Kaj obsega rubrika
Podjetje dela z dvema vrstama dokumentov. Prve so vsakdanje datoteke: osnutki, predstavitve, preglednice za spremljanje, fotografije z gradbišča. Biti morajo dosegljive povsod in hitro deljene. Druge so dokumenti, ki podjetje zavezujejo: pogodbe, računi, kadrovske mape, postopki kakovosti. Pri njih ne gre več le za dostop. Gre za veljavno različico, potek potrjevanja, rok hrambe in možnost vrnitve nazaj po napaki ali napadu.
Iste besede se pogosto uporabljajo za oboje: shranjevanje, deljenje, sinhronizacija, DMS. Ne obljubljajo pa istega. Spodnji vodniki jih razločijo, navodila pa pokažejo, kako se vsaka potreba nastavi v Klytic Docs.
Iščete določen postopek v svojem prostoru: pojdite neposredno na »Uporabljati Klytic Docs«. Pripravljate izbiro ali specifikacijo zahtev: začnite z »Razumeti«.
Razumeti
Sedem vodnikov z navedenimi viri. Veljajo ne glede na izbrano orodje in povedo, kdaj Klytic ni pravi odgovor.
- Shranjevanje, sinhronizacija, deljenje datotek in DMS: štiri besede, ki se uporabljajo ena namesto druge, in kaj vsaka v resnici obljublja.
- Skupno delo na dokumentih brez Microsoft 365 ali Google Workspace: kaj se v brskalniku dobro nadomesti in kaj ostaja vezano na pisarniški paket.
- Različice, replikacija in varnostno kopiranje dokumentov: trije mehanizmi, ki odgovarjajo na tri različne okvare, in zakaj zgodovina različic ne nadomesti varnostne kopije.
- Zaščita DMS pred izsiljevalsko programsko opremo in obnova: zmanjšati, kaj lahko doseže ogrožen račun, nato vrstni red korakov za vrnitev v neokuženo stanje.
- Hramba pomembnih dokumentov in politika arhiviranja: kaj določa politika arhiviranja in zakaj rok izhaja iz obveznosti, ne iz diska.
- Povezava sistema za upravljanje dokumentov z ERP, CRM in e-pošto: povezava, konektor ali razvoj in kaj morate odločiti, preden povežete dve orodji.
- Razvrščanje ali iskanje dokumentov z UI, ne da bi jih pošiljali navzven: kaj zapusti podjetje, ko datoteka gre skozi storitev umetne inteligence, in pogoji za obdelavo na lokaciji.
Uporabljati Klytic Docs
Sedem navodil za stranke. Opisujejo, kdo ukrepa (uporabnik, skrbnik vaše instance ali podpora Klytic) in kaj dobite.
- Določite, kdo vidi katere dokumente: pravice po osebah, skupinah in mapah ekip.
- Povezave za deljenje, partnerji in prenosi: geslo, datum poteka, partnerji in zaščite, ki jih skrbnik lahko naredi obvezne.
- Dokumenti ob odhodu zaposlenega ali ekipe: prevzeti datoteke, zapreti povezave in ukiniti dostop, ne da bi kar koli izgubili.
- Več družb v Klytic Docs: ena instanca na družbo ali ločeni obsegi v eni instanci ter primer osebe, ki dela za dve hčerinski družbi.
- Obnova različice dokumenta: vrnitev na prejšnjo različico, obnovitev izbrisane datoteke in kdaj zahtevati obnovo pri podpori, vključeno ali zaračunano glede na vzrok.
- Sinhronizacija Klytic Docs na vaših napravah: računalnik, telefon in brskalnik, konflikti kopij in izgubljena naprava.
- Najti, označiti in posredovati dokument: mape, oznake, iskanje in poteki potrjevanja.
Lokacija podatkov in hramba ključev
Kje gostujejo dokumenti, kdo upravlja storitev in kdo hrani šifrirne ključe: ta vprašanja sodijo v digitalno suverenost, ki jo obravnava posebna rubrika. Vodnik Kaj je suveren oblak? pojasnjuje, kaj šifriranje ščiti glede na to, kdo hrani ključ. Stran Gostovanje in suverenost opisuje načine namestitve Klytic: oblak Klytic, namenska instanca ali strežniki stranke, v vsakem geografskem območju, ki ustreza veljavni pristojnosti, odvisno od razpoložljivosti storitev, zlasti v Evropi ali na Mauritiusu.
Za varnostne kopije, njihovo pogostost in obnovo glejte tudi Varnost in varnostno kopiranje. Sama ponudba je predstavljena na strani Klytic Docs.
