Ką gaunate
Kai jūsų organizacija nustato taisyklę, Klytic Tel leidžia:
- įrašinėti tik tas linijas ar laukimo eiles, kurioms tam yra priežastis, pavyzdžiui, klientų aptarnavimą;
- leisti klausytis tik nedideliam asmenų skaičiui, nesuteikiant šios teisės kiekvienam telefonui;
- žinoti, kur yra įrašai ir kas jų egzistuoja kitur, pavyzdžiui, el. paštu gauti balso pranešimai.
Pati taisyklė, t. y. kodėl įrašinėti, ką informuoti ir kiek laiko saugoti, priklauso jūsų organizacijai. Ji paaiškinta puslapyje Kiek laiko saugoti telefoninių pokalbių įrašus. Šiame puslapyje aprašomas tik jos įgyvendinimas paslaugoje.
Kur yra įrašai
Kiekviena Klytic Tel klientų organizacija turi savo telefonijos serverį. Įrašai saugomi jame, užsakymo metu pasirinktoje talpinimo zonoje: Klytic debesijoje, pagal numatytuosius nustatymus Europoje, Mauricijuje ar kitoje taikomą jurisdikciją atitinkančioje zonoje, arba jūsų pačių serveriuose.
Vienos organizacijos įrašai nemaišomi su kitos organizacijos įrašais. Ryšys tarp telefonų ar programų ir serverio šifruojamas (SRTP ir TLS).
Klytic atsarginėmis kopijomis serveris kopijuojamas kasdien. Šios kopijos naudojamos tik paslaugai atkurti po incidento; jūsų naudotojai negali jų peržiūrėti.
Kas gali klausytis
Principas paprastas: galimybė skambinti nesuteikia teisės klausytis. Darbuotojas, kurio linija įrašinėjama, vien dėl to neturi prieigos prie kolegų įrašų.
Teisė klausytis suteikiama jūsų organizacijos vardu paskirtiems asmenims, paprastai skyriaus vadovui arba už kokybę ar mokymus atsakingam asmeniui. Įgaliotų asmenų skaičius turi atitikti tik pasirinkto tikslo poreikius.
Kas ką daro:
- Jūsų organizacija sprendžia, kam reikia klausytis ir kokiu tikslu.
- Paskirtasis jūsų telefoninės stoties administratorius arba Klytic jo prašymu paleidimo metu ar per palaikymo komandą suteikia ar atima šią teisę.
- Įgalioti asmenys klausosi įrašų, atitinkančių jų aprėptį.
Parenkite įgaliotų asmenų sąrašą prieš paleidimą. Klytic jį perkelia į telefoninės stoties nustatymus.
Įrašinėti tik tai, kam yra priežastis
Įrašymas prieinamas jau nuo Paprastosios linijos, bet jo nereikia įjungti visur. CNIL laiko, kad nuolatinis ar sistemingas visų skambučių įrašymas neleidžiamas, nebent tai numato specialus teisės aktas.
Praktikoje su Klytic:
- Išvardykite linijas ar eiles, turinčias tikslą: klientų aptarnavimas – kokybei, pardavimo linija – užsakymo įrodymui, kai tai numato teisės aktas, palaikymo eilė – mokymams.
- Kitų telefonų neįrašinėkite ir numatykite neįrašinėjamas linijas asmeniniams skambučiams ir darbuotojų atstovams.
- Pasirūpinkite, kad įrašinėjamų linijų skambučių pradžioje būtų informacinis pranešimas. Klytic jį įtraukia į balso pasveikinimą.
- Nustatykite saugojimo terminą pagal savo taisyklę. Klytic Tel nenustato jums teisinio termino; metodas aprašytas vadove apie saugojimo terminą.
Jei naudojate pokalbių transkripciją ir santrauką, įtrauktas į Business liniją, šie tekstai taip pat yra iš skambučio gauti duomenys. Jūsų taisyklė turi juos apimti.
Prieigos kontrolė
Visada prieinama kontrolė yra teisių peržiūra: reguliariai tikrinti, kas turi teisę klausytis, ir ją atimti iš tų, kuriems jos nebereikia. Atlikite ją bent kartą per metus ir kaskart pasikeitus pareigoms ar darbuotojui išėjus.
Jei jums reikia išsamios klausymosi istorijos, paklauskite palaikymo komandos, ką registruoja jūsų konfigūracija. Šiame puslapyje nežadamas žurnalas, nurodantis kiekvienam failui, kas jo klausėsi ir kada.
Išeinant įgaliotam darbuotojui, paprašykite atimti jo teisę kartu su jo telefono uždarymu.
El. paštu gautas balso pranešimas
Klytic Tel balso pranešimus siunčia el. paštu. Šiame laiške yra skambinančiojo įrašo kopija. Tada jis nebepriklauso nuo telefoninės stoties teisių, o nuo gautosios pašto dėžutės teisių: bet kuris asmuo, turintis prieigą prie pašto dėžutės per delegavimą arba dėl to, kad tai bendra pašto dėžutė, gali jį išklausyti. Jam taip pat taikomos el. pašto atsarginės kopijos ir terminai.
Todėl aptarnavimo linijai atidžiai pasirinkite pašto dėžutę, kuri gauna balso pranešimus. Bendrų pašto dėžučių veikimas aprašytas puslapyje Bendros pašto dėžutės, pseudonimai, domenai ir administratoriai.
Paslaugos ribos
- Dėl per klaidą ištrinto įrašo kreipkitės į palaikymo komandą: telefonijos atsarginės kopijos apima paskutines 30 dienų, o palaikymo komanda jums pasakys, ką galima atkurti. Šis darbas atliekamas pagal mokamą pagalbos užklausą.
- Skambutis į išorinį numerį šifruojamas tik iki Klytic platformos; toliau jo apsauga priklauso nuo operatorių.
- Darbuotojų ir pašnekovų informavimas lieka jūsų organizacijos atsakomybė.
Dažniausi klausimai
Kiek laiko saugoti įrašą?
Tai priklauso nuo jūsų tikslo. Žr. Kiek laiko saugoti telefoninių pokalbių įrašus.
Ar Klytic gali klausytis mūsų įrašų?
Klytic technikai įsikiša tik paslaugos poreikiams, registruojant veiksmus. Pagrindas paaiškintas puslapyje Ką telefonijos platforma žino apie jūsų įmonę.
Ar galima atkurti ištrintą įrašą?
Kreipkitės į palaikymo komandą. Kasdienės telefonijos atsarginės kopijos apima paskutines 30 dienų. Per klaidą ištrintas įrašas laikomas netinkamu veiksmu: jo atkūrimas atliekamas pagal mokamą pagalbos užklausą. Įtrauktas tik sąmoningas darbuotojo ištrynimas jam išeinant, ne daugiau kaip 3 prašymai per mėnesį. Principas aprašytas puslapyje Saugumas ir atsarginės kopijos.
Ar įrašai kelia riziką sukčiavimo atveju?
Taip, jei prie jų prieigą turi per daug žmonių. Žr. Kaip apsaugoti IP telefoniją ir apriboti sukčiavimą.
