Aufzeichnen ist eine Datenverarbeitung
Eine Aufzeichnung enthält die Stimme eines Mitarbeiters und die seines Gesprächspartners, oft deren Namen, manchmal sensible Informationen, die im Laufe des Gesprächs genannt werden. Es handelt sich um eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO. Zwei Grundsätze aus Artikel 5 gelten unmittelbar: Die Daten werden für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben, und sie werden nur so lange gespeichert, wie es für diese Zwecke erforderlich ist.
Die Dauer wird also nicht zuerst gewählt. Sie wird aus dem Zweck abgeleitet. Ein Unternehmen, das nicht sagen kann, warum es aufzeichnet, kann auch nicht sagen, wie lange es aufbewahrt.
Zulässige Zwecke und was sie rechtfertigen
Das Merkblatt der CNIL zum Mithören und Aufzeichnen von Anrufen am Arbeitsplatz nennt zulässige Zwecke: die Schulung der Mitarbeiter, ihre Bewertung, die Verbesserung der Servicequalität und, in den begrenzten, von einer Rechtsvorschrift vorgesehenen Fällen, den Nachweis eines Vertrags oder einer Transaktion. Die Maßnahme muss einer anerkannten Notwendigkeit entsprechen und dem Ziel angemessen bleiben.
| Zweck | Was aufbewahrt werden muss | Wer anhören muss |
|---|
| Schulung | Einige ausgewählte Anrufe, für die Dauer einer Sitzung oder eines Zyklus | Der Trainer, der betroffene Mitarbeiter |
| Bewertung und Qualität | Die für einen Bewertungsbogen erforderlichen Anrufe; der Bewertungsbogen selbst | Die Teamleitung oder das Qualitätsmanagement |
| Nachweis einer Transaktion | Die Anrufe, die eine Verpflichtung enthalten, wenn eine Rechtsvorschrift dies vorsieht | Die für Verträge oder Streitfälle zuständige Abteilung |
Dasselbe Merkblatt setzt Grenzen. Der Arbeitgeber darf keine dauerhafte oder systematische Mithör- oder Aufzeichnungsvorrichtung einrichten, sofern keine besondere gesetzliche Vorschrift dies vorsieht. Alle Anrufe aufzuzeichnen, um unhöfliches Verhalten abzuschrecken, ist nicht zulässig: Eine vom Mitarbeiter ausgelöste Aufzeichnung gilt als weniger eingreifend. Die Mitarbeiter müssen private Anrufe über nicht aufgezeichnete Leitungen führen oder die Aufzeichnung abschalten können; dasselbe gilt für Arbeitnehmervertreter in Ausübung ihres Mandats.
Informieren und das Anhören beschränken
Die Information kommt vor der Aktivierung.
- Die Arbeitnehmervertreter werden vor der Einführung der Maßnahme informiert und angehört.
- Die Mitarbeiter wissen, wann sie mitgehört oder aufgezeichnet werden können, warum, von wem und wie lange.
- Die Gesprächspartner werden zu Beginn des Anrufs informiert, in der Regel durch eine kurze Ansage, mit Verweis auf eine vollständige Information. Die CNIL präzisiert, dass sie vor dem Ende des Gesprächs über ihr Widerspruchsrecht informiert werden müssen.
- Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führt die Maßnahme auf, und der Datenschutzbeauftragte wird einbezogen, sofern einer benannt wurde.
Der Zugriff muss auf die für das Ziel zuständigen Stellen beschränkt sein, mit Berechtigungen und einer Protokollierung der durchgeführten Aktionen. In der Praxis: Wenige Personen dürfen anhören, dieses Recht ist vom Recht zu telefonieren getrennt, und die Liste der berechtigten Personen wird regelmäßig überprüft. Für Klytic Tel wird die Umsetzung in Wer die Aufzeichnungen in Klytic Tel anhören darf beschrieben.
Die Fristen: was die CNIL sagt
Das Merkblatt der CNIL nennt zwei Richtwerte für Aufzeichnungen am Arbeitsplatz:
- Aufzeichnungen dürfen höchstens sechs Monate aufbewahrt werden, sofern keine Rechtsvorschrift eine bestimmte Dauer vorschreibt oder eine besondere Begründung vorliegt;
- Analysedokumente, Berichte oder Bewertungsbögen dürfen bis zu einem Jahr aufbewahrt werden.
Sie empfiehlt außerdem eine gute Praxis: die Aufzeichnungen in den folgenden Tagen auswerten, die Analysedokumente erstellen und die Aufzeichnungen dann rasch löschen. Sechs Monate sind eine Obergrenze, kein Ziel.
Diese Richtwerte decken nicht alle Fälle ab. Manche Branchen haben eigene Vorschriften, die für Anrufe mit Verpflichtungscharakter eine längere oder kürzere Dauer vorschreiben. Ist Ihre Tätigkeit reguliert, hat die Branchenregel Vorrang: Prüfen Sie sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Rechtsberater, bevor Sie Ihre eigene festlegen.
Die hier verwendete Seite der CNIL stammt aus dem Jahr 2009 und trägt den Vermerk „veraltet, wird derzeit aktualisiert“ (Übersetzung). Zum Zeitpunkt des Abrufs ist sie die von der Behörde zu diesem Thema veröffentlichte Referenz. Prüfen Sie, ob es eine neuere Fassung gibt, bevor Sie Ihre Regel festschreiben.
Eine Methode, um Ihre Dauer festzulegen
- Schreiben Sie den Zweck auf, Leitung für Leitung oder Warteschlange für Warteschlange: der Kundenempfang für die Qualität, der Vertrieb für den Nachweis und so weiter.
- Begrenzen Sie den Umfang: Nur die Leitungen, für die es einen Grund gibt, werden aufgezeichnet.
- Legen Sie für jeden Zweck eine Dauer fest, ohne den Richtwert der CNIL zu überschreiten, es sei denn, eine Rechtsvorschrift oder eine schriftliche Begründung rechtfertigt es.
- Behandeln Sie abgeleitete Daten: Transkriptionen, Zusammenfassungen, Bewertungsbögen und ins E-Mail-System kopierte Sprachnachrichten haben ihre eigene Dauer. Das Löschen der Audiodatei löscht nicht ihre Transkription.
- Überprüfen Sie die Regel und die Liste der berechtigten Personen mindestens einmal im Jahr.
Das Backup ist nicht die Aufbewahrungsdauer
Zwei Uhren laufen nebeneinander, und man darf sie nicht verwechseln.
Die Aufbewahrungsdauer ist Ihre Entscheidung: wie lange die Aufzeichnung im Dienst zum Anhören verfügbar bleibt. Die Aufbewahrung der Backups ist eine technische Maßnahme des Betreibers: wie lange eine Kopie des gesamten Dienstes aufbewahrt wird, um ihn nach einem Vorfall wiederherstellen zu können.
Wenn Sie eine Aufzeichnung löschen, verschwindet sie aus dem Dienst. Eine Kopie kann in den Backups bis zu deren Ablauf bestehen bleiben. Diese Kopie ist für die Benutzer nicht zugänglich; sie dient nur einer Wiederherstellung. Erwähnen Sie sie in Ihrer Information und in Ihrem Verzeichnis: Das ist zutreffender, als eine sofortige und vollständige Löschung zu behaupten.
Häufige Fragen
Darf man alle Anrufe des Unternehmens aufzeichnen?
Die CNIL gibt an, dass eine dauerhafte oder systematische Aufzeichnung nicht zulässig ist, sofern keine besondere gesetzliche Vorschrift dies vorsieht. Zeichnen Sie die Leitungen auf, die einen Zweck haben.
Muss der Gesprächspartner informiert werden?
Ja, zu Beginn des Anrufs, mit der Möglichkeit, vor dem Ende des Gesprächs zu widersprechen.
Wer sollte anhören dürfen?
Nur die Personen, die der Zweck betrifft. Siehe Wer die Aufzeichnungen in Klytic Tel anhören darf.
Wo werden die Aufzeichnungen gespeichert?
Auf der Telefonieplattform, zusammen mit anderen Spuren des Anrufs. Siehe Was eine Telefonieplattform über Ihr Unternehmen weiß.
Wo Klytic ansetzt
Die Anrufaufzeichnung ist eine Funktion von Klytic Tel, verfügbar ab der Einfachen Leitung. Sie wird nicht standardmäßig überall aktiviert: Sie wählen gemeinsam mit Klytic die Leitungen oder Warteschlangen aus, bei denen sie einen Zweck hat. Transkription und Zusammenfassung von Gesprächen sind Teil der Business-Leitung; es sind abgeleitete Daten, die Ihre Regel abdecken muss.
Die Aufzeichnungen werden auf dem Telefonieserver gespeichert, der Ihrer Organisation zugeordnet ist, in der gewählten Hosting-Zone oder auf Ihren Servern. Die Aufbewahrungsdauer wird nach Ihrer Regel festgelegt. Klytic legt keine gesetzliche Dauer an Ihrer Stelle fest und ersetzt nicht Ihren Datenschutzbeauftragten.
Die Telefonie wird täglich gesichert, mit einer Aufbewahrung von 30 Tagen. Eine Kopie einer gelöschten Aufzeichnung kann daher bis zu 30 Tage in den Backups bestehen bleiben, ohne für die Benutzer zugänglich zu sein. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung wird bei der Unterschrift bereitgestellt.
Diese Seite beschreibt einen allgemeinen Rahmen. Sie ersetzt weder die Einschätzung Ihres Datenschutzbeauftragten oder Ihres Rechtsberaters noch die für Ihre Branche geltenden Vorschriften.
Rechtsstand: 11. Oktober 2026. Die Richtwerte zur Dauer (sechs Monate für Aufzeichnungen, ein Jahr für Analysedokumente) stammen aus dem CNIL-Merkblatt „L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail“ (Mithören und Aufzeichnen von Anrufen am Arbeitsplatz), veröffentlicht 2009 und von der CNIL als veraltet und in Überarbeitung gekennzeichnet. Eine Branchenvorschrift kann eine andere Dauer vorschreiben.
Quellen
Abgerufen im Oktober 2026.
- CNIL, „L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail“ (Mithören und Aufzeichnen von Anrufen am Arbeitsplatz; veröffentlicht am 5. Mai 2009, Vermerk „veraltet und wird derzeit aktualisiert“, Übersetzung): zulässige Zwecke, Verbot einer dauerhaften oder systematischen Vorrichtung, sofern keine Rechtsvorschrift dies vorsieht, nicht aufgezeichnete Leitungen für private Anrufe, Information der Arbeitnehmervertreter, der Mitarbeiter und der Gesprächspartner, Widerspruchsrecht, beschränkter Zugriff und Protokollierung, Aufbewahrung bis zu sechs Monate für Aufzeichnungen und ein Jahr für Analysedokumente. cnil.fr
- DSGVO, Artikel 5: Zweckbindung und Speicherbegrenzung. cnil.fr
- Klytic, Seite Klytic Tel: Anrufaufzeichnung ab der Einfachen Leitung, Transkription und Zusammenfassung in der Business-Leitung. klytic.com
- Klytic, Häufige Fragen: tägliches Backup von Klytic Tel, 30 Tage aufbewahrt. klytic.com
