Păstrare, arhivare, backup: trei durate
Cele trei cuvinte sunt adesea confundate. Ele nu răspund la aceeași întrebare.
| Întrebare | Durată tipică |
|---|
| Backup | Revenirea la o stare anterioară după un incident | Zile sau săptămâni |
| Arhivare | Păstrarea unui document care nu mai este folosit zilnic, intact și consultabil | Cea a obligației sau a utilizării |
| Păstrare | Cât timp documentul trebuie sau poate să existe | Stabilită de un text, un contract sau o decizie internă |
Pentru datele cu caracter personal, CNIL descrie trei etape. Baza activă, cât timp datele servesc scopului pentru care au fost colectate. Arhivarea intermediară, atunci când nu mai servesc acestui scop, dar rămân utile, de exemplu pentru un litigiu sau o obligație legală: sunt atunci separate și consultate punctual de persoane autorizate. În fine, arhivarea definitivă, pentru anumite informații păstrate datorită valorii lor. Această împărțire se aplică bine tuturor documentelor.
Backupul are propriul ghid: versionare, replicare și backup. Un backup de treizeci de zile nu este o arhivare.
Ce stabilește o politică de arhivare
O politică încape în câteva pagini. Ea răspunde, pentru fiecare categorie de documente, la șapte întrebări:
- ce: categoria de documente (facturi, contracte, dosare de personal, procese-verbale);
- cât timp și de când: închiderea exercițiului financiar, sfârșitul contractului, plecarea angajatului;
- unde: ce dosar, ce departament, ce găzduire;
- sub ce formă: original pe hârtie, copie digitală, format de fișier;
- cine răspunde: un responsabil pentru fiecare categorie, nu „departamentul IT”;
- cine mai are acces: o arhivă nu este deschisă tuturor celor care vedeau dosarul activ;
- ce soartă finală: distrugere, păstrare definitivă sau predare către un terț, cu o urmă a deciziei.
Totul începe cu un inventar. Fără el, politica este un slogan: stabilește durate pentru documente despre care nimeni nu știe unde se află.
Durate care provin din texte
În Franța, mai multe durate sunt stabilite prin lege. Site-ul oficial Service Public Entreprendre le reunește, cu referințele lor. Iată câteva dintre cele mai frecvente pentru o companie:
| Document | Durată | Punct de pornire | Text citat |
|---|
| Registre contabile | 10 ani | Închiderea exercițiului financiar | Code de commerce, art. L123-22 |
| Documente justificative (bonuri de comandă, avize de livrare, facturi) | 10 ani | Închiderea exercițiului financiar | Code de commerce, art. L123-22 |
| Documente fiscale (regula generală) | 6 ani | Ultima operațiune menționată sau data întocmirii | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Contracte și corespondență comercială | 5 ani | În funcție de prescripția aplicabilă | Code de commerce, art. L110-1–L110-4 |
| Duplicatul fluturașului de salariu (angajator) | 5 ani | Neprecizat în fișă | Code du travail, art. L3243-1–L3243-5 |
| Registrul unic al personalului | 5 ani | Plecarea angajatului | Code du travail, art. R1221-26 |
Trei observații. Același document poate intra sub incidența mai multor durate: o factură este în același timp document contabil și document fiscal. Termenul fiscal crește la zece ani în caz de activitate ascunsă. Iar acest tabel este valabil doar pentru Franța: sectorul de activitate (sănătate, bănci, asigurări) și țara cititorului schimbă duratele. Nu există un barem unic aplicabil tuturor companiilor.
Dosarele de personal și datele cu caracter personal
Un document care conține date cu caracter personal nu se păstrează la nesfârșit. RGPD impune o durată limitată, pe care operatorul o stabilește în funcție de scop, așa cum amintește CNIL.
Pentru resursele umane, CNIL a publicat în aprilie 2026 un referențial al duratelor de păstrare, organizat pe activități: recrutare, gestiune administrativă, remunerare, accidente de muncă, avertizări profesionale. Acest referențial este soft law: respectarea lui nu este obligatorie. În schimb, anumite durate pe care le preia sunt impuse de texte, iar angajatorul nu poate deroga de la ele. Mai multe durate se pot aplica aceleiași prelucrări.
În practică, un dosar de resurse umane clasat într-un sistem de gestiune electronică a documentelor are nevoie de două reguli: cine îl mai poate deschide după plecarea angajatului și când este eliminat. A păstra „pentru orice eventualitate” nu este o regulă.
Formatul și lizibilitatea peste zece ani
A păstra un fișier zece ani nu folosește la nimic dacă nimeni nu îl poate deschide. Locul contează, formatul de asemenea:
- preferați formate deschise și documentate și un document fixat (un PDF) în locul unui fișier modificabil pentru documentele care fac dovada;
- nu depindeți de un software care poate dispărea sau își poate schimba licența;
- păstrați metadatele: data, tipul, durata, responsabilul, fără de care arhiva este o grămadă de fișiere;
- prevedeți ieșirea: să puteți exporta arhivele în formate standard dacă schimbați furnizorul.
Valoarea unei copii digitale a unui original pe hârtie se supune unor reguli proprii. Înainte de a distruge originale, verificați-le cu expertul contabil sau cu consultantul dumneavoastră.
Exemplu: o politică în jumătate de zi
Caz ipotetic. Un IMM cu patruzeci de angajați își reunește contabila, responsabila de resurse umane și directorul general. În jumătate de zi, ei listează șase categorii de documente.
Facturile de furnizor trec printr-un flux de aprobare, apoi sunt clasate pe ani; sunt păstrate zece ani după închiderea exercițiului financiar. Contractele cu clienții sunt clasate pe clienți și păstrate cinci ani după încetarea lor. Dosarele de personal se află într-un dosar cu acces restricționat; duratele lor urmează referențialul CNIL, verificat pentru fiecare document. Ciornele și documentele de lucru nu au politică: există și dispar odată cu proiectele.
În fiecare an, în februarie, contabila identifică dosarele ajunse la termen, obține aprobarea pentru distrugerea lor și consemnează decizia. Politica încape pe două pagini.
Greșelile frecvente
- Păstrarea a tot. Nu este prudent pentru datele cu caracter personal și face căutarea mai lentă.
- Confundarea backupului cu o arhivă. Backupul se șterge la sfârșitul perioadei sale de retenție.
- Arhivarea în căsuța de e-mail. Atașamentul unui e-mail nu are nici clasificare, nici flux, nici durată. Arhivarea mesajelor este un subiect separat.
- Uitarea copiilor. Atașamente, calculatoare sincronizate, stickuri USB: o eliminare în sistemul de gestiune electronică a documentelor nu le șterge.
Întrebări frecvente
Se poate păstra totul la nesfârșit?
Pentru documente fără date cu caracter personal, este posibil, dar costisitor și greu de parcurs. Pentru date cu caracter personal, nu: durata trebuie limitată la scop.
Este un backup de treizeci de zile o arhivare?
Nu. Servește la revenirea la o stare anterioară după un incident. Vedeți versionare, replicare și backup.
Trebuie arhivate e-mailurile?
Este un subiect distinct, cu propriile instrumente. Vedeți arhivarea mesajelor.
Cum regăsesc o arhivă peste cinci ani?
Printr-o clasificare stabilă și prin etichete aplicate în momentul depunerii. Vedeți regăsirea, etichetarea și circulația unui document.
Unde trebuie găzduite arhivele?
Întrebarea locului și a operatorului este tratată în ce este un cloud suveran?
Unde se situează Klytic
Klytic Docs păstrează dosarele, versiunile și etichetele în instanța dedicată a clientului, atât timp cât acesta le lasă acolo. Fluxurile de aprobare clasează și păstrează un document odată aprobat, precum factura de furnizor din exemplul publicat. Drepturile pe grup permit restricționarea accesului la un dosar de arhive. Datele dumneavoastră se exportă în orice moment în formate standard și rămân exportabile treizeci de zile după încetarea contractului, înainte de a fi șterse.
Două lucruri nu trebuie confundate. Backupul Klytic durează treizeci de zile: protejează împotriva unui incident, nu este o arhivare pe zece ani. Arhivarea legală anunțată pentru Klytic Mail este o opțiune a serviciului de e-mail: nu transformă Klytic Docs într-un sistem de arhivare cu valoare probatorie.
Politica propriu-zisă (categorii, durate, distrugeri) rămâne o decizie a companiei, aplicată de administratorii săi. Găzduirea este posibilă în orice zonă geografică corespunzătoare jurisdicției aplicabile, sub rezerva disponibilității serviciilor, în special în Europa sau în Mauritius, ori pe serverele clientului. Klytic nu este o ofertă calificată SecNumCloud.
Această pagină descrie un cadru general. Nu înlocuiește avizul expertului contabil sau al consultantului dumneavoastră.
Situația juridică la 11 octombrie 2026. Duratele citate sunt cele din dreptul francez, așa cum le prezintă site-ul oficial Service Public Entreprendre, care trimite în special la articolul L123-22 din Code de commerce și la articolul L102 B din Livre des procédures fiscales. Ele variază în funcție de țară, de sector și de natura documentului.
Surse
Consultate în octombrie 2026.
- Service Public Entreprendre (Premier ministre), termenele de păstrare a documentelor pentru companii: 10 ani pentru registrele contabile și documentele justificative (C. com., art. L123-22), 6 ani pentru documentele fiscale (LPF, art. L102 B), 5 ani pentru contractele comerciale, duratele documentelor de personal. service-public.gouv.fr
- CNIL, duratele de păstrare a datelor: durată limitată stabilită în funcție de scop; baza activă, arhivarea intermediară, arhivarea definitivă. cnil.fr
- CNIL, referențialul duratelor de păstrare pentru gestiunea resurselor umane (aprilie 2026): soft law, organizat pe activități; anumite durate sunt impuse de texte. cnil.fr
- Klytic, Klytic Mail: arhivare legală disponibilă opțional. klytic.com
- Klytic, Găzduire și suveranitate: export în orice moment în formate standard, date exportabile 30 de zile după încetarea contractului, apoi șterse. klytic.com
