Ce obțineți
Odată stabilită regula organizației dumneavoastră, Klytic Tel vă permite:
- să înregistrați doar liniile sau cozile de așteptare care au un motiv, de exemplu recepția clienților;
- să rezervați ascultarea unui număr mic de persoane, fără a o acorda fiecărui post;
- să știți unde se află înregistrările și ce există din ele în altă parte, cum ar fi mesajele vocale primite pe e-mail.
Regula în sine, adică de ce înregistrați, pe cine informați și cât timp păstrați, ține de organizația dumneavoastră. Ea este explicată în Cât timp se păstrează înregistrările telefonice. Această pagină descrie doar aplicarea ei în serviciu.
Unde sunt înregistrările
Fiecare organizație clientă Klytic Tel dispune de propriul server de telefonie. Înregistrările sunt păstrate pe acesta, în zona de găzduire aleasă la contractare: cloudul Klytic, implicit în Europa, în Mauritius sau într-o altă zonă conformă cu jurisdicția aplicabilă, ori propriile dumneavoastră servere.
Înregistrările unei organizații nu sunt amestecate cu cele ale alteia. Traseul dintre posturi sau aplicații și server este criptat (SRTP și TLS).
Serverul este salvat zilnic prin backupurile Klytic. Aceste copii servesc exclusiv la restaurarea serviciului după un incident; nu pot fi consultate de utilizatorii dumneavoastră.
Cine poate asculta
Principiul este simplu: dreptul de a suna nu dă dreptul de a asculta. Un angajat a cărui linie este înregistrată nu are, doar din acest motiv, acces la înregistrările colegilor săi.
Dreptul de ascultare este atribuit unor persoane desemnate nominal de organizația dumneavoastră, în general un șef de departament sau persoana responsabilă de calitate ori de formare. Numărul persoanelor autorizate trebuie să rămână limitat la nevoile scopului ales.
Cine ce face:
- Organizația dumneavoastră decide cine are nevoie să asculte și în ce scop.
- Administratorul desemnat al centralei dumneavoastră, sau Klytic la cererea acestuia, la punerea în funcțiune sau prin suport, atribuie sau retrage acest drept.
- Persoanele autorizate ascultă înregistrările care corespund perimetrului lor.
Pregătiți lista persoanelor autorizate înainte de punerea în funcțiune. Klytic o preia în configurarea centralei.
Înregistrați doar ce are un motiv
Înregistrarea este disponibilă încă de la Linia de bază, dar nu este menită să fie activată peste tot. CNIL consideră că înregistrarea permanentă sau sistematică a tuturor apelurilor nu este admisă, cu excepția cazului în care un text special o prevede.
În practică, cu Klytic:
- Enumerați liniile sau cozile care au un scop: recepția clienților pentru calitate, o linie comercială pentru dovada unei comenzi atunci când un text o prevede, o coadă de suport pentru formare.
- Lăsați celelalte posturi fără înregistrare și prevedeți linii neînregistrate pentru apelurile personale și pentru reprezentanții salariaților.
- Solicitați adăugarea anunțului de informare la începutul apelurilor pe liniile înregistrate. Klytic îl integrează în mesajul vocal de întâmpinare.
- Stabiliți durata de păstrare conform regulii dumneavoastră. Klytic Tel nu vă impune o durată legală; metoda se află în ghidul privind durata de păstrare.
Dacă utilizați transcrierea și rezumatul conversațiilor, incluse în Linia Business, aceste texte sunt tot date extrase din apel. Regula dumneavoastră trebuie să le acopere.
Controlul acceselor
Controlul disponibil în orice situație este revizuirea drepturilor: verificați periodic cine deține dreptul de ascultare și retrageți-l celor care nu mai au nevoie de el. Faceți-o cel puțin o dată pe an, precum și la fiecare schimbare de post sau plecare.
Dacă aveți nevoie de un istoric detaliat al ascultărilor, întrebați suportul ce înregistrează configurația dumneavoastră. Această pagină nu promite un jurnal care să indice, pentru fiecare fișier, cine l-a ascultat și la ce oră.
La plecarea unui angajat autorizat, solicitați retragerea dreptului său în același timp cu închiderea postului său.
Mesajul vocal primit pe e-mail
Klytic Tel trimite mesajele vocale pe e-mail. Acest mesaj conține o copie a înregistrării apelantului. Din acel moment, nu mai depinde de drepturile din centrală, ci de cele ale căsuței de e-mail: orice persoană care are acces la căsuță, prin delegare sau pentru că este o căsuță partajată, îl poate asculta. De asemenea, urmează backupul și duratele serviciului de e-mail.
Pentru o linie de recepție, alegeți așadar cu grijă căsuța care primește mesajele vocale. Funcționarea căsuțelor partajate este descrisă în Căsuțe partajate, aliasuri și mai multe companii.
Limitele serviciului
- Pentru o înregistrare ștearsă din greșeală, contactați suportul: backupurile telefoniei acoperă ultimele 30 de zile, iar suportul vă spune ce poate fi restaurat. Această intervenție face obiectul unui tichet de asistență cu plată.
- Un apel către un număr extern este criptat doar până la platforma Klytic; dincolo de aceasta, protecția sa depinde de operatori.
- Informarea angajaților și a interlocutorilor rămâne în sarcina organizației dumneavoastră.
Întrebări frecvente
Cât timp păstrăm o înregistrare?
Depinde de scopul dumneavoastră. Consultați Cât timp se păstrează înregistrările telefonice.
Poate Klytic să asculte înregistrările noastre?
Tehnicienii Klytic intervin numai pentru nevoile serviciului, în mod trasabil. Cadrul este explicat în Ce știe o platformă de telefonie despre compania dumneavoastră.
Se poate recupera o înregistrare ștearsă?
Contactați suportul. Backupurile telefoniei, zilnice, acoperă ultimele 30 de zile. O înregistrare ștearsă din greșeală ține de o manipulare greșită: restaurarea ei face obiectul unui tichet de asistență cu plată. Doar o ștergere voluntară făcută de un angajat la plecarea sa este inclusă, în limita a 3 cereri pe lună. Principiul este descris în Securitate & backup.
Înregistrările reprezintă un risc în caz de fraudă?
Da, dacă sunt accesibile prea multor persoane. Consultați Securizarea unei telefonii IP.
