Wat u krijgt
Drie objecten beantwoorden aan collectieve adressen. Van buitenaf lijken ze op elkaar; ze gedragen zich niet op dezelfde manier.
Alias: een ander adres dat in een bestaande mailbox terechtkomt. Distributielijst: een adres dat een kopie naar meerdere mailboxen stuurt. Gedeelde mailbox: een gemeenschappelijke mailbox, met een eigen adres, die meerdere personen met hun eigen account openen, volgens de rechten die ze krijgen.
| Behoefte | Object | Voorbeeld |
|---|
| Eén persoon behandelt het adres | Alias | directie@ dat bij de zaakvoerster terechtkomt |
| Iedereen moet een eigen kopie krijgen | Distributielijst | verkoopteam@ om alle verkopers te informeren |
| Een team behandelt de berichten, en iedereen moet zien wat er gebeurt | Gedeelde mailbox | contact@, facturen@, de mailbox van de boekhouding |
De praktische regel: als twee personen dezelfde klant zonder het te weten kunnen beantwoorden, is een gedeelde mailbox nodig in plaats van een lijst. Wordt een bericht in een gedeelde mailbox gelezen, geordend of behandeld, dan geldt dat voor iedereen.
Wie kan het doen
- De beheerder van uw account, in de beheerconsole: aanmaken van mailboxen, aliassen en lijsten, keuze van de domeinen, rechten op gedeelde mailboxen, quota.
- Elke gebruiker, in zijn webmail: zijn automatische antwoorden, zijn filters, en het delen van zijn eigen mappen en agenda’s met collega’s.
- De support van Klytic: het toevoegen van een domein, de SPF-, DKIM- en DMARC-records van dat domein, en aanvragen die verder gaan dan de console, zoals een wijziging van het hostingmodel.
Een gebruiker maakt geen alias of mailbox voor zichzelf aan, tenzij de beheerder daartoe uitdrukkelijk delegatie heeft gegeven. Deze regel voorkomt adressen die niemand in het oog houdt.
Een gedeelde mailbox opzetten
- De mailbox aanmaken. De beheerder maakt een mailbox aan met het collectieve adres, bijvoorbeeld facturen@. Het is een volwaardige mailbox, met een eigen opslagruimte.
- De rechten toekennen, persoon per persoon. Voor elke medewerker kiest de beheerder een niveau: alleen raadplegen; de inhoud beheren (lezen, ordenen, mappen aanmaken, verwijderen); of beheren, dat wil zeggen ook de rechten van anderen op deze mailbox beheren. Voorbehoud dat laatste niveau aan de verantwoordelijke van de afdeling.
- Het verzenden instellen. Er bestaan twee afzonderlijke rechten. ‘Verzenden als’: de ontvanger ziet alleen het adres van de gedeelde mailbox. ‘Verzenden namens’: hij ziet de mailbox en de naam van de persoon die heeft geschreven. Voor facturen@ verdient het eerste meestal de voorkeur; voor een assistente die voor een vennoot schrijft, is het tweede transparanter.
- Controleren op de werkplekken. De gemachtigde personen vinden de gedeelde mailbox terug in hun webmail, naast hun eigen mailbox. De weergave kan verschillen in Outlook en op de telefoon: test op een toestel van elk type voordat u het aan het hele team aankondigt.
Geef nooit het wachtwoord van een gedeelde mailbox door. Iedereen opent ze met zijn eigen account: bij het vertrek van een persoon volstaat het dan om een recht in te trekken, en elke handeling blijft aan iemand toegeschreven.
Meerdere domeinen in dezelfde console
Een groep die één centrale exploitatie behoudt, kan al zijn domeinen in één beheerconsole samenbrengen: groep.nl, merk-a.nl, dochter-b.com. Elk domein heeft zijn eigen adressen en zijn eigen SPF-, DKIM- en DMARC-records.
Een persoon die voor twee vennootschappen werkt, heeft twee mogelijkheden. Ofwel een mailbox in elk domein, als beide activiteiten gescheiden moeten blijven. Ofwel één mailbox, met een alias in het andere domein, als alles op dezelfde plek moet worden behandeld. Controleer in het tweede geval of het adres waarmee wordt geantwoord wel dat van de juiste vennootschap is.
Geef bij de ingebruikname aan Klytic door of de vennootschappen elkaar in het adresboek van het bedrijf moeten zien of gescheiden moeten blijven.
Entiteiten scheiden
Er bestaan drie niveaus van scheiding, van licht naar sterk.
- Afzonderlijke domeinen op hetzelfde platform: de adressen zijn gescheiden, maar één beheerder, of één team, beheert het geheel.
- Beheerrechten beperkt tot één domein: het platform kent dit principe, waarmee een verantwoordelijke van een dochteronderneming de mailboxen van zijn domein kan beheren zonder die van de anderen te zien. De invoering ervan wordt met Klytic beslist, afhankelijk van uw hostingmodel; beschouw het niet als verworven vóór een schriftelijke bevestiging.
- Een dedicated instantie of server per entiteit: wanneer de beheerders elkaar helemaal niet mogen zien, of wanneer een vennootschap morgen kan worden verkocht, is dit het passende niveau. Het wordt op offerte opgezet.
De redenering is dezelfde voor documenten: zie meerdere vennootschappen op het platform.
Agenda’s, zalen en bedrijfsadresboek
Agenda’s en het adresboek zijn gedeelde objecten die los staan van de mailboxen. Klytic Mail omvat persoonlijke en gedeelde agenda’s, het raadplegen van beschikbaarheden, het reserveren van vergaderzalen en het globale adresboek van het bedrijf. Toegang tot een gedeelde mailbox geeft niet noodzakelijk toegang tot de agenda ervan: elk object heeft zijn eigen rechten. Stel voor een assistente die de agenda van een bestuurder beheert beide in.
Grenzen van de dienst
- Klytic belooft geen delegatie ‘per dochteronderneming’ buiten wat voor uw account is bevestigd.
- De overname van een bestaande organisatie (aliassen, lijsten, gedeelde mailboxen van een ander e-mailsysteem) maakt deel uit van een migratie, uitgevoerd op offerte.
- De functies die u in het algemeen van een e-mailsysteem mag verwachten, worden beschreven in de gids wat een zakelijk e-mailsysteem moet kunnen.
Veelgestelde vragen
Kan een gebruiker zelf een alias aanmaken?
Nee, de beheerder van het account maakt die aan in de console. De gebruiker kan wel zijn eigen mappen en agenda’s delen.
Wat gebeurt er met het adres van een vertrekkende medewerker?
Het kan actief blijven, een alias worden of worden gesloten met een automatisch antwoord. Zie mailbox van een vertrekkende medewerker.
Kunnen twee dochterondernemingen volledig worden geïsoleerd?
Ja, met een dedicated instantie of server per entiteit. De modellen worden beschreven op de pagina hosting en soevereiniteit.
Is een bericht dat in een gedeelde mailbox is verwijderd verloren?
Nee. Het wordt eerst gerecupereerd uit de map Verwijderde items, kosteloos. Daarna herstelt de support het uit de back-ups van de afgelopen 30 dagen, via een interventie die inbegrepen of gefactureerd is naargelang de oorzaak. Zie een bericht of een mailbox herstellen.
