Pitanje koje treba najprije riješiti
Prije mapa i grupa postavite ovo pitanje: smije li ista osoba upravljati dokumentima svih društava?
Administrator instance izrađuje korisničke račune, grupe i timske mape. Stoga si tehnički može dati pristup bilo kojoj mapi. U zajedničkoj instanci razdvajanje društava ovisi o postavkama koje on odredi, a ne o prepreci koju ne bi mogao prijeći.
- Ako je odgovor da (holding i podružnice kojima upravlja isti tim, uspostavljeno povjerenje): jedna instanca, s odvojenim opsezima.
- Ako je odgovor ne (društva s različitim vlasnicima, entitet koji se mora moći prodati, poslovna tajna svojstvena određenoj djelatnosti): jedna instanca po društvu.
Režim 1: jedna instanca po društvu
To je stroga izolacija. Klytic Docs uvijek radi na namjenskoj instanci: bez obzira na način smještaja, vaše datoteke nisu uz datoteke nijednog drugog klijenta. Isto načelo vrijedi između društava iz grupe koja žele tu prepreku.
- Svaka instanca ima vlastite korisničke račune, vlastite administratore i vlastita pravila dijeljenja.
- Svaka instanca šifrira svoje podatke vlastitim ključem, koji se ne dijeli ni s jednom drugom instancom.
- Svaka instanca može biti smještena na način odabran za društvo: oblak Klytic, namjenski poslužitelj ili poslužitelji društva. Zona smještaja bira se prema mjerodavnoj jurisdikciji, ovisno o dostupnosti usluga.
- Prodaja ili odvajanje postaje jednostavno: instanca dotičnog društva odlazi s njim.
Između dviju instanci razmjena se odvija putem poveznica za dijeljenje, kao s vanjskim partnerom: Poveznice za dijeljenje, partneri i preuzimanja. Odabir smještaja detaljno je opisan na stranici Smještaj podataka i suverenost.
Režim 2: jedna instanca, odvojeni opsezi
Jedna instanca odgovara kada osobe imaju povjerenja jedna u drugu, a neke su mape zajedničke grupi. Razdvajanje se temelji na grupama i timskim mapama:
- Jedna grupa po društvu, primjerice „Društvo A – zaposlenici“ i „Društvo B – zaposlenici“, po potrebi podijeljena po odjelima.
- Timske mape po društvu, otvorene samo grupi tog društva.
- Zajedničke mape grupe (postupci, pravilnici, predlošci), otvorene svima za čitanje.
- Pravilo dijeljenja: administrator može ograničiti interna dijeljenja na članove grupa svake osobe. Zaposlenik društva A tada može dijeliti samo s kolegama iz svoje grupe.
- Delegiranje, ako svako društvo upravlja svojim dolascima: administrator grupe za svako društvo izrađuje korisničke račune svoje grupe i njima upravlja, bez pristupa općim postavkama.
Pojedinosti o pravima po grupi i mapi nalaze se u Odrediti tko vidi koje dokumente.
Usporedba dvaju režima
| Kriterij | Jedna instanca po društvu | Zajednička instanca |
|---|
| Zajednički administrator | Ne, osim izričitim odabirom | Da |
| Ključ za šifriranje | Jedan po društvu | Jedan za instancu |
| Mape zajedničke grupi | Putem poveznica za dijeljenje | Timske mape otvorene više grupa |
| Osoba u dvama društvima | Korisnički račun u svakoj instanci | Jedan korisnički račun, dvije grupe |
| Prodaja društva | Instanca odlazi s njim | Potrebno organizirati izdvajanje mapa |
Osoba koja radi za dvije podružnice
U zajedničkoj instanci pripada objema grupama. Stoga vidi oba opsega, svaki sa svojim pravima. To je očekivano ponašanje.
Rizik je da postane most: premještanjem ili daljnjim dijeljenjem dokumenta društva A prema društvu B. Tri postavke to ograničavaju:
- dati joj samo pravo čitanja u opsegu u kojem ne treba izrađivati dokumente;
- ne dodijeliti joj pravo daljnjeg dijeljenja na osjetljivim mapama;
- zasebno postaviti njezina prava vanjskog dijeljenja, kako dokument jednog društva ne bi otišao poveznicom u ime drugoga.
Ako taj rizik nije prihvatljiv, to je znak da dva društva pripadaju režimu 1. Osoba tada ima korisnički račun u svakoj instanci, a svaki račun vidi samo svoje društvo.
Primjer: grupa od tri društva
Holding je vlasnik trgovačkog društva i projektnog ureda koji ima obvezu povjerljivosti prema svojim klijentima. Holding i trgovačko društvo dijele instancu: grupa po društvu, odvojene timske mape, zajednička mapa „Grupa – postupci“. Projektni ured ima vlastitu instancu, s vlastitim administratorom. Financijska direktorica, koja radi za sva tri, ima korisnički račun u svakoj instanci.
Kasnija promjena režima
Način smještaja može se mijenjati, primjerice iz oblaka Klytic na namjensku instancu. Podjela zajedničke instance na dvije, ili spajanje dviju u jednu, projekt je koji se priprema s Klyticom: popis mapa, korisničkih računa i poveznica, zatim migracija. Bolje je pitanje zajedničkog administratora riješiti od samog početka.
