Che cosa ottiene
Una volta stabilita la regola della sua organizzazione, Klytic Tel le permette di:
- registrare solo le linee o le code di attesa che hanno un motivo per esserlo, per esempio l’accoglienza clienti;
- riservare l’ascolto a un piccolo numero di persone, senza concederlo a ogni postazione;
- sapere dove si trovano le registrazioni e che cosa ne esiste altrove, come i messaggi vocali ricevuti via e-mail.
La regola in sé, cioè perché registrare, chi informare e per quanto tempo conservare, spetta alla sua organizzazione. È spiegata in Per quanto tempo conservare le registrazioni telefoniche. Questa pagina descrive solo la sua attuazione nel servizio.
Dove sono le registrazioni
Ogni organizzazione cliente di Klytic Tel dispone del proprio server telefonico. Le registrazioni vi sono conservate, nell’area di hosting scelta alla sottoscrizione: il cloud Klytic, per impostazione predefinita in Europa, a Mauritius o in un’altra area conforme alla giurisdizione applicabile, oppure i suoi server.
Le registrazioni di un’organizzazione non sono mescolate con quelle di un’altra. Il tragitto tra i telefoni o le applicazioni e il server è cifrato (SRTP e TLS).
Il server viene salvato ogni giorno dai backup Klytic. Queste copie servono unicamente a ripristinare il servizio dopo un incidente; non sono consultabili dai suoi utenti.
Chi può ascoltare
Il principio è semplice: poter chiamare non dà il diritto di ascoltare. Un dipendente la cui linea è registrata non ha, per questo solo fatto, accesso alle registrazioni dei suoi colleghi.
Il diritto di ascolto è attribuito a persone designate nominativamente dalla sua organizzazione, in genere un responsabile di reparto o la persona incaricata della qualità o della formazione. Il numero di persone autorizzate deve restare limitato alle esigenze della finalità scelta.
Chi fa che cosa:
- La sua organizzazione decide chi ha bisogno di ascoltare, e per quale finalità.
- L’amministratore designato del suo centralino, oppure Klytic su sua richiesta al momento dell’attivazione o tramite il supporto, attribuisce o revoca questo diritto.
- Le persone autorizzate ascoltano le registrazioni corrispondenti al loro ambito.
Prepari l’elenco delle persone autorizzate prima dell’attivazione. Klytic lo riprende nella configurazione del centralino.
Registrare solo ciò che ha un motivo
La registrazione è disponibile già dalla Linea base, ma non è destinata a essere attivata ovunque. La CNIL, l’autorità francese per la protezione dei dati, ritiene che una registrazione permanente o sistematica di tutte le chiamate non sia ammessa, salvo disposizione specifica.
In pratica, con Klytic:
- Elenchi le linee o le code che hanno una finalità: l’accoglienza clienti per la qualità, una linea commerciale per la prova di un ordine quando un testo lo prevede, una coda di supporto per la formazione.
- Lasci senza registrazione le altre postazioni e preveda linee non registrate per le chiamate personali e per i rappresentanti del personale.
- Faccia aggiungere l’annuncio informativo all’inizio delle chiamate sulle linee registrate. Klytic lo integra nell’accoglienza vocale.
- Stabilisca la durata di conservazione secondo la sua regola. Klytic Tel non le impone una durata legale; il metodo è nella guida sulla durata di conservazione.
Se utilizza la trascrizione e il riassunto delle conversazioni, inclusi nella Linea Business, anche questi testi sono dati tratti dalla chiamata. La sua regola deve coprirli.
Controllare gli accessi
Il controllo disponibile in ogni circostanza è la revisione dei diritti: verificare regolarmente chi possiede il diritto di ascolto e revocarlo a chi non ne ha più bisogno. La effettui almeno una volta l’anno, e a ogni cambio di mansione o uscita.
Se ha bisogno di una cronologia dettagliata degli ascolti, chieda al supporto che cosa registra la sua configurazione. Questa pagina non promette un registro che indichi, per ogni file, chi lo ha ascoltato e a che ora.
Quando un dipendente autorizzato lascia l’azienda, chieda la revoca del suo diritto contestualmente alla chiusura della sua postazione.
Il messaggio vocale ricevuto via e-mail
Klytic Tel invia i messaggi vocali via e-mail. Questo messaggio contiene una copia della registrazione del chiamante. Non dipende più allora dai diritti del centralino, ma da quelli della casella di posta: chiunque abbia accesso alla casella, per delega o perché si tratta di una casella condivisa, può ascoltarlo. Segue anche il backup e le durate del sistema di posta.
Per una linea di accoglienza, scelga quindi con cura la casella che riceve i messaggi vocali. Il funzionamento delle caselle condivise è descritto in Caselle condivise, alias e più società.
Limiti del servizio
- Per una registrazione eliminata per errore, contatti il supporto: i backup della telefonia coprono gli ultimi 30 giorni, e il supporto le dice che cosa può essere ripristinato. Questo intervento è oggetto di un ticket di assistenza a pagamento.
- Una chiamata verso un numero esterno è cifrata solo fino alla piattaforma Klytic; oltre, la sua protezione dipende dagli operatori.
- L’informazione dei dipendenti e degli interlocutori resta a carico della sua organizzazione.
Domande frequenti
Per quanto tempo conservare una registrazione?
Dipende dalla sua finalità. Veda Per quanto tempo conservare le registrazioni telefoniche.
Klytic può ascoltare le nostre registrazioni?
I tecnici Klytic intervengono solo per le esigenze del servizio, in modo tracciato. Il quadro è spiegato in Che cosa sa della sua azienda una piattaforma telefonica.
Si può recuperare una registrazione eliminata?
Contatti il supporto. I backup della telefonia, giornalieri, coprono gli ultimi 30 giorni. Una registrazione eliminata per errore rientra nella manipolazione errata: il suo ripristino è oggetto di un ticket di assistenza a pagamento. È inclusa solo un’eliminazione volontaria da parte di un dipendente al momento della sua uscita, nel limite di 3 richieste al mese. Il principio è descritto in Sicurezza & backup.
Le registrazioni sono un rischio in caso di frode?
Lo sono se sono accessibili a troppe persone. Veda Proteggere una telefonia IP.
