Trije postopki, ki jih ekipe zamenjujejo
| Postopek | Kdo | Trajanje | Čemu služi | Česa ne naredi |
|---|
| Razvrstitev v mapo | Uporabnik | Dokler uporabnik sporočilo obdrži | Urejanje, iskanje | Zaščita pred izbrisom |
| Mapa Zabojnik | Uporabnik | Kratko | Obnovitev pomotoma izbrisanega sporočila | Dolgoročna hramba |
| Zakonsko arhiviranje (dodatna možnost) | Določeno s Klytic | Glede na dogovor v ponudbi | Hramba sporočil, da jih lahko predložite | Nadomestitev varnostne kopije za obnovo |
Razvrščanje: urejenost nabiralnika
Sporočilo, razvrščeno v mapo »Stranke 2025«, ostane v nabiralniku. Šteje v prostor za shranjevanje nabiralnika, 5 GB v paketu Standard, 15 GB v paketu Pro, na zahtevo razširljivo. Najdete ga z iskanjem, uporabnik ga lahko premakne in izbriše.
- Razvrščajte po strankah, poslih ali letih, z mapami in filtri, ki dohodno pošto razvrstijo samodejno.
- Za ekipo raje uporabite skupni nabiralnik ali skupne mape kot kopije, raztresene po posameznih nabiralnikih.
- Izogibajte se lokalnim arhivom v Outlooku. Funkcija arhiviranja v Outlooku premakne sporočila v datoteko na računalniku: zapustijo strežnik in s tem varnostne kopije Klytic. Če se računalnik izgubi, se izgubijo tudi sporočila.
Če se nabiralnik bliža omejitvi, povečajte prostor ali nabiralnik prenesite v paket Pro, namesto da zgodovino premaknete na računalnik.
Mapa Zabojnik: obnoviti, ne hraniti
Izbrisano sporočilo, tudi po izpraznitvi koša, gre skozi mapo Zabojnik. Uporabnik ga tam omejen čas najde sam in ga vrne v mapo. To je varovalna mreža za napačno ravnanje, ne mesto hrambe. Postopek je opisan v obnova sporočila ali nabiralnika.
Zakonsko arhiviranje: dodatna možnost, ki jo je treba določiti
Zakonsko arhiviranje je na voljo kot dodatna možnost za paketa Standard in Pro. To ni gumb, ki ga vklopi vsak uporabnik: je storitev, vzpostavljena s Klytic, za ločeno hrambo sporočil, da jih lahko predložite, z dokazno vrednostjo, ki je odvisna od dogovora v ponudbi.
Preden ga zahtevate, pripravite odgovore na ta vprašanja:
- Obseg. Vsi nabiralniki, določene funkcije (uprava, računovodstvo, nabava) ali določeni skupni nabiralniki?
- Trajanje. Kako dolgo hraniti in zakaj: obveznost, pogodba, tveganje spora?
- Dostop. Kdo bo lahko iskal po arhivih in iz njih izvlekel sporočilo: uprava, pravna služba, revizor?
- Zgodovina. Ali je treba prevzeti sporočila, ki so že v nabiralnikih, ali le tista, ki bodo prispela po vzpostavitvi? To vprašanje Klytic izrecno postavite.
- Izstop. V kakšni obliki so arhivi vrnjeni ob koncu pogodbe?
Natančna nastavitev se opravi s Klytic ob pripravi ponudbe.
Primer. Inženirski biro s 40 zaposlenimi (hipotetičen primer) mora ob sporu glede gradbišča predložiti izmenjave s strankami in podizvajalci. Zakonsko arhiviranje zahteva za nabiralnike vodij projektov in za skupni nabiralnik projekti@, iskanje po arhivih pridrži upravi, trajanje pa določi s svojim svetovalcem. Drugi nabiralniki ostanejo na 30-dnevnem varnostnem kopiranju in mapi Zabojnik.
Česa arhiviranje ne nadomesti
- Varnostne kopije za obnovo. Varnostne kopije Klytic, vsako uro in hranjene 30 dni, služijo vrnitvi nabiralnika ali sporočila v prejšnje stanje. Arhiviranje temu ni namenjeno in obratno. Glejte obnova sporočila ali nabiralnika.
- Politike rokov. Odločitev, kako dolgo hraniti kaj, je stvar pisnega pravila podjetja, ne nastavitve e-pošte. Metoda je enaka kot pri dokumentih: hramba pomembnih dokumentov in politika arhiviranja.
- Dodatnega prostora za shranjevanje. Zakonsko arhiviranje ni način za praznjenje polnega nabiralnika.
Odhod zaposlenega
Če je treba nabiralnik osebe, ki odhaja, ohraniti, se o arhiviranju odloči, dokler je račun še pod nadzorom: preden nabiralnik izbrišete, preden ga spremenite v vzdevek, in v 30-dnevnem oknu varnostnih kopij, če so bila sporočila izbrisana. Celoten postopek je v ohranitev nabiralnika zaposlenega, ki odhaja.
Pogosta vprašanja
Ali je zakonsko arhiviranje vključeno v Klytic Mail?
Ne, to je dodatna možnost, na voljo v paketu Standard in v paketu Pro. Podrobnosti ponudbe so na strani Klytic Mail.
Kako dolgo je treba hraniti e-pošto?
Enotnega roka ni. Odvisen je od narave sporočil in vaših obveznosti. Glejte hramba pomembnih dokumentov in politika arhiviranja.
Ali lahko uporabnik izbriše sporočilo, razvrščeno v mapo?
Da. Razvrstiti ne pomeni hraniti. Le zakonsko arhiviranje, glede na dogovorjeni obseg, sporočila zaščiti pred izbrisom.
Ali lahko 30-dnevna varnostna kopija služi kot arhiv?
Ne. Namenjena je vrnitvi nazaj. Zakaj, je pojasnjeno v varnostno kopiranje e-pošte, izbris in izpad strežnika.
