O que obtém
Nenhum documento de trabalho perdido, nenhum acesso que subsista depois da saída e colegas que continuam a trabalhar sem interrupção. A ordem dos passos conta: primeiro recupera-se, depois fecha-se.
Duas situações diferentes
| Situação | Passo principal | O que a pessoa mantém |
|---|
| Mudança de equipa ou fim de missão num projeto | Retirá-la do grupo em causa | A sua conta, o seu espaço pessoal, os seus outros grupos |
| Saída de uma equipa inteira ou de um prestador de serviços | Retirar o grupo da pasta de equipa, ou esvaziar o grupo | As suas contas, se servirem noutro lado |
| Saída da empresa | Recuperar os seus ficheiros, depois desativar e por fim eliminar a sua conta | Nada |
Se as suas pastas de trabalho forem pastas de equipa, a maioria das saídas resolve-se com a remoção de um grupo. Os ficheiros depositados numa pasta de equipa pertencem à organização: permanecem no lugar quando o seu autor sai. A configuração dos grupos está descrita em Definir quem vê que documentos.
Antes da data de saída
Faça estas verificações enquanto a pessoa ainda está presente. Ela sabe o que conta no seu espaço.
- Inventário do espaço pessoal. Tudo o que serve a empresa deve passar para uma pasta de equipa: orçamentos em curso, ficheiros de clientes, modelos.
- Transferência dos ficheiros. A partir das suas definições, a pessoa pode transferir a propriedade de um ficheiro ou de uma pasta para um colega. O colega aceita a transferência e encontra os elementos no seu espaço, com as respetivas partilhas. Para um documento de serviço, o mais simples continua a ser movê-lo para a pasta de equipa.
- Pastas partilhadas a partir do seu espaço. Se partilhava uma pasta pessoal com colegas, transfira-a ou mova-a antes do encerramento: caso contrário, desaparecerá com a sua conta.
- Ligações externas. Reveja as ligações que criou. Retire as que já não têm utilidade. Recrie, a partir de uma conta que se mantém, as que um cliente ou um parceiro ainda utiliza.
- Dispositivos. Preveja a desligação do cliente de sincronização no seu computador e no seu telemóvel, e a remoção das cópias locais no equipamento devolvido.
No dia da saída: desativar a conta
Um administrador da sua instância desativa a conta. Efeitos:
- a pessoa deixa de poder iniciar sessão, tanto no navegador como nos seus dispositivos, que deixam de sincronizar;
- as ligações públicas e as partilhas por e-mail que tinha criado deixam de funcionar;
- por predefinição, as partilhas internas que tinha feito continuam acessíveis aos colegas, que continuam a trabalhar;
- os seus ficheiros são conservados. A conta pode ser reativada sem perda.
A desativação é, portanto, uma etapa de espera segura. Dá tempo para verificar que nada falta.
Depois da saída
Se ficarem ficheiros no espaço de uma conta desativada, pode ser feita uma transferência global para um colega do lado do servidor. Peça-a ao suporte Klytic, indicando a conta de origem e a conta que fica com os ficheiros.
Só depois o administrador elimina a conta. Atenção: a eliminação apaga imediatamente todos os ficheiros do espaço pessoal, incluindo os que a pessoa partilhava. Só pode ser anulada durante alguns segundos.
Um esquecimento depois da eliminação? As cópias de segurança Klytic permitem uma recuperação pedida ao suporte, a partir das cópias de segurança dos últimos 30 dias. Para uma conta eliminada demasiado cedo numa saída, esta recuperação está incluída, no limite de 3 pedidos por mês. Esta rede de segurança não é um arquivo das pastas do colaborador: para além de 30 dias, o que não tiver sido recuperado perde-se.
Exemplo: saída de uma comercial
Uma comercial sai da empresa no fim do mês. Duas semanas antes, o seu responsável ajuda-a a mover os orçamentos em curso para a pasta de equipa «Comercial». Ela transfere para o seu sucessor uma pasta pessoal que partilhava com dois colegas. As suas ligações para três clientes são recriadas pelo sucessor, com uma nova palavra-passe. No último dia, o administrador desativa a sua conta. Um mês depois, após verificação, a conta é eliminada.
O que esta página não abrange
- A caixa de correio da pessoa trata-se à parte: Caixa de correio de um colaborador que sai.
- O prazo durante o qual certos documentos de RH ou comerciais devem ser conservados é matéria de uma política de arquivo: ver o guia Conservar os documentos importantes.
- Uma cópia já descarregada para um computador pessoal não pode ser recuperada pelo Klytic Docs. É uma questão de regras internas e de gestão do equipamento.
Perguntas frequentes
É preciso eliminar a conta imediatamente?
Não. Desative-a primeiro: o acesso é cortado e nada se perde. Elimine-a quando tiver verificado que não resta nenhum ficheiro útil.
Como evitar este trabalho na próxima saída?
Trabalhando em pastas de equipa em vez de nos espaços pessoais. Ver Definir quem vê que documentos.
Um cliente utilizava uma ligação criada pelo colaborador. O que fazer?
Recrie a ligação a partir de uma conta que se mantém, com uma palavra-passe e uma data de fim. Ver Ligações de partilha, parceiros e transferências.
E a caixa de correio?
Trata-se no Klytic Mail: Caixa de correio de um colaborador que sai.
