Aufbewahrung, Archivierung, Sicherung: drei Zeiträume
Die drei Begriffe werden oft verwechselt. Sie beantworten nicht dieselbe Frage.
| Frage | Typische Dauer |
|---|
| Sicherung | Nach einem Vorfall zurückkehren | Tage oder Wochen |
| Archivierung | Ein Dokument, das im Alltag nicht mehr gebraucht wird, unversehrt und einsehbar aufbewahren | Die der Pflicht oder der Nutzung |
| Aufbewahrung | Wie lange das Dokument existieren muss oder darf | Festgelegt durch eine Vorschrift, einen Vertrag oder eine interne Entscheidung |
Für personenbezogene Daten beschreibt die französische Datenschutzbehörde CNIL drei Phasen. Der aktive Bestand, solange die Daten dem Zweck dienen, für den sie erhoben wurden. Die Zwischenarchivierung, wenn sie diesem Zweck nicht mehr dienen, aber nützlich bleiben, etwa für einen Rechtsstreit oder eine gesetzliche Pflicht: Sie werden dann getrennt und nur gelegentlich von berechtigten Personen eingesehen. Schließlich die endgültige Archivierung für bestimmte Informationen, die wegen ihres Wertes aufbewahrt werden. Diese Einteilung lässt sich gut auf alle Dokumente anwenden.
Die Datensicherung hat ihren eigenen Leitfaden: Versionierung, Replikation und Sicherung. Eine Sicherung über dreißig Tage ist keine Archivierung.
Was eine Archivierungsrichtlinie festlegt
Eine Richtlinie passt auf wenige Seiten. Sie beantwortet für jede Dokumentengruppe sieben Fragen:
- was: die Dokumentengruppe (Rechnungen, Verträge, Personalakten, Protokolle);
- wie lange und ab wann: Abschluss des Geschäftsjahres, Vertragsende, Ausscheiden des Mitarbeiters;
- wo: welcher Ordner, welche Abteilung, welches Hosting;
- in welcher Form: Papieroriginal, digitale Kopie, Dateiformat;
- wer verantwortlich ist: ein Verantwortlicher pro Gruppe, nicht „die IT“;
- wer noch darauf zugreift: Ein Archiv steht nicht allen offen, die den aktiven Ordner gesehen haben;
- was am Ende geschieht: Vernichtung, dauerhafte Aufbewahrung oder Übergabe an einen Dritten, mit einem Nachweis der Entscheidung.
Alles beginnt mit einer Bestandsaufnahme. Ohne sie ist die Richtlinie ein Schlagwort: Sie legt Fristen für Dokumente fest, von denen niemand weiß, wo sie sind.
Fristen, die sich aus Vorschriften ergeben
In Frankreich sind mehrere Fristen gesetzlich festgelegt. Die offizielle Website Service Public Entreprendre fasst sie mit ihren Fundstellen zusammen. Hier einige der für ein Unternehmen gängigsten:
| Dokument | Dauer | Beginn | Zitierte Vorschrift |
|---|
| Handelsbücher und Register | 10 Jahre | Abschluss des Geschäftsjahres | Code de commerce, art. L123-22 |
| Belege (Bestellscheine, Lieferscheine, Rechnungen) | 10 Jahre | Abschluss des Geschäftsjahres | Code de commerce, art. L123-22 |
| Steuerunterlagen (allgemeine Regel) | 6 Jahre | Letzter erwähnter Vorgang oder Ausstellungsdatum | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Verträge und Geschäftskorrespondenz | 5 Jahre | Je nach anwendbarer Verjährung | Code de commerce, art. L110-1 à L110-4 |
| Doppel der Lohnabrechnung (Arbeitgeber) | 5 Jahre | Im Merkblatt nicht angegeben | Code du travail, art. L3243-1 à L3243-5 |
| Einheitliches Personalregister | 5 Jahre | Ausscheiden des Mitarbeiters | Code du travail, art. R1221-26 |
Drei Anmerkungen. Ein und dasselbe Dokument kann mehreren Fristen unterliegen: Eine Rechnung ist zugleich Buchungsbeleg und Steuerunterlage. Die steuerliche Frist verlängert sich bei verdeckter Tätigkeit auf zehn Jahre. Und diese Tabelle gilt nur für Frankreich: Die Branche (Gesundheit, Banken, Versicherungen) und das Land des Lesers ändern die Fristen. Es gibt keine einheitliche Tabelle, die für alle Unternehmen gilt.
Personalakten und personenbezogene Daten
Ein Dokument mit personenbezogenen Daten wird nicht unbegrenzt aufbewahrt. Die DSGVO schreibt eine begrenzte Dauer vor, die der Verantwortliche nach dem Zweck bestimmt, wie die CNIL in Erinnerung ruft.
Für den Personalbereich hat die CNIL im April 2026 einen Referenzrahmen für Aufbewahrungsfristen veröffentlicht, gegliedert nach Tätigkeiten: Einstellung, Verwaltung, Vergütung, Arbeitsunfälle, Hinweisgebersysteme. Dieser Referenzrahmen ist Soft Law: Seine Einhaltung ist nicht verpflichtend. Bestimmte darin aufgeführte Fristen sind dagegen durch Vorschriften vorgegeben, und der Arbeitgeber kann davon nicht abweichen. Für ein und dieselbe Verarbeitung können mehrere Fristen gelten.
In der Praxis braucht eine Personalakte in einem Dokumentenmanagement (DMS) zwei Regeln: wer sie nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters noch öffnen darf und wann sie gelöscht wird. „Für alle Fälle“ aufbewahren ist keine Regel.
Format und Lesbarkeit in zehn Jahren
Eine Datei zehn Jahre aufzubewahren, nützt nichts, wenn niemand sie öffnen kann. Der Ort zählt, das Format ebenfalls:
- offene und dokumentierte Formate bevorzugen und für maßgebliche Unterlagen ein festgeschriebenes Dokument (ein PDF) statt einer bearbeitbaren Datei;
- nicht von einer Software abhängen, die verschwinden oder ihre Lizenz ändern kann;
- die Metadaten behalten: Datum, Art, Dauer, Verantwortlicher, ohne die das Archiv nur ein Haufen Dateien ist;
- den Ausstieg vorsehen: die Archive in Standardformaten exportieren können, wenn Sie den Anbieter wechseln.
Der Beweiswert einer digitalen Kopie eines Papieroriginals folgt eigenen Regeln. Prüfen Sie diese mit Ihrem Steuerberater oder Rechtsberater, bevor Sie Originale vernichten.
Beispiel: eine Richtlinie an einem halben Tag
Hypothetischer Fall. Ein KMU mit vierzig Mitarbeitern bringt seine Buchhalterin, seine Personalleiterin und seinen Geschäftsführer zusammen. An einem halben Tag listen sie sechs Dokumentengruppen auf.
Lieferantenrechnungen durchlaufen einen Freigabeablauf und werden dann nach Jahr abgelegt; sie werden zehn Jahre nach Abschluss des Geschäftsjahres aufbewahrt. Kundenverträge werden nach Kunde abgelegt und fünf Jahre nach ihrem Ende aufbewahrt. Personalakten liegen in einem Ordner mit eingeschränktem Zugriff; ihre Fristen folgen dem Referenzrahmen der CNIL, für jedes Dokument geprüft. Entwürfe und Arbeitsdokumente haben keine Richtlinie: Sie entstehen und verschwinden mit den Projekten.
Jedes Jahr im Februar ermittelt die Buchhalterin die abgelaufenen Ordner, lässt ihre Vernichtung freigeben und hält die Entscheidung fest. Die Richtlinie passt auf zwei Seiten.
Häufige Fehler
- Alles aufbewahren. Das ist für personenbezogene Daten nicht vorsichtig und verlangsamt die Suche.
- Die Sicherung für ein Archiv halten. Sie wird nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsdauer gelöscht.
- Im E-Mail-System archivieren. Der Anhang einer E-Mail hat weder Ablage noch Ablauf noch Frist. Die Archivierung von Nachrichten ist ein eigenes Thema.
- Die Kopien vergessen. Anhänge, synchronisierte Rechner, USB-Sticks: Eine Bereinigung im Dokumentenmanagement (DMS) löscht sie nicht.
Häufige Fragen
Kann man alles unbegrenzt aufbewahren?
Bei Dokumenten ohne personenbezogene Daten ist das möglich, aber kostspielig und unübersichtlich. Bei personenbezogenen Daten nicht: Die Dauer muss auf den Zweck beschränkt sein.
Ist eine Sicherung über dreißig Tage eine Archivierung?
Nein. Sie dient dazu, nach einem Vorfall zurückzukehren. Siehe Versionierung, Replikation und Sicherung.
Müssen E-Mails archiviert werden?
Das ist ein eigenes Thema mit eigenen Werkzeugen. Siehe Nachrichten archivieren.
Wie finde ich ein Archiv in fünf Jahren wieder?
Durch eine stabile Ablage und Tags, die beim Ablegen gesetzt werden. Siehe Ein Dokument wiederfinden, verschlagworten und in Umlauf bringen.
Wo sollten die Archive gehostet werden?
Die Frage des Ortes und des Betreibers wird in Was ist eine souveräne Cloud? behandelt.
Wo Klytic steht
Klytic Docs bewahrt Ordner, Versionen und Tags in der dedizierten Instanz des Kunden auf, so lange er sie dort belässt. Die Freigabeabläufe legen ein Dokument nach seiner Genehmigung ab und bewahren es auf, wie die Lieferantenrechnung aus dem veröffentlichten Beispiel. Rechte pro Gruppe ermöglichen es, den Zugriff auf einen Archivordner einzuschränken. Ihre Daten lassen sich jederzeit in Standardformaten exportieren und bleiben nach Vertragsende dreißig Tage lang exportierbar, bevor sie gelöscht werden.
Zwei Dinge dürfen nicht verwechselt werden. Die Klytic-Sicherung dauert dreißig Tage: Sie schützt vor einem Vorfall, sie ist keine zehnjährige Archivierung. Die für Klytic Mail angekündigte gesetzeskonforme Archivierung ist eine Option der E-Mail: Sie macht aus Klytic Docs kein beweiskräftiges Archivsystem.
Die Richtlinie selbst (Gruppen, Fristen, Vernichtungen) bleibt eine Entscheidung des Unternehmens, umgesetzt von seinen Administratoren. Das Hosting ist in jeder geografischen Zone möglich, die der anwendbaren Rechtsordnung entspricht, vorbehaltlich der Verfügbarkeit der Dienste, insbesondere in Europa oder auf Mauritius, oder auf den Servern des Kunden. Klytic ist kein SecNumCloud-qualifiziertes Angebot.
Diese Seite beschreibt einen allgemeinen Rahmen. Sie ersetzt nicht den Rat Ihres Steuerberaters oder Rechtsberaters.
Rechtsstand: 11. Oktober 2026. Die genannten Fristen sind die des französischen Rechts, wie sie die offizielle Website Service Public Entreprendre darstellt, die insbesondere auf Artikel L123-22 des Code de commerce und Artikel L102 B des Livre des procédures fiscales verweist. Sie unterscheiden sich je nach Land, Branche und Art des Dokuments.
Quellen
Abgerufen im Oktober 2026.
- Service Public Entreprendre (Premier ministre), Aufbewahrungsfristen für Unternehmensdokumente: 10 Jahre für Handelsbücher und Belege (C. com., art. L123-22), 6 Jahre für Steuerunterlagen (LPF, art. L102 B), 5 Jahre für Handelsverträge, Fristen für Personalunterlagen. service-public.gouv.fr
- CNIL, „Les durées de conservation des données“ (Aufbewahrungsfristen von Daten): nach dem Zweck festgelegte begrenzte Dauer; aktiver Bestand, Zwischenarchivierung, endgültige Archivierung. cnil.fr
- CNIL, Referenzrahmen der Aufbewahrungsfristen für die Personalverwaltung (April 2026): Soft Law, nach Tätigkeit gegliedert; bestimmte Fristen sind durch Vorschriften vorgegeben. cnil.fr
- Klytic, Klytic Mail: gesetzeskonforme Archivierung als Option verfügbar. klytic.com
- Klytic, Hosting und Souveränität: Export jederzeit in Standardformaten, Daten 30 Tage nach Vertragsende exportierbar, danach gelöscht. klytic.com
