Što dobivate
Dajete pristup datoteci ili mapi bez slanja u privitku. Dokument ostaje na svojem mjestu, u vašoj instanci. Znate tko mu ima pristup, možete u svakom trenutku smanjiti prava ili prekinuti pristup, a osoba uvijek vidi najnoviju verziju.
Interno dijeljenje
Na ploči za dijeljenje datoteke ili mape odaberite kolegu ili grupu iz svoje organizacije. Određujete njegova prava: čitanje, izmjena, daljnje dijeljenje. Stavka se pojavljuje u njegovu prostoru.
Za cijeli odjel radije odaberite timsku mapu otvorenu grupi nego niz pojedinačnih dijeljenja. Postavljanje grupa objašnjeno je u Odrediti tko vidi koje dokumente.
Slanje poveznice vanjskim osobama
Poveznica za dijeljenje daje pristup datoteci ili mapi osobi koja nema korisnički račun u vašoj instanci. Adresa sadrži nasumični identifikator koji je nemoguće pogoditi. Za svaku poveznicu postavljate:
- prava: samo čitanje ili predaja i izmjena. Za mapu način samo za predaju omogućuje i primanje datoteka bez prikazivanja onoga što mapa već sadrži;
- lozinku, koju treba prenijeti drugim kanalom, a ne uz poveznicu, primjerice telefonom;
- datum isteka, nakon kojeg poveznica automatski prestaje raditi;
- napomenu za primatelja, ako je potrebno.
Na istoj mapi možete izraditi više poveznica, s različitim pravima, i svaku zasebno ukloniti. Iz Klytic Mail šaljite tu poveznicu umjesto velikog privitka: primatelj pregledava ažuriranu verziju.
Izbjegavanje slučajnog dijeljenja
Većina curenja podataka nastaje zbog poveznice postavljene na pogrešnu mapu ili poveznice otvorene bez vremenskog ograničenja. Administrator vaše instance može odrediti pravila za sve:
- zahtijevati lozinku na svim vanjskim poveznicama;
- postaviti zadani datum isteka i najdulje trajanje koje korisnik ne može premašiti;
- dopustiti ili zabraniti daljnje dijeljenje primljene stavke;
- ograničiti interna dijeljenja na članove grupa osobe;
- spriječiti članove određenih grupa da izrađuju dijeljenja, a da ih i dalje mogu primati.
Na strani korisnika dovoljne su dvije navike. Dijeliti potrebnu podmapu, nikada nadređenu mapu radi jednostavnosti. I prije spremanja osjetljivog dokumenta provjeriti na ploči za dijeljenje tko već ima pristup, uključujući preko nadređene mape.
Suradnja s partnerom
Pravi alat ovisi o trajanju i smjeru razmjene.
| Situacija | Postupak |
|---|
| Jednokratno slanje dokumenta | Poveznica samo za čitanje, lozinka, kratak rok isteka |
| Primanje dokumenata od klijenta | Poveznica samo za predaju na namjenskoj mapi |
| Redovita razmjena u oba smjera | Mapa namijenjena partneru, poveznica s pravom izmjene, lozinka, datum isteka koji se preispituje pri svakom roku |
| Dugoročna suradnja | Korisnički račun koji administrator izrađuje u vašoj instanci, u grupi koja vidi samo zajedničku mapu |
Mapa za partnera smješta se izvan vaše osjetljive strukture. Tako preširoka poveznica ne može izložiti ništa drugo. Za izradu korisničkih računa namijenjenih vanjskim osobama provjerite s Klyticom kako to utječe na dimenzioniranje vaše ponude.
Na sastanke se vanjski gosti pridružuju videokonferenciji Klytic Docs jednostavnom poveznicom, bez korisničkog računa. Taj pristup sastanku ne otvara im vaše mape: dokument prikazan tijekom poziva dijeli se zasebno, poveznicom.
Videokonferencija se pruža za ograničen broj korisnika. Podrška za velik broj korisnika u videokonferenciji predmet je posebne ponude.
Osjetljivi dokumenti i preuzimanja
Dokument prikazan na zaslonu uvijek se može kopirati ili fotografirati. Kontrola se stoga oslanja na više kombiniranih poluga:
- dati pravo čitanja bez prava izmjene;
- na poveznici sakriti gumb za preuzimanje. To otežava dohvaćanje datoteke, ali ga ne onemogućuje;
- postaviti kratak rok isteka i ukloniti poveznicu čim više nije potrebna;
- pratiti aktivnost mape u dnevniku;
- ne sinkronizirati osjetljivu mapu na vanjsko ili zajedničko računalo;
- za ono što nikada ne smije izaći, ne izraditi nijednu poveznicu i isključiti dotičnu grupu iz izrade dijeljenja.
Komunikacija s vašom instancom je šifrirana. Ovisno o načinu šifriranja mape, ponuđene mogućnosti dijeljenja ipak se mogu razlikovati: provjerite ih prije šifriranja mape namijenjene vanjskim osobama.
Primjer: mapa „Klijenti“ i mapa „Plaće“
Uslužno poduzeće otvara dvije timske mape.
- Klijenti: svaki klijent ima svoju podmapu. Voditelji projekata u njoj izrađuju poveznice zaštićene lozinkom, valjane najviše trideset dana, što administrator nameće.
- Plaće: otvorena samo grupi Plaće, s pravom izmjene, bez prava daljnjeg dijeljenja. Grupa je isključena iz izrade dijeljenja. Platne liste nikada ne odlaze poveznicom.
Ograničenja
- Uklanjanje poveznice prekida pristup, ali ne briše kopiju koju je primatelj već preuzeo.
- Poveznicu proslijeđenu trećoj osobi ta osoba može koristiti ako nema lozinku. Zato je korisno učiniti lozinku obveznom.
- Odluka o integraciji Klytic Docs s drugim alatima poduzeća obrađena je u vodiču Povezati sustav za upravljanje dokumentima s ERP-om, CRM-om i e-poštom.
Česta pitanja
Kako saznati tko ima pristup mapi?
Ploča za dijeljenje to prikazuje, uključujući pristupe naslijeđene od nadređene mape. Temeljna pravila nalaze se u Odrediti tko vidi koje dokumente.
Što biva s poveznicama koje je izradio zaposlenik koji odlazi?
Moraju se preuzeti ili zatvoriti prije zatvaranja njegova korisničkog računa. Pogledajte Dokumenti pri odlasku zaposlenika ili tima.
Partner je pogreškom izmijenio datoteku. Mogu li se vratiti na prethodno stanje?
Da, putem povijesti verzija datoteke. Pogledajte Pronaći verziju dokumenta.
Gdje pronaći predstavljanje Klytic Docs?
Na stranici Klytic Docs.
