο αποθήκευσης του γραμματοκιβωτίου, 5 GB στο Standard, 15 GB στο Pro, με δυνατότητα επέκτασης κατόπιν αιτήματος. Μπορεί να εντοπιστεί με την αναζήτηση, να μετακινηθεί και να διαγραφεί από τον χρήστη.
- Ταξινομείστε ανά πελάτη, ανά υπόθεση ή ανά έτος, με φακέλους και φίλτρα που ταξινομούν αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματα.
- Για μια ομάδα, προτιμήστε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο ή κοινόχρηστους φακέλους αντί για αντίγραφα διάσπαρτα σε κάθε γραμματοκιβώτιο.
- Αποφύγετε τα τοπικά αρχεία του Outlook. Η λειτουργία αρχειοθέτησης του Outlook μετακινεί τα μηνύματα σε ένα αρχείο στον υπολογιστή: φεύγουν από τον διακομιστή και, άρα, από τα αντίγραφα ασφαλείας της Klytic. Αν χαθεί ο υπολογιστής, χάνονται και αυτά.
Αν ένα γραμματοκιβώτιο πλησιάζει το όριό του, αυξήστε τον χώρο ή μεταφέρετε το γραμματοκιβώτιο στο Pro, αντί να μετακινήσετε το ιστορικό σε έναν υπολογιστή.
Ο φάκελος ανάκτησης: ανάκτηση, όχι διατήρηση
Ένα διαγραμμένο μήνυμα, ακόμη και μετά το άδειασμα του κάδου ανακύκλωσης, περνά από τον φάκελο ανάκτησης. Ο χρήστης μπορεί να το βρει εκεί μόνος του για περιορισμένο χρόνο και να το επαναφέρει σε έναν φάκελο. Είναι ένα δίχτυ ασφαλείας απέναντι σε λανθασμένο χειρισμό, όχι χώρος διατήρησης. Η ενέργεια περιγράφεται στη σελίδα επαναφορά ενός μηνύματος ή ενός γραμματοκιβωτίου.
Η νομική αρχειοθέτηση: μια προαιρετική επιλογή που πρέπει να οριοθετηθεί
Η νομική αρχειοθέτηση προσφέρεται προαιρετικά, για τα πακέτα Standard και Pro. Δεν είναι ένα κουμπί που ενεργοποιεί κάθε χρήστης: είναι μια υπηρεσία που στήνεται με την Klytic, για τη διατήρηση μηνυμάτων ξεχωριστά, ώστε να μπορούν να προσκομιστούν, με αποδεικτική αξία που εξαρτάται από τον ορισμό που έχει γίνει στην προσφορά.
Πριν τη ζητήσετε, προετοιμάστε τις απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις:
- Το πεδίο. Όλα τα γραμματοκιβώτια, ορισμένες λειτουργίες (διοίκηση, λογιστήριο, προμήθειες) ή ορισμένα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια;
- Η διάρκεια. Για πόσο καιρό θα γίνεται η διατήρηση και για ποιον λόγο: υποχρέωση, σύμβαση, κίνδυνος διαφοράς;
- Η πρόσβαση. Ποιος θα μπορεί να αναζητήσει στα αρχεία και να εξαγάγει ένα μήνυμα: η διοίκηση, το νομικό τμήμα, ένας ελεγκτής;
- Το ιστορικό. Πρέπει να συμπεριληφθούν τα μηνύματα που βρίσκονται ήδη στα γραμματοκιβώτια ή μόνο όσα θα φτάσουν μετά την ενεργοποίηση; Θέστε την ερώτηση ρητά στην Klytic.
- Η έξοδος. Σε ποια μορφή επιστρέφονται τα αρχεία στο τέλος της σύμβασης;
Η λεπτομερής ρύθμιση γίνεται με την Klytic, κατά την προσφορά.
Παράδειγμα. Ένα τεχνικό γραφείο μελετών 40 ατόμων (υποθετική περίπτωση) πρέπει να μπορεί να προσκομίσει, σε περίπτωση διαφοράς για ένα έργο, την αλληλογραφία με τους πελάτες και τους υπεργολάβους του. Ζητά νομική αρχειοθέτηση για τα γραμματοκιβώτια των υπευθύνων έργου και για το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο projets@, επιφυλάσσει την αναζήτηση στα αρχεία στη διοίκηση και ορίζει τη διάρκεια με τον σύμβουλό του. Τα υπόλοιπα γραμματοκιβώτια παραμένουν με το αντίγραφο ασφαλείας 30 ημερών και τον φάκελο ανάκτησης.
Τι δεν αντικαθιστά η αρχειοθέτηση
- Το αντίγραφο ασφαλείας για ανάκαμψη. Τα αντίγραφα ασφαλείας της Klytic, ωριαία και με διατήρηση 30 ημερών, χρησιμεύουν για να επανέλθει ένα γραμματοκιβώτιο ή ένα μήνυμα σε προηγούμενη κατάσταση. Η αρχειοθέτηση δεν χρησιμεύει σε αυτό, και αντίστροφα. Δείτε επαναφορά ενός μηνύματος ή ενός γραμματοκιβωτίου.
- Μια πολιτική διάρκειας διατήρησης. Το πόσο καιρό θα κρατάτε τι είναι θέμα ενός γραπτού κανόνα της επιχείρησης, όχι μιας ρύθμισης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η μέθοδος είναι η ίδια με αυτή για τα έγγραφα: διατήρηση των σημαντικών εγγράφων και επιλογή πολιτικής αρχειοθέτησης.
- Έναν επιπλέον χώρο αποθήκευσης. Η νομική αρχειοθέτηση δεν είναι τρόπος να αδειάσει ένα γεμάτο γραμματοκιβώτιο.
Η αποχώρηση ενός εργαζομένου
Αν το γραμματοκιβώτιο ενός ατόμου που αποχωρεί πρέπει να διατηρηθεί, η αρχειοθέτηση αποφασίζεται όσο ο λογαριασμός είναι ακόμη υπό έλεγχο: πριν διαγραφεί το γραμματοκιβώτιο, πριν μετατραπεί σε ψευδώνυμο (alias) και μέσα στο παράθυρο των 30 ημερών των αντιγράφων ασφαλείας, αν έχουν διαγραφεί μηνύματα. Η πλήρης διαδικασία βρίσκεται στη σελίδα διατήρηση του γραμματοκιβωτίου ενός εργαζομένου που αποχωρεί.
Συχνές ερωτήσεις
Περιλαμβάνεται η νομική αρχειοθέτηση στο Klytic Mail;
Όχι, είναι προαιρετική, διαθέσιμη στο Standard όπως και στο Pro. Οι λεπτομέρειες της προσφοράς βρίσκονται στη σελίδα Klytic Mail.
Για πόσο καιρό πρέπει να διατηρούνται τα email;
Δεν υπάρχει μία και μοναδική διάρκεια. Εξαρτάται από τη φύση των μηνυμάτων και από τις υποχρεώσεις σας. Δείτε διατήρηση των σημαντικών εγγράφων και επιλογή πολιτικής αρχειοθέτησης.
Μπορεί ένας χρήστης να διαγράψει ένα μήνυμα που έχει ταξινομηθεί σε φάκελο;
Ναι. Η ταξινόμηση δεν είναι διατήρηση. Μόνο η νομική αρχειοθέτηση, ανάλογα με τον ορισμό της, προστατεύει μηνύματα από διαγραφές.
Μπορεί το αντίγραφο ασφαλείας 30 ημερών να χρησιμεύσει ως αρχείο;
Όχι. Χρησιμεύει για επιστροφή σε προηγούμενη κατάσταση. Το γιατί εξηγείται στον οδηγό αντίγραφα ασφαλείας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διαγραφή και βλάβη του διακομιστή.
